Zum Hauptinhalt springen

Wiedervorlagen, Aufgaben und Status-Workflows im Alltag (Teil 26 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Teil 26 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": ein Jahr später: Wiedervorlagen werden zu Aufgaben, das Team arbeitet sie in Liste und Board ab, und ein zusätzlicher Status bringt die Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten in den Ablauf.

Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video sehen Sie, wie preeco | datenschutz Sie an Prüfungen erinnert, und wie Ihr Team Aufgaben und Abläufe teilt. Ein Jahr später. Die Dokumentation steht. Wie bleibt sie aktuell? Systeme kommen dazu, Dienstleister wechseln, Ansprechpartner gehen. Die DSGVO verlangt, dass Sie Ihre Maßnahmen überprüfen und bei Bedarf anpassen. Lea öffnet preeco. Auf dem Dashboard warten mehrere Aufgaben. Die meisten hat preeco aus Wiedervorlagen angelegt. Diese stammt aus einer Wiedervorlage. Vor einem Jahr hat Lea sie bei der Freigabe gesetzt. In der Verarbeitungstätigkeit sieht sie die Wiedervorlage: jährlich, ihr zugewiesen. Status, Datum, Wiederholung, wer sie bekommt, und eine Nachricht an das künftige Ich. Mit Automatisch nach Freigabe beginnt die Frist bei jeder Freigabe neu. Aus einer fälligen Wiedervorlage macht preeco über Nacht eine Aufgabe. Sie müssen sich nichts merken. Alle Wiedervorlagen des Teams stehen unter Zusammenarbeit, Wiedervorlagen. Hier steht jede geplante Wiedervorlage. Lea sieht, was bald fällig ist und bei wem. Für Dokumente, die nicht mehr gebraucht werden, schaltet sie Wiedervorlagen gesammelt ab. Unter Aufgaben stehen die Aufgaben aus den Wiedervorlagen neben denen, die jemand von Hand angelegt hat. Die TOMs prüft Murat Aydın. Er hat die Aufgabe per E-Mail bekommen. Neue Aufgaben legt Lea hier an: Der neue Lieferdienst der Stores braucht einen Eintrag im Verzeichnis. Dann wechselt sie in die Ansicht Board. Im Board sieht das Team, was offen ist, was läuft und was erledigt ist. Erledigt ist schon die automatische Abmeldung auf den Tablets, eine Maßnahme nach dem Vorfall. Lea hat die Bestellabwicklung geprüft. Nichts hat sich geändert, also markiert sie die Aufgabe als erledigt. Auch eine Prüfung ohne Änderung ist ein Ergebnis. Die erledigte Aufgabe zeigt, dass geprüft wurde. Zum Schluss ein Blick in die Abläufe. Unter Einstellungen, Workflows legen Sie fest, welche Status ein Dokument durchläuft. Für Verarbeitungstätigkeiten sind das bisher Neu, In Bearbeitung, Freigegeben und Archiviert. Kaltenbach will einen Schritt mehr: Bevor etwas freigegeben wird, prüft der Datenschutzbeauftragte. Unter Übergänge legen Sie fest, woher ein Dokument in den Status kommt und wohin es weitergeht. Hier bleibt beides offen. Der neue Status steht jetzt unter In Bearbeitung. Die Ablaufansicht zeigt den ganzen Weg auf einen Blick. In jeder Verarbeitungstätigkeit steht der neue Status jetzt zur Auswahl. Workflows gibt es für viele Dokumententypen, vom Verzeichnis bis zu den Schulungen. Setzen Sie Wiedervorlagen gleich bei der Freigabe. Wer das später nachholen will, holt es selten nach. Im letzten Teil der Reihe fragt die Aufsichtsbehörde an. Was kann Kaltenbach vorlegen?

Ein Jahr nach dem Start steht die Datenschutzdokumentation der Velomanufaktur Kaltenbach. Damit sie aktuell bleibt, hat Lea Brandner bei der Freigabe Wiedervorlagen gesetzt. In diesem Teil sehen Sie, wie preeco | datenschutz aus einer fälligen Wiedervorlage eine Aufgabe macht, wie das Team die Aufgaben in Liste und Board abarbeitet, und wie ein zusätzlicher Status die Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten in den Ablauf bringt. Dieser Artikel ist Teil 26 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".

Voraussetzungen

  • Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
  • Status-Workflows ändern Sie als Administrator:in in den Einstellungen.

