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Verzeichnis prüfen, freigeben und herunterladen (Teil 7 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Teil 7 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": mit der Schwellwert-Analyse klären, ob eine DSFA nötig ist, Verarbeitungstätigkeiten freigeben und das Verzeichnis für die Aufsichtsbehörde herunterladen.

Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video prüfen Sie Ihr Verzeichnis in preeco | datenschutz, geben es frei und laden es für die Aufsichtsbehörde herunter. Ist das Verzeichnis vorlagefähig? Bevor etwas freigegeben wird, steht eine Frage: Braucht eine Verarbeitung eine Folgenabschätzung? Die Diebstahlortung: Die App kann ein gestohlenes Rad orten. Dafür verarbeitet sie Standortdaten. Risikoerhöhend: Standortdaten, systematische Ortung und Dritte, die das Rad mitbenutzen. Risikomindernd: Geortet wird nur, wenn der Kunde einen Diebstahl meldet. Die Beurteilung: Das Risiko ist hoch, eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist erforderlich. Die Begründung zählt im Zweifel mehr als das Ergebnis. Schreiben Sie sie so, dass ein Dritter sie nachvollziehen kann. Zum Vergleich der Newsletter: geringes Risiko, keine Folgenabschätzung, dazu eine kurze Begründung. Die Folgenabschätzung für die Ortung erstellt Kaltenbach in Staffel 2. Jetzt die Freigabe. Thomas Wendler, der Datenschutzbeauftragte, hat die Bestellabwicklung geprüft. Lea Brandner klickt auf Freigeben. Die Freigabe erzeugt eine Revision und ändert den Status. Bestätigen Sie mit Freigeben. Mit der Freigabe ändert sich der Status: Freigegeben. Und es entsteht eine Revision, der freigegebene Stand. Darunter liegt die Revision der ersten Freigabe. Ändert sich etwas, vergleichen Sie die neue Fassung mit genau diesem Stand: beide Revisionen auswählen, dann Aktionen, Unterschiede anzeigen. Grün ist, was seit der ersten Freigabe dazugekommen ist: die Retouren. Eine Wiedervorlage erinnert daran, die Verarbeitungstätigkeit erneut zu prüfen: in einem Jahr und danach jährlich. Der nächste Prüftermin steht jetzt oben auf der Seite. In der Liste sehen Sie, was freigegeben ist und was noch in Bearbeitung. Fragt die Aufsicht nach dem Verzeichnis, laden Sie es herunter. Wählen Sie Organisation, Dateiformat und Status. Hier die ganze GmbH als PDF, mit allem, was freigegeben oder in Bearbeitung ist. Das Ergebnis ist ein vollständiges Verzeichnis nach Art. 30, mit Ihrem Logo. Sie müssen das Verzeichnis der Aufsichtsbehörde auf Anfrage zur Verfügung stellen. Geben Sie keine Verarbeitungstätigkeit frei, bei der ein Auftragsverarbeiter ohne Vertrag steht, oder notieren Sie, bis wann der Vertrag kommt. Im nächsten Teil macht Kaltenbach aus dem Verzeichnis die Informationspflichten.

Ist das Verzeichnis vorlagefähig? In diesem Teil prüft die Velomanufaktur Kaltenbach in preeco | datenschutz mit der Schwellwert-Analyse, ob eine Verarbeitung eine Datenschutz-Folgenabschätzung braucht, gibt Verarbeitungstätigkeiten frei und lädt das Verzeichnis für die Aufsichtsbehörde herunter. Dieser Artikel ist Teil 7 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".

Voraussetzungen

  • Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
  • Ihre Verarbeitungstätigkeiten sind angelegt (Teil 5 und 6 der Reihe).
  • Zum Freigeben brauchen Sie Schreibrechte. Ein Datenschutzbeauftragter mit Lesezugriff prüft, freigeben tut dann jemand aus dem Team.

Schwellwert-Analyse: Braucht es eine Folgenabschätzung?

Bevor etwas freigegeben wird, steht eine Frage: Hat eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Betroffenen? Dann ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 Abs. 1 DSGVO Pflicht.

  1. Öffnen Sie die Verarbeitungstätigkeit und springen Sie zum Abschnitt Schwellwert-Analyse. Bei Kaltenbach ist das die Diebstahlortung: Die App kann ein gestohlenes Rad orten und verarbeitet dafür Standortdaten.
  2. Tragen Sie die risikoerhöhenden Aspekte ein, hier Standortdaten, systematische Ortung und Dritte, die das Rad mitbenutzen.
  3. Tragen Sie die risikomindernden Aspekte ein. Geortet wird nur, wenn der Kunde einen Diebstahl meldet.
  4. Halten Sie die Beurteilung fest. Für die Ortung ist das Risiko hoch, eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist erforderlich.
  5. Schreiben Sie die Begründung so, dass ein Dritter sie nachvollziehen kann. Im Zweifel zählt sie mehr als das Ergebnis.

Zum Vergleich der Newsletter: geringes Risiko, keine Folgenabschätzung, dazu eine kurze Begründung. Die Folgenabschätzung für die Ortung erstellt Kaltenbach in Staffel 2 der Reihe.

Verarbeitungstätigkeit freigeben

  1. Öffnen Sie die geprüfte Verarbeitungstätigkeit, bei Kaltenbach die Bestellabwicklung, und klicken Sie auf Freigeben.
  2. Der Dialog weist darauf hin, dass die Freigabe eine Revision erzeugt und den Status ändert. Bestätigen Sie mit Freigeben.
  3. Der Status steht danach auf Freigegeben.

Revisionen vergleichen

  1. Im Reiter Revisionen liegt jetzt der freigegebene Stand, darunter die Revisionen früherer Freigaben.
  2. Wählen Sie zwei Revisionen aus und klicken Sie unter Aktionen auf Unterschiede anzeigen.
  3. Grün markiert ist, was seit der älteren Fassung dazugekommen ist. Bei Kaltenbach sind das die Retouren in der Kurzbeschreibung.

Wiedervorlage setzen

  1. Eine Wiedervorlage erinnert daran, die Verarbeitungstätigkeit erneut zu prüfen. Kaltenbach legt sie auf ein Jahr und danach jährlich, zugewiesen an die Datenschutzkoordinatorin.
  2. Nach dem Speichern steht der nächste Prüftermin oben auf der Seite.

In der Liste der Verarbeitungstätigkeiten sehen Sie in der Status-Spalte, was freigegeben ist und was noch in Bearbeitung.

Verzeichnis herunterladen

  1. Klicken Sie in der Liste auf Verzeichnis herunterladen.
  2. Wählen Sie Organisation, Dateiformat und Status. Kaltenbach nimmt die ganze GmbH als PDF, mit allem, was freigegeben oder in Bearbeitung ist.
  3. Das Ergebnis ist ein vollständiges Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und jeder Verarbeitungstätigkeit, mit Ihrem Logo in der Kopfzeile.

Sie müssen das Verzeichnis der Aufsichtsbehörde auf Anfrage zur Verfügung stellen (Art. 30 Abs. 4 DSGVO).

Eine Regel aus der Praxis: Geben Sie keine Verarbeitungstätigkeit frei, bei der ein Auftragsverarbeiter ohne Vertrag steht, oder notieren Sie, bis wann der Vertrag kommt.

Nächster Schritt

Im nächsten Teil macht Kaltenbach aus dem Verzeichnis die Informationspflichten.

Alle Teile der Reihe

← Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen · Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14 →

  1. Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen
  2. Teil 1: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte
  3. Teil 2: Systeme erfassen
  4. Teil 3: Datenfelder und Datenflüsse
  5. Teil 4: TOMs nach Art. 32
  6. Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit
  7. Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen
  8. Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen (dieser Artikel)
  9. Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14
  10. Teil 9: Veröffentlichen
  11. Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen
  12. Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

Weitere Kurzanleitungen

Vertrag zur Auftragsverarbeitung erstellen und unterzeichnen (Teil 11 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Fehlende Verträge zur Auftragsverarbeitung erkennen (Teil 10 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Informationspflichten auf der Website veröffentlichen (Teil 9 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erstellen (Teil 8 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Passende Glossarbegriffe

Aufsichtsbehörde
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