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Cookie-Banner und Datenschutzerklärung der Website einrichten (Teil 25 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Teil 25 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": eine Datenschutzerklärung für die Website aufbauen, einen Cookie-Banner bestellen und mit Diensten füllen, ihn freigeben und die Cookie-Erklärung in die Datenschutzerklärung übernehmen.

Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video richten Sie in preeco | datenschutz die Datenschutzerklärung Ihrer Website und einen Cookie-Banner ein. Die Website von Kaltenbach braucht eine Datenschutzerklärung, und für Karte und Videos einen Cookie-Banner. Was gehört wohin? Die Datenschutzerklärung informiert über alles, was die Website mit Daten macht. Der Cookie-Banner holt die Einwilligung für alles, was nicht unbedingt nötig ist. Beides finden Sie unter Websites. Lea beginnt mit der Datenschutzerklärung. Sie legt eine Datenschutzerklärung für die Website an. Die Domain gehört dazu. Über sie findet der Cookie-Banner später die passende Erklärung. Der Textinhalt besteht aus Kapiteln: freier Text, Textbausteine oder Stammdaten aus preeco. Anschrift und Datenschutzbeauftragter kommen aus den Einstellungen der Organisation. Ändert sich dort etwas, stimmt es hier mit. Dazu Kapitel für Webshop, Kontaktformular und Newsletter. Die KI kann fehlende Kapitel ergänzen. Sie fügt hinzu, ohne zu überschreiben. Lea sagt ihr dazu, was die Website wirklich macht. Die KI liefert einen Entwurf. Wo ihr Angaben fehlen, markiert sie die Stelle zum Ausfüllen. Lea liest jedes neue Kapitel, füllt die Lücken und streicht, was doppelt ist oder nicht zu Kaltenbach passt. Ein Kapitel bleibt noch leer: die Cookie-Erklärung. Sie füllt sich, sobald ein Cookie-Banner verknüpft ist. Also der Cookie-Banner. Bezeichnung und Domain. Ein Banner deckt bis zu drei Domains ab. Dazu die Startseite für den Scan und die Sprachen. Kaltenbach nimmt Deutsch und Englisch. Die Datenschutzerklärung schlägt preeco schon vor, weil die Domain passt. Der Cookie-Banner wird extra bestellt. Der Tarif richtet sich nach den Seitenaufrufen im Monat. Kaltenbach wählt den kleinsten Tarif. Wächst die Website darüber hinaus, läuft der Banner weiter, und preeco kündigt die Hochstufung vorher an. Die Abrechnung läuft über die normale preeco-Rechnung. Den Haken setzt, wer bestellen darf. Mit Kostenpflichtig bestellen ist der Banner angelegt. Die Buchung erscheint auf der nächsten Rechnung. Die Warnung zum Scan kommt nur, weil es die Website von Kaltenbach nicht wirklich gibt. Unter Dienste steht, was die Website einbindet. Der Banner selbst ist schon da, als notwendiger Dienst. Die Händlersuche nutzt eine Karte, die Produktseiten zeigen Videos. Beide gibt es fertig in der Vorlagenbibliothek. Anbieter, Zweck und Kategorie bringt die Vorlage mit. Lea prüft sie trotzdem. Was nicht in der Bibliothek steht, legt sie als eigenen Dienst an, hier den Login für die App im Browser. Notwendig ist nur, was die Website ohne den Dienst nicht leisten kann. Alles andere braucht eine Einwilligung. Im Design stehen Farben, Texte und die Links. Ohne Link zu Datenschutzerklärung und Impressum lässt sich der Banner nicht freigeben. Lea gibt die erste Version frei. Jede Freigabe ist eine Version. So lässt sich zeigen, welcher Banner wann auf der Website lief. Unter Einbindung steht der Code für die Website. Ihn baut die Agentur einmal in die Seite ein. Sobald der Banner läuft, sammelt preeco hier die Einwilligungen der Besucher als Nachweis. Ist der Banner freigegeben, scannt preeco die Website einmal im Monat und meldet Cookies, die keinem Dienst zugeordnet sind. Zurück in der Datenschutzerklärung: Die Cookie-Erklärung listet jetzt alle Dienste aus dem Banner. Auf der Website erscheint sie mit der nächsten Freigabe. Also gibt Lea die Datenschutzerklärung frei. Unter Veröffentlichung legt Lea fest, dass die Erklärung verlinkt und eingebettet werden darf. Den Code kopiert sie wie bei den Informationspflichten. So steht die Datenschutzerklärung auf der Website. Ändert Lea später etwas und gibt es frei, ist die Seite aktuell. Gehen Sie die Dienste mit der Agentur durch, die die Website baut. Sie weiß, welche Karten, Videos und Schriften eingebunden sind. Im nächsten Teil springen wir ein Jahr weiter: Wiedervorlagen, Aufgaben und Abläufe im Alltag.

