Revisionen in preeco | datenschutz: Dokumentstände nachweisen und vergleichen

Revisionen halten den Stand eines Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt unveränderlich fest. preeco | datenschutz erstellt sie automatisch — Sie müssen (und können) keine Revision von Hand anlegen. Dieser Artikel erklärt, was Revisionen sind, wann sie entstehen, für welche Organisationseinheiten sie erstellt werden und wie Sie zwei Revisionen miteinander vergleichen.

Was ist eine Revision?

Eine Revision ist eine PDF-Version eines Dokuments (bei Verträgen zur Auftragsverarbeitung eine ZIP-Datei), die zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt wurde und nicht mehr verändert werden kann. Revisionen lassen sich weder bearbeiten noch löschen — genau das macht sie zum Nachweis: Im Auditfall oder gegenüber Aufsichtsbehörden belegen sie, welcher Stand eines Dokuments zu welchem Zeitpunkt freigegeben war und dass er nachträglich nicht verändert wurde.

Sie finden die Revisionen eines Dokuments auf dessen Detailseite im Reiter Revisionen. Die Zahl am Reiter zeigt, wie viele Revisionen bereits existieren.

Wie entstehen Revisionen?

Revisionen entstehen automatisch beim Statuswechsel eines Dokuments — es gibt bewusst keinen Button „Revision erstellen". Der häufigste Auslöser ist die Freigabe: Klicken Sie auf der Detailseite auf Freigeben, bestätigt der Dialog ausdrücklich „Die Freigabe erzeugt eine Revision und ändert den Status des Dokuments." Nach der Bestätigung erscheint die neue Revision im Reiter Revisionen — die Erstellung läuft im Hintergrund, es kann also einen Moment dauern.

Je nach Dokumentart ist der Auslöser unterschiedlich:

• Freigabe: Verarbeitungstätigkeiten (auch im Auftrag), technische und organisatorische Maßnahmen (inkl. KI-TOM), Datenverarbeitungssysteme, Assets und KI-Systeme, Regelwerke, Informationspflichten, Datenschutzerklärungen sowie Risikoanalysen.
• Unterschrift: Verträge zur Auftragsverarbeitung, Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit und Einwilligungserklärungen erhalten ihre Revision, sobald sie als unterschrieben markiert sind.
• Ergebnisstatus: Datenschutz-Folgenabschätzungen und Datenübermittlung-Folgenabschätzungen beim Erreichen eines Bewertungsergebnisses, Datenschutzverletzungen bei Prüfung bzw. Abschluss, KI-Compliance-Prüfungen bei Abschluss.
• Jede Speicherung: Die Risikomethodik (Einstellungen / Risikomanagement) erzeugt bei jeder gespeicherten Änderung eine herunterladbare PDF-Revision.

Für die Freigabe benötigen Sie die Berechtigung „Freigeben" der jeweiligen Dokumentart. Wird ein bereits freigegebenes Dokument erneut bearbeitet und freigegeben, entsteht eine weitere Revision — die vorherige bleibt unverändert erhalten. Sehen Sie den Freigeben-Button nicht, prüfen Sie zuerst die oben rechts ausgewählte Organisation: Passt sie nicht zur Zugehörigkeit des Dokuments, blendet preeco | datenschutz die Aktion aus.

Für welche Organisationseinheiten werden Revisionen erstellt?

Maßgeblich ist die Zugehörigkeit des Dokuments — nicht die Organisation, die Sie gerade oben rechts ausgewählt haben:

• Für jede Organisation in der Zugehörigkeit des Dokuments entsteht eine eigene Revision. Jede dieser PDF-Dateien wird für die jeweilige Organisation erstellt — mit deren Briefkopf, Logo und Dokumenteneinstellungen.
• Ist das Dokument „Alle Organisationen" zugeordnet, entsteht je Organisation des Teams eine Revision. Ausnahme: Verträge zur Auftragsverarbeitung, Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit und Einwilligungserklärungen erhalten in diesem Fall genau eine gemeinsame Revision mit der Zugehörigkeit „Alle Organisationen".
• Abteilungen erhalten keine eigene Revision — sie werden der Revision ihrer übergeordneten Organisation zugeordnet. Nur wenn die übergeordnete Organisation selbst nicht Teil der Zugehörigkeit ist, bekommt die Abteilung eine eigene Revision.

Die Zugehörigkeit einer Revision ist eingefroren: Wird das Dokument später anderen Organisationseinheiten zugeordnet, bleiben bestehende Revisionen unverändert. So bleibt nachvollziehbar, für wen ein Stand ursprünglich galt.

Revisionen einsehen und herunterladen

Der Reiter Revisionen zeigt alle Revisionen des Dokuments in einer filterbaren Tabelle mit den Spalten Datei, Zugehörigkeit, Benutzer sowie Zeitpunkt und Datum der Erstellung. Die neueste Revision ist als „Aktuelle Revision" markiert, ältere als „Vorherige Revision". Ein Klick auf eine Zeile lädt die jeweilige Datei herunter.

Zwei nützliche Ergänzungen: In den Übersichtstabellen vieler Dokumentarten steht der Filter „Letzte Revision am" zur Verfügung, und in Ihren Benachrichtigungseinstellungen können Sie sich gezielt über „Neue Revisionen" eines Dokuments informieren lassen.

Revisionen vergleichen

Zwei Stände eines Dokuments lassen sich direkt gegenüberstellen:

1. Öffnen Sie den Reiter Revisionen des Dokuments.
2. Wählen Sie genau zwei Revisionen über die Kontrollkästchen aus.
3. Öffnen Sie das Menü Aktionen und klicken Sie auf Unterschiede anzeigen.

Es öffnet sich die Ansicht „Revisionen vergleichen": Hinzufügungen sind grün hervorgehoben, Entfernungen rot und durchgestrichen. Die Reihenfolge bestimmt preeco | datenschutz automatisch — verglichen wird immer die ältere mit der neueren Revision, unabhängig von Ihrer Auswahlreihenfolge.

Hinweise zum Vergleich:

• Der Vergleich steht für Revisionen zur Verfügung, die seit Einführung der Funktion (Version vom 07.07.2026) erstellt wurden. Ältere Revisionen lassen sich nicht nachträglich vergleichen.
• Für Revisionen hochgeladener Dateien (dokumentbasierte Dokumente) und für unterschriebene Verträge ist kein Vergleich verfügbar — in diesem Fall erscheint die Meldung „Für mindestens eine der ausgewählten Revisionen ist kein Vergleich verfügbar."
• Am aussagekräftigsten ist der Vergleich zwischen zwei Revisionen mit derselben Zugehörigkeit, da jede Revision für ihre Organisation erstellt wird und sich sonst auch organisationsspezifische Angaben unterscheiden.