Das Verzeichnis mit KI und Fachbereichen füllen (Teil 6 der Reihe DSGVO-Dokumentation)
Teil 6 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": alte Listen per KI importieren, fehlende Verarbeitungstätigkeiten vorschlagen lassen und Änderungsvorschläge der Fachbereiche feldweise übernehmen.
Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video füllen Sie Ihr Verzeichnis in preeco | datenschutz mit KI-Vorschlägen und mit dem Wissen Ihrer Fachbereiche.
Wie bekommen wir den Rest ins Verzeichnis? Eine Verarbeitungstätigkeit ist angelegt, elf fehlen noch.
Über KI-Aktionen gibt es zwei Wege zum ersten Entwurf.
Importieren, wenn es schon eine Liste gibt. Vorschlagen, wenn noch nichts dokumentiert ist.
Kaltenbach lädt sein altes Verzeichnis als Word-Datei hoch, dazu die Excel-Liste.
Im zusätzlichen Kontext steht, was die KI über das Unternehmen wissen sollte: E-Bike-Hersteller mit Webshop, drei Stores und Händlernetz.
Dazu die Organisation, der die neuen Einträge zugeordnet werden. Dann klicken Sie auf Weiter.
Die KI erkennt die Verarbeitungstätigkeiten aus den Dateien. Die Spalte Ausgefüllt zeigt, wie vollständig ein Vorschlag ist.
Öffnen Sie jeden Vorschlag einmal. Rechtsgrundlage und Löschfrist prüfen Sie immer selbst.
Alle Vorschläge sind vorausgewählt. Kundenaufträge und Rechnungen deckt die Bestellabwicklung schon ab, also nimmt Lea den Haken heraus. Dann Auswahl übernehmen.
Die übernommenen Einträge stehen jetzt im Verzeichnis, mit dem Status Neu.
Die KI liefert einen Entwurf. Entscheiden und freigeben tut ein Mensch.
Für die Stores gibt es keine alte Liste. Hier wählt Lea die Stores und beschreibt, was dort passiert: Werkstattaufträge und Videoüberwachung.
Die KI schlägt passende Verarbeitungstätigkeiten vor. Auch hier übernimmt Lea nur, was stimmt.
Damit stehen zwölf Einträge im Verzeichnis. Jetzt sind die Fachbereiche dran.
Die Personalabteilung weiß, welche Daten sie verarbeitet. Der Datenschutz entscheidet, was ins Verzeichnis kommt.
Lea holt bei Sabine Kessler einen Änderungsvorschlag zur Personalakte ein: im Reiter Änderungsvorschläge über Neu und Per E-Mail einholen.
Sabine bekommt eine E-Mail mit einem Link. Ein Konto in preeco braucht sie dafür nicht.
Lea legt fest, welche Felder Sabine bearbeiten soll: die Datenkategorien und die externen Empfänger. Dann Erstellen und versenden.
Auf der Seite sieht Sabine das aktuelle Dokument und bearbeitet die Felder direkt.
Sie ergänzt die Gesundheitsdaten aus dem betrieblichen Eingliederungsmanagement
und die Betriebsärztin als Empfängerin. Dann klickt sie auf Speichern und versenden.
Bei Lea landet der Vorschlag im Reiter Änderungsvorschläge, mit dem Status Ausgefüllt.
Mit Übernahme starten öffnet sie den Abgleich.
Links steht Sabines Vorschlag. Lea prüft Feld für Feld und übernimmt nur, was passt.
Die Datenkategorie fügt sie hinzu. Die Betriebsärztin gehört in eine eigene Verarbeitungstätigkeit, also übernimmt sie diesen Teil nicht.
Im Formular steht jetzt die neue Kategorie. Übernahme beenden und speichern.
In der Verarbeitungstätigkeit stehen jetzt die Gesundheitsdaten. Die Betriebsärztin ist nicht dabei.
Fragen Sie die Fachbereiche nach dem, was sie tun, nicht nach Rechtsgrundlagen. Die ordnen Sie selbst zu.
Im nächsten Teil prüft der Datenschutzbeauftragte das Verzeichnis und gibt es frei.
Eine Verarbeitungstätigkeit ist angelegt, elf fehlen noch. In diesem Teil füllt die Velomanufaktur Kaltenbach den Rest ihres Verzeichnisses in preeco | datenschutz: Die KI liest eine alte Liste ein und schlägt fehlende Verarbeitungstätigkeiten vor, und die Personalabteilung ergänzt ihr Wissen über einen Änderungsvorschlag. Dieser Artikel ist Teil 6 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".
Voraussetzungen
- Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz, und die KI-Funktionen sind für Ihr Team freigeschaltet.
- Organisation und Kontakte sind angelegt (Teil 1 der Reihe), und eine erste Verarbeitungstätigkeit steht im Verzeichnis (Teil 5).
