Organisation, Datenschutzbeauftragten und Kontakte einrichten (Teil 1 der Reihe DSGVO-Dokumentation)
Teil 1 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": Organisation und Abteilungen, rechtliche Angaben, den Datenschutzbeauftragten und die Kontakte der Dienstleister einmal anlegen, damit jedes Dokument sie übernimmt.
Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video richten Sie in preeco | datenschutz die Grundlagen ein: Ihre Organisation, den Datenschutzbeauftragten und die Kontakte Ihrer Dienstleister.
Wer sind wir, und wer ist zuständig? Diese Angaben stehen später in jedem Dokument.
Die Grundlagen finden Sie unter Einstellungen.
Links sehen Sie alle Bereiche der Einstellungen. Wir beginnen mit den Organisationen.
Unter Organisationen bilden Sie Ihre Struktur ab. Bei Kaltenbach sind das die GmbH, ihre Bereiche und Abteilungen und die drei Stores.
Jedes Dokument wird später einer Organisation zugeordnet. So sieht jeder Store nur, was ihn betrifft.
Ein Klick auf die GmbH öffnet ihre Stammdaten.
In den Stammdaten der GmbH stehen Anschrift und Kontaktdaten.
Unter Rechtliche Informationen pflegen Sie Geschäftsführung, Registergericht und Registernummer.
Das Firmenlogo laden Sie unter Bearbeiten hoch. Es erscheint auf jedem Dokument, das Sie aus preeco herunterladen.
Diese Angaben erscheinen in jedem Dokument als Verantwortlicher. Pflegen Sie sie einmal, und sie stimmen überall.
Unter Datenschutzbeauftragte hinterlegen Sie, wer Ihr Unternehmen berät.
Mit Neu legen Sie einen Datenschutzbeauftragten an.
Name, Unternehmen, Anschrift und Kontaktdaten. Daraus füllt preeco später die Informationspflichten.
Zuständig wird er in der Organisation: Unter Bearbeiten wählen Sie ihn aus und legen den Typ fest. Kaltenbach hat einen externen Datenschutzbeauftragten.
Unter Zuweisung/en sehen Sie, für welche Organisationen er zuständig ist.
Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten müssen Sie veröffentlichen und der Aufsichtsbehörde mitteilen.
Im Hauptmenü unter Zusammenarbeit finden Sie die Kontakte. Hier legen Sie Ihre Dienstleister und Partner an.
Mit Neu und Kontakt erstellen legen Sie einen Kontakt an.
Das Lohnbüro rechnet für Kaltenbach die Gehälter ab. Zum Anlegen genügen Firma und Ansprechpartner.
Anschrift, Position und Kontaktdaten ergänzen Sie danach über Bearbeiten. So sieht der fertige Kontakt aus.
Dazu kommen der Webshop-Hoster, die HR-Software, der Newsletterdienst und der Servicedesk.
Einmal angelegt, wählen Sie einen Kontakt später in Verarbeitungstätigkeiten und Verträgen einfach aus.
Hier für die Lohnabrechnung: Lohnkontor auswählen und Kontakt übernehmen. preeco füllt die Angaben aus.
Zurück in den Einstellungen: Unter Benutzer und Rechte, Benutzer, laden Sie Ihr Team ein.
Bei Kaltenbach arbeiten der IT-Leiter, die Personalleiterin und das Marketing mit. Der Datenschutzbeauftragte liest mit.
Die Benutzergruppe bestimmt, was jemand sehen und ändern darf. Mehr dazu zeigen unsere Kurzanleitungen zu Rechten und Rollen.
Erst die Stammdaten, dann die Dokumente. Wer den Datenschutzbeauftragten in jedes Dokument von Hand einträgt, muss ihn beim nächsten Wechsel in jedem Dokument einzeln ändern.
Im nächsten Teil erfasst Kaltenbach seine Systeme.
Wer ist verantwortlich, wer berät, und mit welchen Dienstleistern arbeiten Sie? Diese Angaben stehen später in jedem Dokument Ihrer DSGVO-Dokumentation. In diesem Teil richtet die Velomanufaktur Kaltenbach sie in preeco | datenschutz einmal zentral ein: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte und Team. Dieser Artikel ist Teil 1 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".
Voraussetzungen
- Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
- Sie haben Zugriff auf die Einstellungen (Administrator).
Organisation und Struktur
- Öffnen Sie Einstellungen und dort Organisationen.
- Bilden Sie Ihre Struktur ab. Bei Kaltenbach sind das die GmbH, ihre Bereiche und Abteilungen und die drei Stores. Jedes Dokument wird später einer Organisation zugeordnet, so sieht jeder Store nur, was ihn betrifft.
- Ein Klick auf die GmbH öffnet ihre Stammdaten mit Anschrift und Kontaktdaten.
- Unter Rechtliche Informationen pflegen Sie Geschäftsführung, Registergericht und Registernummer.
- Das Firmenlogo laden Sie über Bearbeiten hoch. Es erscheint auf jedem Dokument, das Sie aus preeco herunterladen.
Diese Angaben erscheinen in jedem Dokument als Verantwortlicher (Art. 13 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie pflegen sie einmal, und sie stimmen überall.
Datenschutzbeauftragten hinterlegen
- Öffnen Sie in den Einstellungen Datenschutzbeauftragte und klicken Sie auf Neu.
- Tragen Sie Name, Unternehmen, Anschrift und Kontaktdaten ein. Daraus füllt preeco später die Informationspflichten.
- Zuständig wird der Datenschutzbeauftragte über die Organisation: Öffnen Sie dort Bearbeiten, wählen Sie ihn aus und legen Sie den Typ fest, bei Kaltenbach "Externer Datenschutzbeauftragter".
- Unter Zuweisung/en sehen Sie, für welche Organisationen er zuständig ist.
Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten müssen Sie veröffentlichen und der Aufsichtsbehörde mitteilen (Art. 37 Abs. 7 DSGVO).
Kontakte für Dienstleister und Partner
- Im Hauptmenü finden Sie unter Zusammenarbeit die Kontakte.
- Klicken Sie auf Neu und Kontakt erstellen. Zum Anlegen genügen Firma und Ansprechpartner, Anschrift, Position und Kontaktdaten ergänzen Sie danach über Bearbeiten.
- Legen Sie so alle Dienstleister an, bei Kaltenbach etwa das Lohnbüro, den Webshop-Hoster, die HR-Software, den Newsletterdienst und den Servicedesk.
- In Verarbeitungstätigkeiten und Verträgen wählen Sie den Kontakt später nur noch aus und übernehmen ihn. preeco füllt die Angaben dann aus.
Team einladen
- Öffnen Sie in den Einstellungen Benutzer und Rechte und dann Benutzer, um Ihr Team einzuladen. Bei Kaltenbach arbeiten der IT-Leiter, die Personalleiterin und das Marketing mit, der Datenschutzbeauftragte hat Lesezugriff.
- Die Benutzergruppe bestimmt, was jemand sehen und ändern darf. Details dazu finden Sie in unseren Kurzanleitungen zu Rechten und Rollen.
In der Praxis gilt: erst die Stammdaten, dann die Dokumente. Wer den Datenschutzbeauftragten in jedes Dokument von Hand einträgt, muss ihn beim nächsten Wechsel überall einzeln ändern.
Nächster Schritt
Im nächsten Teil erfasst Kaltenbach die Systeme, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Alle Teile der Reihe
← Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen · Teil 2: Systeme erfassen →
- Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen
- Teil 1: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte (dieser Artikel)
- Teil 2: Systeme erfassen
- Teil 3: Datenfelder und Datenflüsse
- Teil 4: TOMs nach Art. 32
- Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit
- Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen
- Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen
- Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14
- Teil 9: Veröffentlichen
- Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen
- Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen