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Fehlende Verträge zur Auftragsverarbeitung erkennen (Teil 10 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Teil 10 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": im Reiter Beziehungen erkennen, für welche Auftragsverarbeiter noch kein Vertrag hinterlegt ist, und vorhandene Verträge verknüpfen.

Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video finden Sie in preeco | datenschutz heraus, mit welchen Dienstleistern ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung fehlt. Mit wem brauchen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Ein Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten nach Ihrer Weisung. Das Lohnbüro rechnet die Gehälter ab: ja. Der Paketdienst liefert aus: nein. Wir öffnen die Lohnabrechnung. Im Reiter Beziehungen steht unter Vertragsbeziehungen jeder Datenempfänger in einer eigenen Zeile. Beim Lohnkontor steht in der Spalte Vertrag Fehlend. Für diesen Empfänger ist kein Vertrag hinterlegt. Fehlend steht bei jedem Empfänger ohne Vertrag. Eine Lücke ist es nur beim Auftragsverarbeiter. Paketdienst und Zahlungsdienstleister brauchen keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Fehlend heißt manchmal auch: Der Name ist im Vertrag anders geschrieben. Prüfen Sie beides, bevor die Aufsicht fragt. Bei der Personalverwaltung fehlt der Vertrag mit der Personalwolke. Das Bewerbermanagement nutzt die Personalwolke auch. Dort fehlt derselbe Vertrag. Beim Newsletter fehlt er mit MailHarbor. Beim Kundenservice mit Helpline Software, dem Anbieter des Servicedesks. Und bei der Bestellabwicklung mit Shopwerk Hosting, dem Webshop-Hoster. Die anderen beiden Zeilen dort sind keine Auftragsverarbeiter. Fünf Verträge fehlen. Kaltenbach arbeitet sie nach Risiko ab: Lohndaten und Personaldaten zuerst. Gibt es einen Vertrag schon, verknüpfen Sie ihn hier über Neu. Unter Vertragsbeziehung hinzufügen wählen Sie den Vertrag aus. Wählbar ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder einer zur gemeinsamen Verantwortlichkeit. Gehen Sie die Beziehungen jeder Verarbeitungstätigkeit durch, bevor Sie sie freigeben. So fällt eine Lücke auf, solange sie noch klein ist. Im nächsten Teil schließt Kaltenbach die erste Lücke: den Vertrag mit dem Lohnbüro.

Mit welchen Dienstleistern brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und wo fehlt er noch? In diesem Teil findet die Velomanufaktur Kaltenbach in preeco | datenschutz die Lücken über den Reiter Beziehungen ihrer Verarbeitungstätigkeiten. Dieser Artikel ist Teil 10 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".

Voraussetzungen

  • Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
  • In Ihren Verarbeitungstätigkeiten sind die Datenempfänger mit ihrer Art eingetragen (Teil 5 der Reihe).

Auftragsverarbeiter oder nicht?

Ein Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen (Art. 4 Nr. 8 DSGVO). Mit ihm brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Bei Kaltenbach rechnet das Lohnbüro die Gehälter ab, das ist Auftragsverarbeitung. Der Paketdienst liefert nur aus, das ist keine.

Lücken im Reiter Beziehungen finden

  1. Öffnen Sie eine Verarbeitungstätigkeit, bei Kaltenbach die Lohnabrechnung, und wechseln Sie in den Reiter Beziehungen.
  2. Unter Vertragsbeziehungen steht jeder Datenempfänger in einer eigenen Zeile.
  3. Ist für einen Empfänger kein Vertrag hinterlegt, steht in der Spalte Vertrag der Hinweis Fehlend. Bei der Lohnabrechnung betrifft das das Lohnbüro.

Fehlend steht bei jedem Empfänger ohne Vertrag. Eine Lücke ist es nur beim Auftragsverarbeiter. Paketdienst und Zahlungsdienstleister brauchen keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Fehlend kann auch heißen, dass der Name im Vertrag anders geschrieben ist als beim Empfänger. Prüfen Sie beides, bevor die Aufsicht fragt.

Die Lücken bei Kaltenbach

  • Personalverwaltung und Bewerbermanagement: Es fehlt der Vertrag mit der Personalwolke, dem Anbieter der HR-Software.
  • Newsletter: Es fehlt der Vertrag mit dem Newsletterdienst MailHarbor.
  • Kundenservice: Es fehlt der Vertrag mit dem Anbieter des Servicedesks.
  • Bestellabwicklung: Es fehlt der Vertrag mit dem Webshop-Hoster. Die anderen beiden Empfänger dort sind keine Auftragsverarbeiter.

Insgesamt fehlen fünf Verträge. Kaltenbach arbeitet sie nach Risiko ab: Lohndaten und Personaldaten zuerst.

Vorhandenen Vertrag verknüpfen

  1. Gibt es den Vertrag schon in preeco, klicken Sie unter Vertragsbeziehungen auf Neu.
  2. Unter Vertragsbeziehung hinzufügen wählen Sie den Vertragstyp und den Vertrag aus. Wählbar ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder einer zur gemeinsamen Verantwortlichkeit.

Gehen Sie die Beziehungen jeder Verarbeitungstätigkeit durch, bevor Sie sie freigeben. So fällt eine Lücke auf, solange sie noch klein ist.

Nächster Schritt

Im nächsten Teil schließt Kaltenbach die erste Lücke: den Vertrag mit dem Lohnbüro.

Alle Teile der Reihe

← Teil 9: Veröffentlichen · Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen →

  1. Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen
  2. Teil 1: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte
  3. Teil 2: Systeme erfassen
  4. Teil 3: Datenfelder und Datenflüsse
  5. Teil 4: TOMs nach Art. 32
  6. Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit
  7. Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen
  8. Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen
  9. Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14
  10. Teil 9: Veröffentlichen
  11. Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen (dieser Artikel)
  12. Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

Weitere Kurzanleitungen

Vertrag zur Auftragsverarbeitung erstellen und unterzeichnen (Teil 11 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Informationspflichten auf der Website veröffentlichen (Teil 9 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erstellen (Teil 8 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Verzeichnis prüfen, freigeben und herunterladen (Teil 7 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Passende Glossarbegriffe

Auftragsverarbeiter
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