Kurzanleitungen für preeco | datenschutz

Kann eine Benutzer:in ihre Zwei-Faktor-Authentisierung nach einem Geräteverlust nicht mehr nutzen, lässt sie sich durch

Es muss stets mindestens eine Administrator:in im Team vorhanden sein. Laden Sie zunächst über „Einstellungen >

Das Aktivitätenprotokoll, das Aktionen an Dokumenten samt Zeitpunkt und ausführender Person dokumentiert, kann für

Bei einer Umstrukturierung lässt sich eine übergeordnete Organisation oft nicht nachträglich verschieben. Stattdessen

Änderungen in der Organisationshierarchie in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit erfolgen durch das

Texte, die über einen Permalink oder Einbettungscode aus preeco | datenschutz auf einer Website angezeigt werden,

Nach der Freigabe einer Schulung in preeco | datenschutz und informationssicherheit kann ein erneutes Speichern oder ein

In preeco | datenschutz und informationssicherheit können über die Funktion „Änderungsvorschläge" Informationen zu

So melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort bei preeco | datenschutz an – Schritt für Schritt

Ein zu groß oder verpixelt dargestelltes Logo in einer Schulungsvorlage hat meist eine Bitmap-Grafik oder eine zu große

Alle Übersichten in preeco nutzen dieselbe Tabelle. Grenzen Sie die Liste über das Feld „Suchwort" und die Schaltfläche

Neben eigenen Audit-Katalogen können in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit standardisierte

Prüfobjekt-Typen werden als Stammdaten eines Audit-Katalogs gepflegt. Öffnen Sie unter „Audits > Audit-Kataloge"

Wie Sie in preeco | datenschutz Aufgaben erstellen, Verantwortliche zuweisen und den Bearbeitungsstatus jederzeit im

In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit können Sie dem Vertragspartner eines Vertrages zur

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung kann je Vertragspartei von mehreren Personen unterzeichnet werden. Die

In Version 4 von preeco | datenschutz wurde der Begriff „Paket" durch „Team" ersetzt – was das bedeutet und was sich für

Der preeco-Vertrag verlängert sich automatisch um ein Jahr, sofern keine Kündigung erfolgt oder abweichende Regelungen

Formulare können über JavaScript mit Daten vorausgefüllt werden. Wenden Sie sich dazu an Ihre Entwicklungsabteilung. Auf

Für die automatische Verknüpfung zwischen Verarbeitungstätigkeit und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) müssen die Rolle

Eine zugewiesene Aufgabe in preeco | datenschutz lässt sich nur dann bearbeiten, wenn die zugewiesene Person zu allen

Fehlt im System die temporäre Verlinkung zur Bedienungsanleitung, erreichen Sie diese über den Bereich Support und die

Wie Sie in preeco | datenschutz Ihre persönlichen E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen konfigurieren, um keine

In preeco | datenschutz unterscheidet man zwischen dem Deaktivieren eines Benutzers (Anmeldung gesperrt, Daten bleiben

Benutzer:innen entfernen Sie aus einem Team über „Einstellungen > Benutzer", indem Sie die Person auswählen und auf

Benutzer:innen deaktivieren Sie über „Einstellungen > Benutzer", indem Sie die Person auswählen und „Aktionen >

Neue Benutzer:innen werden über „Einstellungen > Benutzer > Benutzer einladen" eingeladen. Nach Eingabe der

Um Funktionen für einen Benutzer zu aktivieren, gehen Sie in den Einstellungen zu „Benutzergruppen und Rechte", legen

Beitragende mit reinen Lese- oder ohne eigene Zugriffsrechte können Änderungen an einer Verarbeitungstätigkeit über den

Das Beschreibungsfeld lässt sich pro Dokumenttyp in den Dokumenteneinstellungen ein- oder ausblenden. Öffnen Sie die

Über „KI-Aktionen > Verarbeitungstätigkeiten importieren" laden Sie ein bestehendes Verzeichnis als DOCX- oder

preeco | datenschutz ermöglicht die strukturierte Bearbeitung von Betroffenenanfragen mit zentraler Dokumentation. Neue

In preeco | datenschutz und informationssicherheit gestalten Sie individuelle PDF-Layouts über das Feld „Eigenes CSS" je

Wie Sie den Darkmode in preeco | datenschutz aktivieren und zwischen Hell- und Dunkel-Darstellung wechseln.