Die Website der Velomanufaktur Kaltenbach braucht eine Datenschutzerklärung, und weil die Händlersuche eine Karte und die Produktseiten Videos einbinden, auch einen Cookie-Banner. In diesem Teil baut Lea Brandner in preeco | datenschutz die Datenschutzerklärung aus Kapiteln auf und lässt die KI fehlende Kapitel ergänzen. Danach bestellt sie den Cookie-Banner, legt seine Dienste an und gibt ihn frei. Die Cookie-Erklärung erscheint dann in der Datenschutzerklärung, und die Erklärung kommt per Einbettencode auf die Website. Dieser Artikel ist Teil 25 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".

Voraussetzungen

  • Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
  • Den Cookie-Banner bestellen Sie zusätzlich als Tarif. Bestellen sollte, wer für Ihr Team kostenpflichtig bestellen darf.
  • Für die KI-Ergänzung ist in Ihrem Team die KI-Integration eingerichtet.

Worum es geht

Die Datenschutzerklärung informiert über alles, was die Website mit personenbezogenen Daten macht (Art. 13 DSGVO). Der Cookie-Banner holt die Einwilligung für alles, was nicht unbedingt nötig ist (§ 25 TDDDG). Beides gehört zusammen: Die Dienste im Cookie-Banner erscheinen als Cookie-Erklärung in der Datenschutzerklärung.

Die Datenschutzerklärung aufbauen

  1. Öffnen Sie im Menü Websites den Punkt Datenschutzerklärungen, klicken Sie auf Neu, geben Sie eine Bezeichnung ein, wählen Sie die Zugehörigkeit und klicken Sie auf Erstellen.
  2. Tragen Sie unter Bearbeiten im Abschnitt Allgemein die Domains der Website ein. Über die Domain schlägt preeco die Erklärung später beim Cookie-Banner vor.
  3. Unter Textinhalt bearbeiten legen Sie mit Neu die Kapitel an: Freitext hinzufügen, Textbaustein hinzufügen oder Stammdaten hinzufügen. Die Stammdaten "Daten und Anschrift der Organisation" und "Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten" kommen aus den Einstellungen der Organisation und bleiben dort aktuell.
  4. Legen Sie Kapitel für das an, was die Website wirklich anbietet, bei Kaltenbach Webshop und Kundenkonto, Kontaktformular und Newsletter, und klicken Sie auf Speichern.

Kapitel mit KI ergänzen

  1. Wählen Sie auf der Datenschutzerklärung KI-Aktionen › Inhalte nur ergänzen. Die bestehenden Kapitel bleiben unverändert; die KI hängt neue Kapitel am Ende an.
  2. Unter Zusätzliche Hinweise beschreiben Sie, was die Website macht, zum Beispiel Händlersuche mit Karte oder eingebundene Videos. Bestätigen Sie mit Ja, Inhalte per KI nur ergänzen.
  3. Lesen Sie jedes neue Kapitel. Wo der KI Angaben fehlen, steht "[BITTE AUSFÜLLEN: ...]". Füllen Sie diese Stellen aus und löschen Sie Kapitel, die doppelt sind oder nicht zu Ihrer Website passen (Menü am Kapitel › Löschen, dann Speichern).

Die KI liefert einen Entwurf. Prüfen Sie ihn wie jeden anderen Text, bevor Sie die Erklärung freigeben.

  1. Öffnen Sie Websites › Cookie-Banner und klicken Sie auf Neu.
  2. Im Schritt Cookie-Banner einrichten geben Sie Bezeichnung, Domains (bis zu drei je Banner), die Startseite für den Scan und die Sprachen des Cookie-Banners an. Unter Verknüpfen mit schlägt preeco die Datenschutzerklärung mit derselben Domain vor. Wählen Sie die Zugehörigkeit und klicken Sie auf Weiter.
  3. Im Schritt Tarif und Bestellung wählen Sie Zahlweise und Tarif. Der Tarif richtet sich nach den Seitenaufrufen im Monat. Liegt der Banner über dem Kontingent, läuft er weiter; die Hochstufung kündigt preeco vorher an.
  4. Die Abrechnung läuft über Ihre preeco-Rechnung. Setzen Sie den Haken bei Bestätigung und klicken Sie auf Kostenpflichtig bestellen.

Nach der Bestellung startet preeco einen ersten Scan der Website. Das Ergebnis steht im Reiter Scans.

Dienste und Design

  1. Im Reiter Dienste steht der Cookie-Banner selbst schon als notwendiger Dienst. Über Neu › Aus Vorlagenbibliothek fügen Sie fertige Dienste wie Google Maps oder YouTube hinzu; Anbieter, Zweck und Kategorie bringt die Vorlage mit. Prüfen Sie sie trotzdem.
  2. Was nicht in der Bibliothek steht, legen Sie über Neu › Eigener Dienst an: Bezeichnung, Kategorie, Anbieter, Skript-Domains und den Zweck in jeder Sprache des Banners.
  3. Im Reiter Design klicken Sie auf Bearbeiten. Neben Farben und Texten tragen Sie für jede Sprache die Links zu Datenschutzerklärung und Impressum ein. Ohne diese Links lässt sich der Banner nicht freigeben.

Notwendig ist nur, was die Website ohne den Dienst nicht leisten kann. Alles andere braucht eine Einwilligung.

Freigeben und einbinden

  1. Klicken Sie auf Freigeben und bestätigen Sie die Version. Jede Freigabe erzeugt eine Version im Reiter Versionen; so lässt sich zeigen, welcher Banner wann auf der Website lief.
  2. Im Reiter Einbindung steht das Skript für die Website. Es gehört als erstes Element in den Kopf jeder Seite und lädt immer die zuletzt freigegebene Version.
  3. Sobald der Banner läuft, sammelt preeco unter Einwilligungsnachweise die Entscheidungen der Besuchenden. Ist der Banner freigegeben, scannt preeco die Website einmal im Monat und meldet Cookies, die keinem Dienst zugeordnet sind.
  1. Für die Cookie-Erklärung braucht die Datenschutzerklärung ein Kapitel mit den Stammdaten "Cookie-Erklärung". Die Stammdaten lassen sich erst wählen, wenn ein Cookie-Banner die Erklärung verknüpft.
  2. Im Abschnitt Cookie-Erklärung der Datenschutzerklärung sehen Sie die Dienste aus dem Banner. Der Hinweis "Version ... erscheint mit der nächsten Freigabe der Datenschutzerklärung" zeigt, dass die Website den Stand erst nach einer Freigabe bekommt. Klicken Sie auf Freigeben.
  3. Unter Bearbeiten › Veröffentlichung legen Sie mit Öffentlichen Link zur aktuellen Revision bereitstellen und Einbetten erlauben fest, wie die Erklärung auf die Website kommt.
  4. Klicken Sie im Abschnitt Veröffentlichung auf Link / Einbettencode und kopieren Sie in der Zeile Snippet den Code mit In Zwischenablage kopieren. Eingebaut zeigt die Seite immer die aktuelle Revision: Ändern Sie später etwas und geben es frei, ist die Website auf dem neuen Stand.

So machen es Praktiker

Gehen Sie die Dienste mit der Agentur durch, die die Website baut. Sie weiß, welche Karten, Videos und Schriften eingebunden sind.

Nächster Schritt

Im nächsten Teil, Teil 26, springt die Reihe ein Jahr weiter: Wiedervorlagen, Aufgaben und Status-Workflows im Alltag.

Alle Teile der Reihe

← Teil 24: Datenschutzschulung durchführen · Teil 26: Wiedervorlagen, Aufgaben, Workflows →

  1. Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen
  2. Teil 1: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte
  3. Teil 2: Systeme erfassen
  4. Teil 3: Datenfelder und Datenflüsse
  5. Teil 4: TOMs nach Art. 32
  6. Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit
  7. Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen
  8. Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen
  9. Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14
  10. Teil 9: Veröffentlichen
  11. Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen
  12. Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen
  13. Teil 12: Schutzbedarf ermitteln
  14. Teil 13: Löschkonzept und Löschklassen
  15. Teil 14: Löschregeln und Durchführer
  16. Teil 15: DSFA: Kontext und Risiken
  17. Teil 16: DSFA: Maßnahmen und Bericht
  18. Teil 17: Drittlandtransfer prüfen
  19. Teil 18: Gemeinsame Verantwortlichkeit
  20. Teil 19: Kaltenbach als Auftragsverarbeiter
  21. Teil 20: Betroffenenanfrage bearbeiten
  22. Teil 21: Vorfall erfassen und melden
  23. Teil 22: Aus einem Vorfall lernen
  24. Teil 23: Einwilligungen einholen
  25. Teil 24: Datenschutzschulung durchführen
  26. Teil 25: Cookie-Banner und Datenschutzerklärung (dieser Artikel)
  27. Teil 26: Wiedervorlagen, Aufgaben, Workflows
  28. Teil 27: Anfrage der Aufsichtsbehörde

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

Weitere Kurzanleitungen

Unterlagen für eine Anfrage der Aufsichtsbehörde zusammenstellen (Teil 27 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Wiedervorlagen, Aufgaben und Status-Workflows im Alltag (Teil 26 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Die jährliche Datenschutzschulung durchführen (Teil 24 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Einwilligungen einholen und digital unterzeichnen lassen (Teil 23 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Passende Glossarbegriffe

Datenschutzerklärung
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