Vorhandene Listen per KI importieren
- Öffnen Sie Verarbeitungstätigkeiten und klicken Sie auf KI-Aktionen. Dort gibt es zwei Wege: Importieren, wenn es schon eine Liste gibt, und Vorschlagen, wenn noch nichts dokumentiert ist.
- Wählen Sie das Importieren und laden Sie Ihre Dateien hoch. Kaltenbach nimmt sein altes Verzeichnis als Word-Datei und eine Excel-Liste.
- Im zusätzlichen Kontext steht, was die KI über das Unternehmen wissen sollte, bei Kaltenbach: E-Bike-Hersteller mit Webshop, drei Stores und Händlernetz.
- Wählen Sie die Organisation, der die neuen Einträge zugeordnet werden, und klicken Sie auf Weiter.
- Die KI erkennt die Verarbeitungstätigkeiten aus den Dateien. Die Spalte Ausgefüllt zeigt, wie vollständig ein Vorschlag ist.
- Öffnen Sie jeden Vorschlag einmal. Rechtsgrundlage und Löschfrist prüfen Sie immer selbst.
- Alle Vorschläge sind vorausgewählt. Nehmen Sie den Haken bei allem heraus, was schon im Verzeichnis steht. Bei Kaltenbach deckt die Bestellabwicklung die "Kundenaufträge und Rechnungen" bereits ab. Klicken Sie dann auf Auswahl übernehmen.
Die übernommenen Einträge stehen danach im Verzeichnis, mit dem Status Neu. Die KI liefert einen Entwurf. Entscheiden und freigeben tut ein Mensch.
Fehlende Verarbeitungstätigkeiten vorschlagen lassen
- Wählen Sie unter KI-Aktionen das Vorschlagen.
- Wählen Sie die Organisation und beschreiben Sie, was dort passiert. Für die Stores von Kaltenbach gibt es keine alte Liste, also beschreibt Lea Werkstattaufträge und Videoüberwachung.
- Die KI schlägt passende Verarbeitungstätigkeiten vor. Übernehmen Sie nur, was stimmt.
Bei Kaltenbach stehen damit zwölf Einträge im Verzeichnis.
Fachbereiche über Änderungsvorschläge einbinden
Die Personalabteilung weiß, welche Daten sie verarbeitet. Der Datenschutz entscheidet, was ins Verzeichnis kommt. Dafür gibt es die Änderungsvorschläge.
- Öffnen Sie die Verarbeitungstätigkeit, bei Kaltenbach "Personalakte und Gehalt", und wechseln Sie in den Reiter Änderungsvorschläge.
- Klicken Sie auf Neu und Per E-Mail einholen. Lea wählt Sabine Kessler aus der Personalabteilung.
- Legen Sie fest, welche Felder bearbeitet werden sollen, hier die Datenkategorien und die externen Empfänger, und klicken Sie auf Erstellen und versenden.
- Sabine bekommt eine E-Mail mit einem Link. Ein Konto in preeco braucht sie dafür nicht. Auf der Seite sieht sie das aktuelle Dokument und bearbeitet die Felder direkt.
- Sie ergänzt die Gesundheitsdaten aus dem betrieblichen Eingliederungsmanagement und die Betriebsärztin als Empfängerin und klickt auf Speichern und versenden.
Vorschläge feldweise übernehmen
- Der Vorschlag erscheint im Reiter Änderungsvorschläge mit dem Status Ausgefüllt.
- Mit Übernahme starten öffnen Sie den Abgleich. Links steht der Vorschlag, rechts das Formular.
- Prüfen Sie Feld für Feld und fügen Sie nur hinzu, was passt. Lea übernimmt die Gesundheitsdaten. Die Betriebsärztin gehört in eine eigene Verarbeitungstätigkeit, diesen Teil übernimmt sie nicht.
- Klicken Sie auf Übernahme beenden und speichern. In der Verarbeitungstätigkeit stehen jetzt die Gesundheitsdaten, die Betriebsärztin nicht.
Fragen Sie die Fachbereiche nach dem, was sie tun, nicht nach Rechtsgrundlagen. Die ordnen Sie selbst zu.
Wie die KI eine einzelne Verarbeitungstätigkeit ergänzt, zeigt ein kurzes Video auf der Produktseite Verarbeitungstätigkeiten und Systeme.
Nächster Schritt
Im nächsten Teil prüft der Datenschutzbeauftragte das Verzeichnis und gibt es frei.
Alle Teile der Reihe
← Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit · Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen →
- Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen
- Teil 1: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte
- Teil 2: Systeme erfassen
- Teil 3: Datenfelder und Datenflüsse
- Teil 4: TOMs nach Art. 32
- Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit
- Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen (dieser Artikel)
- Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen
- Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14
- Teil 9: Veröffentlichen
- Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen
- Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen