Vertrag zur Auftragsverarbeitung erstellen und unterzeichnen (Teil 11 der Reihe DSGVO-Dokumentation)
Teil 11 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": einen AV-Vertrag mit dem Lohnbüro anlegen, mit dem Vertragspartner abstimmen, digital unterzeichnen lassen und mit der Verarbeitungstätigkeit verknüpfen.
Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video erstellen Sie in preeco | datenschutz einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, stimmen ihn mit dem Dienstleister ab und lassen ihn unterzeichnen.
Wie entsteht der Vertrag, und wer unterschreibt?
Die Verträge finden Sie unter Verträge zur Auftragsverarbeitung.
Noch ist die Liste leer. Kaltenbach beginnt mit dem Lohnbüro.
Mit Neu legen Sie einen Vertrag an.
Als Zugehörigkeit wählen Sie die GmbH und schalten Alle ein, damit der Vertrag auch für die Abteilungen gilt.
Alles Weitere tragen Sie über Bearbeiten ein.
Vertragspartner 1 ist die GmbH. Kaltenbach ist hier der Verantwortliche, das Lohnbüro der Auftragsverarbeiter.
Den Vertragspartner 2, das Lohnbüro, laden Sie aus den Kontakten aus Teil 1.
Lohnkontor Breisgau mit Petra Schill, dann Kontakt übernehmen.
Firma, Ansprechpartnerin und E-Mail stehen jetzt im Vertrag.
Unter Unterzeichner legen Sie fest, wer unterschreibt. Für Kaltenbach ist das die Geschäftsführerin.
Für das Lohnbüro unterschreibt Petra Schill, ebenfalls aus den Kontakten.
Der Textinhalt ist in Kapitel gegliedert. Jedes Kapitel besteht aus Textbausteinen der Bibliothek.
Die DSGVO schreibt vor, was in den Vertrag gehört: Gegenstand, Dauer, Art und Zweck, Datenarten, Betroffene, Pflichten und Rechte.
Art und Zweck: Lohn- und Gehaltsabrechnung für alle Beschäftigten.
Datenarten und Betroffene: Stamm-, Lohn- und Bankdaten der Beschäftigten.
Die Pflichten des Auftragnehmers passen Sie an, statt bei null anzufangen.
Die TOMs des Lohnbüros sind Pflichtbestandteil. Das Lohnbüro hat seine als Datei geschickt.
Das Lohnbüro nutzt ein Rechenzentrum. Es steht als Subunternehmer im Vertrag.
Hier legen Sie auch fest, ob der Vertragspartner Subunternehmer selbst ergänzen darf.
Dazu der Datenschutzbeauftragte des Lohnbüros und wer auf beiden Seiten Weisungen gibt und empfängt.
Und ob er einen Kommentar abgeben darf. Dann speichern.
Die Vorschau zeigt den fertigen Vertrag.
Kapitel für Kapitel, durchnummeriert, mit allen Anhängen.
Die Verknüpfung entsteht von selbst: Vertragspartner und Datenempfänger tragen denselben Namen. Unter Beziehungen steht die Lohnabrechnung.
Und in der Lohnabrechnung ist die Lücke aus Teil 10 geschlossen.
Bevor unterschrieben wird, holt Lea eine Rückmeldung vom Lohnbüro ein.
Das Lohnbüro bekommt einen Link per E-Mail, dazu Leas Nachricht.
Über diesen Link öffnet Petra Schill den Vertrag, ohne Anmeldung.
Auf der Seite liest sie den Vertrag und kann ihn als ZIP-Datei herunterladen.
Sie trägt die aktuelle Liste der Subunternehmer ein: das Rechenzentrum und neu die Druckerei für die Lohnabrechnungen.
Und sie kommentiert: Für die Kirchensteuer fehlt bei den Datenarten die Konfession.
Lea wird per E-Mail benachrichtigt.
Die Rückmeldung landet im Vertrag.
Die Druckerei steht schon in der Liste der Subunternehmer.
Lea passt die Datenarten an und ergänzt die Konfession für die Kirchensteuer.
Für Kaltenbach unterschreibt die Geschäftsführerin.
Lea fordert ihre Unterschrift an. Jeder Unterzeichner von Vertragspartner 1 bekommt einen eigenen Link.
Die Geschäftsführerin bekommt die E-Mail mit ihrem persönlichen Link.
Sie unterzeichnet auf der Seite: Ort, Name, Position und Unterschrift.
Danach geht der Vertrag automatisch an das Lohnbüro.
Dann unterschreibt das Lohnbüro.
Der Vertrag ist unterzeichnet.
Beide Unterschriften liegen vor, eine je Vertragspartner.
Der Vertrag mit der Personalwolke wurde letztes Jahr auf Papier unterschrieben.
Lea lädt ihn hoch und markiert ihn als unterzeichnet.
Auch er ist jetzt unterzeichnet.
Viele Anbieter haben ihren eigenen Vertrag. Entscheidend ist, dass er in preeco liegt und mit der Verarbeitungstätigkeit verknüpft ist.
Nach und nach schließt Kaltenbach so alle fünf Lücken. Zwei Verträge sind unterzeichnet, die anderen sind in Arbeit.
Kaltenbach hat jetzt neun Systeme, zwei TOM-Dokumente, zwölf Verarbeitungstätigkeiten, sieben Informationspflichten und fünf Verträge zur Auftragsverarbeitung.
In Staffel 2 folgen Schutzbedarf, Löschkonzept, Folgenabschätzung, Drittlandtransfer und Kaltenbach als Auftragsverarbeiter für seine Händler.
Ihre DSGVO-Dokumentation mit preeco | datenschutz, mit KI und Ihrem Team.
