Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erstellen (Teil 8 der Reihe DSGVO-Dokumentation)
Teil 8 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": Datenschutzhinweise für Bewerbungen und Garantiefälle erstellen, Inhalte aus dem Verzeichnis übernehmen und die Rechte der Betroffenen richtig setzen.
Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video erstellen Sie in preeco | datenschutz Informationspflichten für Kunden, Bewerber und Beschäftigte.
Was müssen wir Kunden, Bewerbern und Beschäftigten sagen? Die Antworten stehen schon im Verzeichnis.
Erhebt Kaltenbach die Daten selbst, gilt Art. 13. Kommen sie von jemand anderem, etwa vom Fachhändler, gilt Art. 14.
Die Informationspflichten finden Sie unter Verarbeitungen, Informationspflichten.
Kaltenbach beginnt mit den Bewerbungen: Neu, Informationspflicht erstellen.
Die Bezeichnung: Datenschutzhinweise Bewerbungen. Dazu die Zugehörigkeit, hier die ganze GmbH.
Die Informationspflicht ist angelegt. Den Inhalt füllen Sie unter Bearbeiten.
Bewerber schicken ihre Unterlagen selbst. Das ist eine Direkterhebung.
Dann der wichtigste Schritt: Unter Bezug auf Verarbeitungstätigkeiten wählt Lea das Bewerbermanagement aus dem Verzeichnis.
Bei jedem Abschnitt, den das Verzeichnis schon kennt, setzt sie den Haken: Daten aus Verarbeitungstätigkeiten übernehmen.
So auch bei der Speicherdauer. Die Felder bleiben im Formular leer, der Inhalt kommt beim Erstellen des Dokuments dazu.
Die Kurzbeschreibung schreiben Sie für die Bewerberin, nicht für den Juristen.
Was passiert, wenn jemand Angaben weglässt? Auch das gehört in die Information: Erfordernis und Folgen der Nichtbereitstellung.
Diese Pflicht wird oft vergessen: Betroffene müssen erfahren, ob sie die Daten angeben müssen und was passiert, wenn nicht.
Weiter unten stehen die Rechte der Betroffenen, jedes Recht als eigener Textbaustein.
Ein Widerrufsrecht gibt es nur bei einer Einwilligung. Hier gibt es eine, für den Talentpool. Wo keine vorliegt, lassen Sie es weg.
Das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde gehört immer dazu.
Gibt es automatisierte Entscheidungen? Bei Kaltenbach nicht, und auch das steht in der Information.
In der Vorschau sehen Sie das Ergebnis. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter stammen aus den Einstellungen von Teil 1.
Zweck und Rechtsgrundlage kommen aus dem Verzeichnis. Lea prüft nur noch die Formulierung.
Die Speicherdauer auch: abgelehnte Bewerbungen sechs Monate nach der Absage, der Talentpool länger.
Und die Empfänger: Personal, Fachvorgesetzte, Betriebsrat und der Anbieter der HR-Software als Auftragsverarbeiter.
Alles stimmt. Lea speichert.
Das zweite Beispiel: Garantiefälle, die der Fachhändler an Kaltenbach meldet. Das ist eine Dritterhebung.
Bei Art. 14 nennen Sie zusätzlich die Quelle der Daten. Auch sie kommt per Haken aus dem Verzeichnis.
Hier ist es die Garantiemeldung des Fachhändlers.
Und die Kategorien der Daten, denn der Kunde hat sie Kaltenbach nicht selbst gegeben.
Am Ende hat Kaltenbach sieben Informationspflichten, eine für jede Gruppe, die es anspricht.
Eine Information je Personengruppe. Die Bewerberin will die Hinweise für Bewerbungen lesen, nicht die ganze Datenschutzerklärung.
Im nächsten Teil bringt Kaltenbach die Hinweise auf die Website, die Karriereseite und in den Store.
Was müssen Sie Kunden, Bewerbern und Beschäftigten über die Verarbeitung ihrer Daten sagen? Die Antworten stehen zum großen Teil schon im Verzeichnis. In diesem Teil erstellt die Velomanufaktur Kaltenbach in preeco | datenschutz Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO und übernimmt die Inhalte aus ihren Verarbeitungstätigkeiten. Dieser Artikel ist Teil 8 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".
Voraussetzungen
- Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
- Organisation und Datenschutzbeauftragter sind hinterlegt (Teil 1), die Verarbeitungstätigkeiten stehen im Verzeichnis (Teil 5 bis 7).
Art. 13 oder Art. 14?
Erheben Sie die Daten selbst bei der betroffenen Person, gilt Art. 13 DSGVO. Kommen sie von jemand anderem, bei Kaltenbach etwa vom Fachhändler, gilt Art. 14 DSGVO. Die Regeln zu Form und Sprache stehen in Art. 12 DSGVO.
Informationspflicht anlegen
- Öffnen Sie Verarbeitungen und dort Informationspflichten.
- Klicken Sie auf Neu und Informationspflicht erstellen.
- Tragen Sie die Bezeichnung ein, hier "Datenschutzhinweise Bewerbungen", und wählen Sie die Zugehörigkeit, bei Kaltenbach die ganze GmbH.
- Den Inhalt füllen Sie danach unter Bearbeiten.
Inhalte aus dem Verzeichnis übernehmen
- Wählen Sie unter Erhebung der Daten, wie die Daten erhoben werden. Bewerber schicken ihre Unterlagen selbst, das ist eine Direkterhebung.
- Wählen Sie unter Bezug auf Verarbeitungstätigkeiten die passende Verarbeitungstätigkeit aus dem Verzeichnis, hier das Bewerbermanagement.
- Setzen Sie bei jedem Abschnitt, den das Verzeichnis schon kennt, den Haken Daten aus Verarbeitungstätigkeiten übernehmen, etwa bei Zweck, Rechtsgrundlage, Empfängern und Speicherdauer.
Die Felder bleiben im Formular leer. Der Inhalt kommt erst beim Erstellen des Dokuments dazu. Ändert sich später die Verarbeitungstätigkeit, stimmt die Information trotzdem.
Was Sie selbst formulieren
- Die Kurzbeschreibung unter Beschreibung der Verarbeitung schreiben Sie für die Bewerberin, nicht für den Juristen.
- Unter Erfordernis und Folgen der Nichtbereitstellung steht, ob jemand die Daten angeben muss und was passiert, wenn nicht. Diese Pflicht nach Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO wird oft vergessen.
- Die Rechte der Betroffenen stehen weiter unten, jedes Recht als eigener Textbaustein. Ein Widerrufsrecht gibt es nur bei einer Einwilligung. Bei Kaltenbach gibt es eine, für den Talentpool. Wo keine vorliegt, lassen Sie es weg.
- Das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde gehört immer dazu.
- Gibt es automatisierte Entscheidungen oder Profiling? Bei Kaltenbach nicht, und auch das steht in der Information.
Vorschau prüfen und speichern
- Öffnen Sie die Vorschau. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter stammen aus den Einstellungen der Organisation.
- Zweck und Rechtsgrundlage kommen aus dem Verzeichnis. Prüfen Sie nur noch die Formulierung.
- Auch die Speicherdauer kommt aus dem Verzeichnis: abgelehnte Bewerbungen sechs Monate nach der Absage, der Talentpool länger.
- Die Empfänger sind Personal, Fachvorgesetzte, Betriebsrat und der Anbieter der HR-Software als Auftragsverarbeiter.
- Stimmt alles, speichern Sie.
Dritterhebung nach Art. 14
- Das zweite Beispiel bei Kaltenbach sind Garantiefälle, die der Fachhändler meldet. Wählen Sie unter Erhebung der Daten die Dritterhebung.
- Bei Art. 14 nennen Sie zusätzlich die Quelle der Daten, hier die Garantiemeldung des Fachhändlers. Auch sie kommt per Haken aus dem Verzeichnis.
- Nennen Sie außerdem die Kategorien der Daten, denn die betroffene Person hat sie Ihnen nicht selbst gegeben.
Am Ende hat Kaltenbach sieben Informationspflichten, eine für jede Gruppe, die es anspricht.
Eine Information je Personengruppe: Die Bewerberin will die Hinweise für Bewerbungen lesen, nicht die ganze Datenschutzerklärung.
Eine Kurzfassung zu Informationspflichten und Veröffentlichungsgruppen zeigt ein Video auf der Produktseite Verarbeitungstätigkeiten und Systeme.
Nächster Schritt
Im nächsten Teil bringt Kaltenbach die Hinweise auf die Website, die Karriereseite und in den Store.
Alle Teile der Reihe
← Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen · Teil 9: Veröffentlichen →
- Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen
- Teil 1: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte
- Teil 2: Systeme erfassen
- Teil 3: Datenfelder und Datenflüsse
- Teil 4: TOMs nach Art. 32
- Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit
- Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen
- Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen
- Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14 (dieser Artikel)
- Teil 9: Veröffentlichen
- Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen
- Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen