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Datenfelder und Datenflüsse hinterlegen (Teil 3 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Teil 3 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": je System die Datenfelder mit ihren Datenkategorien erfassen und festhalten, wohin die Daten fließen, auch aus der EU hinaus.

Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video hinterlegen Sie in preeco | datenschutz, welche Daten in einem System liegen und wohin sie fließen. Welche Daten liegen wo? Die Antwort steckt später in jeder Verarbeitungstätigkeit. Wir öffnen den Webshop. Im Abschnitt Datenfelder steht, welche Daten das System speichert. Mit Neu legen Sie ein Datenfeld an. Ein Datenfeld ist die kleinste Einheit, zum Beispiel die E-Mail-Adresse des Kunden. Der Schlüssel ist optional: der technische Name des Feldes, etwa in der Datenbank. Dazu die Art der Speicherung: Datenbank, Datei, Papier oder ein unstrukturiertes Dokument. Jedes Feld gehört zu einer Datenkategorie, hier Kontaktdaten. Mit Erstellen legen Sie das Feld an. Für den Webshop sind das Vorname, Nachname, Anschrift, E-Mail, Bestellnummer, Bestellhistorie und Zahlungsart. Aus den Datenfeldern entstehen später die Datenkategorien im Verzeichnis und die Löschregeln im Löschkonzept. Im Backend der App liegen auch Standortdaten. Das merken wir uns für später. Zurück zum Webshop: Im Abschnitt Datenfluss zwischen Assets halten Sie fest, wohin Daten aus diesem System gehen. Jede Bestellung geht vom Webshop ins ERP. Die Richtung: ausgehend, eingehend oder in beide Richtungen. Was fließt, und wie? Das steht in der Beschreibung, hier viertelstündlich über eine Schnittstelle. Der Webshop gibt Daten an das ERP und an den Newsletterdienst weiter. Dieser Fluss verlässt die EU. Genau hier setzt in der nächsten Staffel die Datenübermittlung-Folgenabschätzung an. Im ERP stehen die Flüsse, die beim ERP erfasst sind, etwa der Austausch mit dem Werkstattplaner in beide Richtungen. Ein Fluss steht nur bei dem System, bei dem er erfasst ist. Den Fluss vom Webshop ins ERP finden Sie also beim Webshop. Datenflüsse zeigen, wo Daten das Unternehmen oder die EU verlassen. Dort braucht es Verträge und Garantien. Erfassen Sie Datenfelder dort, wo sie liegen, einmal je System. Wer sie in jeder Verarbeitungstätigkeit neu aufzählt, hat nach einem Jahr drei Schreibweisen für dieselbe Adresse. Im nächsten Teil beschreibt Kaltenbach, wie es die Daten schützt: die technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Welche personenbezogenen Daten liegen in welchem System, und wohin fließen sie? Diese Angaben stecken später in jeder Verarbeitungstätigkeit. In diesem Teil hinterlegt die Velomanufaktur Kaltenbach in preeco | datenschutz die Datenfelder ihres Webshops und die Datenflüsse zum ERP und zum Newsletterdienst. Dieser Artikel ist Teil 3 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".

Voraussetzungen

  • Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
  • Ihre Systeme sind als Datenverarbeitungssysteme erfasst (Teil 2 der Reihe).

Datenfelder anlegen

  1. Öffnen Sie unter Datenverarbeitungssysteme ein System, bei Kaltenbach den Webshop.
  2. Springen Sie zum Abschnitt Datenfelder und klicken Sie dort auf Neu.
  3. Tragen Sie unter Attribut das Datenfeld ein, zum Beispiel die E-Mail-Adresse des Kunden. Ein Datenfeld ist die kleinste Einheit Ihrer Dokumentation.
  4. Der Schlüssel ist optional. Hier steht der technische Name des Feldes, etwa in der Datenbank.
  5. Wählen Sie die Art der Datenspeicherung: Datenbank, Datei, Papier oder unstrukturiertes Dokument.
  6. Ordnen Sie das Feld einer Datenkategorie zu, hier Kontaktdaten, und klicken Sie auf Erstellen.

Beim Webshop sind das Vorname, Nachname, Anschrift, E-Mail, Bestellnummer, Bestellhistorie und Zahlungsart. Aus den Datenfeldern entstehen später die Datenkategorien im Verzeichnis und die Löschregeln im Löschkonzept.

Datenflüsse festhalten

  1. Klicken Sie im Abschnitt Datenfluss zwischen Assets auf Neu.
  2. Wählen Sie das Zielsystem, bei Kaltenbach geht jede Bestellung vom Webshop ins ERP.
  3. Legen Sie die Richtung fest: ausgehend, eingehend oder in beide Richtungen.
  4. Beschreiben Sie, was fließt und wie, hier viertelstündlich über eine Schnittstelle.

Ein Datenfluss steht nur bei dem System, bei dem er erfasst ist. Den Fluss vom Webshop ins ERP finden Sie also beim Webshop, nicht beim ERP.

Datenflüsse zeigen, wo Daten das Unternehmen oder die EU verlassen. Bei Kaltenbach geht der Fluss zum Newsletterdienst in die USA. Für solche Übermittlungen braucht es Verträge und Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.

Tipp aus der Praxis

Erfassen Sie Datenfelder einmal je System, dort wo sie liegen. Wer sie in jeder Verarbeitungstätigkeit neu aufzählt, hat nach einem Jahr drei Schreibweisen für dieselbe Adresse.

Nächster Schritt

Im nächsten Teil beschreibt Kaltenbach, wie es die Daten schützt: die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.

Alle Teile der Reihe

← Teil 2: Systeme erfassen · Teil 4: TOMs nach Art. 32 →

  1. Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen
  2. Teil 1: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte
  3. Teil 2: Systeme erfassen
  4. Teil 3: Datenfelder und Datenflüsse (dieser Artikel)
  5. Teil 4: TOMs nach Art. 32
  6. Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit
  7. Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen
  8. Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen
  9. Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14
  10. Teil 9: Veröffentlichen
  11. Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen
  12. Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

Weitere Kurzanleitungen

Vertrag zur Auftragsverarbeitung erstellen und unterzeichnen (Teil 11 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Fehlende Verträge zur Auftragsverarbeitung erkennen (Teil 10 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Informationspflichten auf der Website veröffentlichen (Teil 9 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erstellen (Teil 8 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Passende Glossarbegriffe

Drittlandübermittlung
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