Wie entsteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und wer unterschreibt? In diesem Teil erstellt die Velomanufaktur Kaltenbach in preeco | datenschutz den Vertrag mit ihrem Lohnbüro, stimmt ihn mit dem Dienstleister ab und lässt ihn von beiden Seiten unterzeichnen. Ein Vertrag, der schon auf Papier unterschrieben ist, kommt als Datei dazu. Dieser Artikel ist Teil 11 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".
Voraussetzungen
- Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
- Der Dienstleister ist als Kontakt angelegt (Teil 1), und Sie wissen, wo ein Vertrag fehlt (Teil 10).
Vertrag anlegen
- Öffnen Sie Verträge zur Auftragsverarbeitung und klicken Sie auf Neu.
- Wählen Sie als Zugehörigkeit die GmbH und schalten Sie Alle ein, damit der Vertrag auch für die Abteilungen gilt.
- Alles Weitere tragen Sie über Bearbeiten ein.
Vertragspartner und Unterzeichner
- Vertragspartner 1 ist Ihr Unternehmen. Kaltenbach ist hier der Verantwortliche, das Lohnbüro der Auftragsverarbeiter.
- Vertragspartner 2 laden Sie über Aus Kontakten laden, bei Kaltenbach das Lohnkontor Breisgau mit Petra Schill. Nach Kontakt übernehmen stehen Firma, Ansprechpartnerin und E-Mail im Vertrag.
- Unter Unterzeichner legen Sie fest, wer unterschreibt: für Kaltenbach die Geschäftsführerin, für das Lohnbüro Petra Schill.
- Ergänzen Sie den Datenschutzbeauftragten des Dienstleisters und die weisungsberechtigten Personen und Weisungsempfänger auf beiden Seiten.
Textinhalt nach Art. 28 DSGVO
Art. 28 Abs. 3 DSGVO schreibt vor, was in den Vertrag gehört: Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten, Betroffene sowie Pflichten und Rechte des Verantwortlichen.
- Der Textinhalt ist in Kapitel gegliedert. Jedes Kapitel besteht aus Textbausteinen der Bibliothek.
- Tragen Sie Art und Zweck ein, beim Lohnbüro die Lohn- und Gehaltsabrechnung für alle Beschäftigten.
- Nennen Sie Datenarten und Betroffene, hier Stamm-, Lohn- und Bankdaten der Beschäftigten.
- Die Pflichten des Auftragnehmers passen Sie an, statt bei null anzufangen.
- Die TOMs des Dienstleisters sind Pflichtbestandteil. Das Lohnbüro hat seine als Datei geschickt.
- Tragen Sie Subunternehmer ein, bei Kaltenbach das Rechenzentrum des Lohnbüros. Legen Sie fest, ob der Vertragspartner Subunternehmer selbst ergänzen und ob er kommentieren darf. Dann speichern Sie.
Die Vorschau zeigt den fertigen Vertrag, Kapitel für Kapitel, durchnummeriert und mit allen Anhängen.
Verknüpfung mit der Verarbeitungstätigkeit
Tragen Vertragspartner und Datenempfänger denselben Namen, entsteht die Verknüpfung von selbst. Unter Beziehungen steht dann die Lohnabrechnung, und dort ist die Lücke aus Teil 10 geschlossen.
Rückmeldung des Dienstleisters einholen
- Holen Sie vor der Unterschrift über Aktionen eine Rückmeldung des Vertragspartners ein.
- Das Lohnbüro bekommt einen Link per E-Mail und öffnet den Vertrag ohne Anmeldung. Es kann ihn lesen und als ZIP-Datei herunterladen.
- Petra Schill trägt die aktuelle Liste der Subunternehmer ein, darunter neu eine Druckerei für die Lohnabrechnungen, und kommentiert, dass für die Kirchensteuer die Konfession bei den Datenarten fehlt.
- Sie werden per E-Mail benachrichtigt. Die Rückmeldung landet im Vertrag, und Sie passen den Text an.
Unterschriften einholen
- Fordern Sie die Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person an. Jeder Unterzeichner von Vertragspartner 1 bekommt einen eigenen Link.
- Bei Kaltenbach unterzeichnet die Geschäftsführerin auf der Seite aus ihrer E-Mail: Ort, Name, Position und Unterschrift.
- Danach geht der Vertrag automatisch an das Lohnbüro, und Petra Schill unterschreibt.
- Der Vertrag steht auf Unterzeichnet. Beide Unterschriften liegen vor, eine je Vertragspartner.
Papiervertrag hinterlegen
Der Vertrag mit der Personalwolke wurde letztes Jahr auf Papier unterschrieben. Lea lädt ihn hoch und markiert ihn als unterzeichnet. Viele Anbieter haben ihren eigenen Vertrag. Entscheidend ist, dass er in preeco liegt und mit der Verarbeitungstätigkeit verknüpft ist.
Staffel 1 geschafft
Nach und nach schließt Kaltenbach so alle fünf Lücken. Am Ende der ersten Staffel hat Kaltenbach neun Systeme, zwei TOM-Dokumente, zwölf Verarbeitungstätigkeiten, sieben Informationspflichten und fünf Verträge zur Auftragsverarbeitung dokumentiert.
In Staffel 2 folgen Schutzbedarf, Löschkonzept, Datenschutz-Folgenabschätzung, Drittlandtransfer und Kaltenbach als Auftragsverarbeiter für seine Händler.
Alle Teile der Reihe
← Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen
- Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen
- Teil 1: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte
- Teil 2: Systeme erfassen
- Teil 3: Datenfelder und Datenflüsse
- Teil 4: TOMs nach Art. 32
- Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit
- Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen
- Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen
- Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14
- Teil 9: Veröffentlichen
- Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen
- Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen (dieser Artikel)