In der Dateiablage legen Sie Ordner über Neu > Ordner erstellen an und konfigurieren Bezeichnung sowie Zugehörigkeit.

Unter "Zusammenarbeit > Datenerfassungs-Formulare" erstellen und verwalten berechtigte Benutzer:innen

Datenerfassungs-Workflows ermöglichen die standardisierte, wiederverwendbare Erfassung von Informationen und werden

Administrator:innen können unter „Einstellungen > Dokumentenexporte“ sämtliche Dokumente einer Organisation als

Das „Datenschutzverletzungen – Formular für Hinweise“ enthält unter „Formulareigenschaften“ einen Einbettungscode, mit

Eine Datenübermittlung-Folgenabschätzung (TIA) ist nach Art. 44 ff. DSGVO und dem Schrems-II-Urteil erforderlich, wenn

Über Verlinkungen und Einbettungen wird stets die zuletzt freigegebene Revision eines Dokuments ausgeliefert. Wird das

Automatisierte Übersetzungen aktivieren Administrator:innen durch Hinterlegung eines DeepL API-Keys unter "Einstellungen

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen neuer Dokumente in preeco | datenschutz, z. B. Richtlinien oder

In preeco | datenschutz und informationssicherheit können automatisierte Übersetzungen für die Dokumentensprache

In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit können Dokumente teamübergreifend übertragen werden, sofern

Inhaltsgleiche Textbausteine werden bei der Nutzung mehrerer VVT-Einträge in einer Infopflicht nur einmal im fertigen

Wie Sie Dokumente aus preeco | datenschutz herunterladen und für externe Verwendung oder Archivierung exportieren.

In Datenschutzerklärungen lassen sich die Kapitel im Abschnitt „Textinhalt" per Drag-and-drop verschieben und

Prüflisten mit Beschreibungen und Anforderungen sehen Sie in der Detailansicht eines Katalogs unter Audits >

Ändert sich nur die E-Mail-Adresse einer bestehenden Person, aktualisiert diese sie selbst im eigenen Profil unter

Die Datenschutzinformationen lassen sich ohne Download über den Abschnitt Veröffentlichung einbinden. Der Link

So dokumentieren Sie eine Datenschutzverletzung in preeco | datenschutz – Schritt für Schritt nach Art. 33 DSGVO:

Den API-Key für den KI-Anbieter hinterlegen Sie in preeco | datenschutz unter Einstellungen → Integrationen im Abschnitt

Audit-Kataloge wie NIS2 und BSI C5 lassen sich als wiederverwendbare Vorlagen in der Plattform einrichten und wurden im

Der Exportzugriff auf Aufgabenlisten lässt sich in preeco | datenschutz nicht separat einschränken, da die

In preeco | datenschutz schränken Sie den Zugriff auf Aufgaben und Cockpit-Inhalte über die Benutzergruppe und die

In preeco | datenschutz stehen drei Versandwege für Einwilligungserklärungen zur Verfügung: der Einzelversand über

Das vollständige Verfahrensverzeichnis und einzelne Verarbeitungstätigkeiten können nur als PDF oder DOCX

Bei Aufgaben, die automatisch aus einer Wiedervorlage einer Verarbeitungstätigkeit entstehen, wird das Fälligkeitsdatum

Beim Eingang einer Rückmeldung über ein Formular werden Beobachter:innen und zugewiesene Personen in der Anwendung und

Fehlt der „Bearbeiten“-Button bei einer Aufgabe, liegt dies meist an Zugehörigkeitskonflikten oder falsch verknüpften

KI-Integrationsfehler entstehen häufig durch eine zu lange API-URL. Reduzieren Sie die URL auf die Basis-URL bis

Bei automatisch erzeugten Aufgaben und Wiedervorlagen kann eine unerwartete Uhrzeit wie 02:00 Uhr erscheinen. Diese

Die Fehlermeldung „Die Verbindung zur … konnte nicht aufgebaut werden“ wird meist durch einen falschen oder nicht mehr

In preeco | datenschutz und informationssicherheit laden Sie Ihr für alle Benutzer:innen sichtbares Firmenlogo unter

Beim Erstellen eines Webformulars für einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung pflegen Sie Ihre Unterschriftsdaten über

Gefährdungen werden in einem selbst erstellten Audit-Katalog zunächst zentral angelegt und anschließend über die

Verarbeitungstätigkeiten importieren Sie selbst als DOCX- oder XLSX-Datei über „KI-Aktionen >

Änderungen und Neuerungen in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit werden direkt nach der Anmeldung

Den Informationssicherheitsbeauftragten (ISB) legen Sie in preeco | datenschutz unter Einstellungen >

Ein LLM lässt sich über eine OpenAI-kompatible Schnittstelle mit den passenden API-Zugangsdaten (URL, API-Key, Modell)

KI-Anbieter werden teamweit unter Einstellungen > Integrationen im Abschnitt KI-Anbieter konfiguriert. Dazu wählen

Für die KI-Funktion in preeco | datenschutz wird ein API-Key eines unterstützten Anbieters (z. B. OpenAI, Anthropic,

Bei der Integration von OpenAI-Modellen in preeco | datenschutz kann es zu Konflikten zwischen der

Die Telefonnummer des Datenschutzbeauftragten ist in preeco | datenschutz derzeit als Pflichtfeld definiert und lässt

Ein eigener Mail-Server für den AVV-Versand ist nur in der Private-Cloud-Installation möglich; pro Vertrag kann zudem

Kapitel einer Schulung werden in der zugehörigen Schulungsvorlage gepflegt, nicht in der Schulung selbst. Ein neues

preeco | datenschutz erstellt und optimiert Textbausteine mithilfe von KI – sowohl bei der Neuanlage unter

In preeco | datenschutz lassen sich Verarbeitungstätigkeiten mithilfe einer KI-Integration automatisch generieren und

Unter „Einstellungen > Integrationen" können Administratoren im Abschnitt „KI-Anbieter" eine Standardanweisung

Vorfälle dokumentieren Sie im Modul „Datenschutzverletzungen". Für die behördliche Meldung nach Art. 33 DSGVO erzeugen

Lassen sich Kontakte nicht zu einer Schulung hinzufügen, liegt das daran, dass deren E-Mail-Adresse bereits in der

In preeco | datenschutz können Kontakte unter „Zusammenarbeit > Kontakte" manuell über „Neu > Kontakt erstellen"

Fehlt in preeco | datenschutz ein komplettes Modul oder eine Funktion, liegt das in der Regel am gebuchten Lizenzumfang

Organisationen löschen Sie über Einstellungen > Organisationen, indem Sie die Detailseite der gewünschten

Ein Löschkonzept setzt die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO um und ist nach der DIN 66398

Wie Sie in preeco | datenschutz Mandanten anlegen, verwalten und Ihren Organisationseinheiten korrekt zuordnen.

Aus einer dokumentierten Datenschutzverletzung lässt sich in preeco | datenschutz direkt eine dauerhafte technische und

Beim Hochladen von Dateien in preeco beträgt die maximale Dateigröße 20 MB. Größere Dateien können nicht hochgeladen

In preeco | datenschutz können KI-Assistenten über das Model Context Protocol (MCP) direkt mit den vorhandenen Daten

Wie Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) in preeco | datenschutz einrichten, um Ihr Konto zusätzlich abzusichern.

Wie Sie mit einem einzigen preeco-Account nahtlos zwischen mehreren Teams wechseln, ohne sich neu anmelden zu müssen.

Die in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit verfügbaren AVV-Muster basieren auf den

Nachrichtenformulare werden unter „Nachrichten > Nachrichtenformulare > Neu" erstellt und einer Organisation

Ein Überblick über die wichtigsten Neuerungen und Verbesserungen in Version 4 von preeco | datenschutz.

In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit wird zwischen Oberflächensprache und Dokumentensprache

Wie Sie unter „Einstellungen > Organisationen" Ihre Organisationseinheiten anlegen, bearbeiten und strukturieren.

Wie Sie in preeco | datenschutz schnell zwischen verschiedenen Organisationen und Mandanten wechseln.

In Version 4 wurde die „Paketverwaltung" in „Einstellungen" umbenannt – dieser Artikel erklärt, was sich geändert hat

Wie Sie Ihr Passwort in preeco | datenschutz in wenigen Schritten selbst ändern können.

So setzen Sie Ihr vergessenes Passwort bei preeco | datenschutz über die „Passwort vergessen"-Funktion selbst zurück.

Über die Funktion „Passwort vergessen?" auf der Anmeldeseite fordern Sie mit Ihrer E-Mail-Adresse einen

Sind Fragen und Antworten im PDF-Export einer Checkliste nicht lesbar, liegt das am aktivierten Dunkelmodus, dessen

Eine in Auswahllisten fehlende Person ist meist die Folge einer falsch ausgewählten Organisation, einer fehlenden

Ein Überblick darüber, wie preeco | datenschutz Ihr gesamtes Datenschutzmanagement – von der Dokumentation bis zur

In „Regelwerken" dokumentieren Sie interne Richtlinien zentral und versioniert – Grundlage der Rechenschaftspflicht nach

Reseller legen Mandanten eigenständig unter „Einstellungen > Organisationen" im Abschnitt „Mandanten" an. Dabei

Revisionen sind unveränderliche PDF-Versionen Ihrer Dokumente, die preeco | datenschutz bei jeder Freigabe bzw.

Eine Risikoanalyse setzt den risikobasierten Ansatz nach Art. 24 und 32 DSGVO um. preeco trennt dabei „Bearbeiten"

preeco | datenschutz nutzt standardmäßig die SAML-Tokenverschlüsselung für das Single-Sign-On per SAML-Protokoll. Die

Beim Herunterladen von Dokumenten aus preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit wird im PDF-Format eine

Um eine neue Schulung anzulegen, erstellen Sie diese über „Schulungen > Neu“, vergeben eine Bezeichnung, ordnen sie

Nach Abschluss einer Schulung erscheint der Status „Abgeschlossen“ unter „Schulungsteilnahmen“. Die

In preeco | datenschutz und informationssicherheit importieren Sie Schulungsteilnehmer:innen flexibel per XLSX-Datei

Im Bereich "Schulungen > Schulung > Teilnehmer:innen" stehen über das Auswahlmenü "Aktionen" bei freigegebenen

In preeco | datenschutz schätzt die KI den Schutzbedarf eines Systems oder einer Verarbeitungstätigkeit ein: Über

In einem Datenerfassungs-Workflow lassen sich Seiten und Fragen mit Bedingungslogik („Einblenden wenn" / „Ausblenden

Um eine individuelle Absender-Adresse unter „Einstellungen > E-Mail" zu speichern, muss der SPF-Record der Domain um

Über die Schaltfläche „Subdienstleister aktualisieren“ in der Vertragsübersicht pflegen Sie eine Subdienstleisterliste

In preeco können Benutzer:innen Dokumente ausschließlich innerhalb ihres eigenen Teams einsehen und bearbeiten, da keine

In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit werden zahlreiche vorgefertigte, nach Kategorien geordnete

Wird beim Suchen in einer Verarbeitungstätigkeit versehentlich ein Suchbegriff als Textbaustein angelegt, finden Sie ihn

Änderungen an Textbausteinen im AV-Vertrag gehen verloren, wenn der Vertrag nach der Bearbeitung nicht gespeichert wird.

Ein Textbaustein-Duplikat ist ein Textbaustein mit identischem Inhalt bzw. identischer Bezeichnung in mehreren

Die Zuordnung eines Textbausteins zu einer Organisation wird durch die Art und den Ort seiner Erstellung bestimmt. Bei

Unter „Schulungen > Schulungsteilnahmen" erhalten Sie einen Überblick über alle Teilnehmer:innen und deren Status

Verarbeitungstätigkeiten lassen sich für ein Tochterunternehmen übernehmen, indem Sie das Tochterunternehmen als

Eine Übersicht der Einwilligungen erhalten Sie im Modul Einwilligungserklärungen, die Informationspflichten im Modul

Beim Anlegen eines neuen Textbausteins unter „Einstellungen > Textbausteine" wählen Sie zunächst eine

preeco | datenschutz unterstützt die zentrale Anmeldung über Single-Sign-On (SAML) und damit auch über Microsoft Entra

In der Cloud-Variante wird ausschließlich die SPF-Record-Variante unterstützt. Eigene SMTP-Postfächer lassen sich nur in

Werden keine Verarbeitungstätigkeiten angezeigt, ist meist ein Begriff im Feld Suchwort eingetragen, der die Liste

Wie Sie Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) aus preeco | datenschutz als PDF oder in anderen Formaten

In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit lassen sich Datenkategorien in den Verarbeitungstätigkeiten

In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit können verbundene Dokumente erstellt werden, die die

In preeco | datenschutz können Sie inhaltliche Änderungen zwischen zwei Revisionen eines Dokuments vergleichen. Öffnen

In preeco | datenschutz und informationssicherheit können Sie Dokumente zur besseren Organisation miteinander verknüpfen

Beim Anlegen einer Aufgabe außerhalb des Reiters Aufgaben einer Verarbeitungstätigkeit steht das Feld Typ der

Mit Veröffentlichungsgruppen können in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit mehrere

In preeco | datenschutz und informationssicherheit können wichtige Dokumente wie Auftragsverarbeitungsverträge, Verträge

Der Abschnitt „Vertragsbeziehungen“ im Reiter „Beziehungen“ zeigt, welche Datenempfänger einer Verarbeitung durch einen

Bleibt bei einem Vertrag nach Art. 26 DSGVO das Feld „Vertragspartner 1" leer, ist meist die falsche Organisation aktiv.

Vertraulichkeitsklassen stufen Dokumente in preeco | datenschutz in fünf aufeinander aufbauende Stufen ein – von „Nicht

Vertraulichkeitsvereinbarungen sollten in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit unter "Verträge >

Dieser Artikel stellt vier DSGVO-konforme Video-Hosting-Dienste mit Sitz in der EU vor, die iframe-Einbettung

preeco sendet jede KI-Anfrage an den Pfad /chat/completions Ihres Endpunkts und verlangt dabei eine strikte

Zum Fälligkeitszeitpunkt erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Zusätzlich wird am Fälligkeitstag automatisch eine

Die Meldung „Rückmeldeformular nicht gefunden“ erscheint, weil der per E-Mail versendete Zugangslink nur einmal gültig

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) kennt keinen "Freigegeben"-Status; ihre Status sind "Neu", "In Bearbeitung",

Die Bearbeitung von Textbausteinen wird über die Benutzergruppe unter Einstellungen > Benutzergruppen und Rechte

In der URL/Veröffentlichung einer Informationspflicht werden standardmäßig nur Unternehmen und Bereich, nicht jedoch die

Ein Team ist in preeco | datenschutz der eigenständige Arbeitsbereich mit eigenem Lizenzumfang, eigenen Benutzer:innen,

Der Status „Freigeben/Freigegeben“ zeigt an, dass ein Dokument in preeco bestätigt und als versionierter, prüfbarer

Verträge zur Auftragsverarbeitung lassen sich in der Vertragsrolle Auftragsverarbeiter und im Status Neu oder In

Ein Webformular kann nur für textbasiert in preeco | datenschutz erstellte Einwilligungserklärungen über die Aktion

Für Videos in Schulungen können Sie einen beliebigen Video-Anbieter nutzen, sofern dieser einen iframe-Einbettungscode

Datenerfassungs-Formulare basieren auf Workflows, die unter „Einstellungen > Workflows >

Die DSB-Zuordnung einer Organisation sehen Sie unter Einstellungen > Organisationen im Abschnitt „Beauftragte und

Den letzten Loginzeitpunkt einzelner Benutzer:innen ermittelt der preeco-Support anhand der übermittelten

Die verantwortliche Person einer Organisation ändern Sie unter Einstellungen > Organisationen, indem Sie die

Den Versandstatus und -zeitpunkt eines Dokuments prüfen Sie über das Aktivitätenprotokoll: Öffnen Sie das betreffende

Für die Bereitstellung von Informationspflichten wird zunächst das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgebaut.

Über das Aktivitätenprotokoll unter „Reporting > Aktivitäten" lässt sich nachvollziehen, ob ein Kundeneintrag

Daten aus einem Datenerfassungs-Workflow lassen sich nicht direkt in ein bestehendes Dokument übertragen. Über die im

Eigene Musterdokumente lassen sich in preeco | datenschutz über den Dialog „Aus Musterdokumenten laden“ bereitstellen,

Versehentlich geänderte Administratorrechte lassen sich von Administratoren unter „Einstellungen > Benutzer" über

In der Cloud-Variante werden Daten nach Bestätigung des Löschvorgangs physisch und unwiderruflich gelöscht und können

Der Text der Schulungseinladung wird beim Freigeben einer Schulung im Feld Nachricht des Formulars „Schulung freigeben“

Datenschutzbeauftragte verwalten Sie unter „Einstellungen > Datenschutzbeauftragte“ (Administrator-Rolle

Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) steht unter preeco.de/avv zur Einsicht und zum digitalen Abschluss bereit. Die

Wie neue Benutzer:innen ihre Einladung zu preeco | datenschutz annehmen, ihren Zugang aktivieren und ihrem Team

Ohne eingerichtete Zwei-Faktor-Authentisierung erfolgt die Anmeldung ausschließlich mit Benutzername und Passwort.

Zugehörigkeitskonflikte bei AVV entstehen, wenn ein Vertrag gleichzeitig für unterschiedliche Organisationen

Die Sichtbarkeit von Aufgaben und Dokumenten richtet sich nach der Zugehörigkeit eines Benutzers zu Organisationen. Im

Zugehörigkeitskonflikte bei Verarbeitungstätigkeiten entstehen, wenn verknüpfte Dokumente oder Textbausteine einer

In preeco | datenschutz und informationssicherheit können beim Umgang mit Dokumenten Zugehörigkeitskonflikte auftreten,

Erscheint beim Bearbeiten einer Verarbeitungstätigkeit die Meldung eines Zugriffskonflikts, liegt die Ursache meist in

Der Hinweis „Bearbeiten wegen Zugriffskonflikten nicht möglich“ schützt davor, Dokumente zu ändern, deren verknüpfte

In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit stehen zwei Rechtssysteme zur Verfügung. Das

Ein Benutzer gehört stets genau einer Benutzergruppe an; bei Bedarf legen Sie zusätzliche Gruppen mit passenden Rechten