Worum es geht

Systeme kommen dazu, Dienstleister wechseln, Ansprechpartner gehen. Die DSGVO verlangt, dass Sie Ihre Maßnahmen überprüfen und bei Bedarf anpassen (Art. 24 Abs. 1 DSGVO). Wiedervorlagen erinnern an diese Prüfungen, Aufgaben halten fest, dass geprüft wurde.

Wiedervorlagen setzen

  1. Jedes Dokument hat oben die Karte Wiedervorlage. Über ihr Menü öffnen Sie Wiedervorlagen bearbeiten.
  2. Wählen Sie den Status: Aktiv, Inaktiv oder Automatisch nach Freigabe. Mit "Automatisch nach Freigabe" beginnt die Frist bei jeder Freigabe des Dokuments neu.
  3. Legen Sie Datum und Wiederholung fest (zum Beispiel Jährlich), wählen Sie unter Zugewiesen an, wer die Prüfung übernimmt, und schreiben Sie bei Bedarf eine Nachricht. Die Nachricht steht später in der Aufgabe.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Ist eine Wiedervorlage fällig, legt preeco über Nacht eine Aufgabe für die zugewiesene Person an und schickt ihr eine E-Mail. Die Aufgabe ist mit dem Dokument verknüpft.

Alle Wiedervorlagen im Blick

  1. Unter Zusammenarbeit › Wiedervorlagen stehen alle geplanten Wiedervorlagen des Teams mit Datum, Wiederholung, Dokument, zugewiesener Person und Nachricht.
  2. Wiedervorlagen für Dokumente, die nicht mehr gebraucht werden, markieren Sie in der Liste und wählen Aktionen › Wiedervorlage deaktivieren.

Aufgaben abarbeiten

  1. Ihre eigenen Aufgaben sehen Sie auf dem Dashboard unter Meine Aufgaben. Alle Aufgaben des Teams stehen unter Zusammenarbeit › Aufgaben, die aus Wiedervorlagen neben den von Hand angelegten.
  2. Eine neue Aufgabe legen Sie mit Neu an: Bezeichnung, Priorität, Fälligkeit, Zugewiesen an, Beschreibung und Zugehörigkeit, dann Erstellen.
  3. In der Ansicht Board stehen die Aufgaben in den Spalten Neu, In Bearbeitung und Erledigt.
  4. Ist eine Prüfung abgeschlossen, öffnen Sie die Aufgabe und wählen Aktionen › Als erledigt markieren.

Auch eine Prüfung ohne Änderung ist ein Ergebnis. Die erledigte Aufgabe zeigt, dass geprüft wurde.

Einen Status-Workflow erweitern

  1. Öffnen Sie Einstellungen › Workflows › Status-Workflows und wählen Sie den Dokumententyp, zum Beispiel Verarbeitungstätigkeiten. Die Ansicht Liste zeigt die Status nach Kategorie: Neu, In Bearbeitung, Freigegeben und Archiviert.
  2. Klicken Sie auf Neu. Unter Status hinzufügen geben Sie den Namen ein (bei Kaltenbach "Prüfung durch DSB"), wählen die Kategorie (hier In Bearbeitung), Farbe Schrift und Farbe Hintergrund und beschreiben, wofür der Status steht. Die Kategorie bestimmt, wie sich Dokumente mit dem Status verhalten.
  3. Unter Übergänge legen Sie fest, woher ein Dokument in den Status kommt (Eingang) und wohin es weitergeht (Ausgang). Beides kann für alle Status offen bleiben oder nur über einzeln festgelegte Wege laufen. Klicken Sie auf Speichern.
  4. Die Ansicht Ablauf zeigt alle Status und Wege auf einen Blick. In jeder Verarbeitungstätigkeit steht der neue Status jetzt im Feld Status zur Auswahl.

Status-Workflows gibt es für viele Dokumententypen, vom Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bis zu den Schulungen.

So machen es Praktiker

Setzen Sie Wiedervorlagen gleich bei der Freigabe. Wer das später nachholen will, holt es selten nach.

Nächster Schritt

Im nächsten Teil, Teil 27, dem letzten der Reihe, fragt die Aufsichtsbehörde an. Lea stellt zusammen, was Kaltenbach vorlegen kann.

Alle Teile der Reihe

← Teil 25: Cookie-Banner und Datenschutzerklärung · Teil 27: Anfrage der Aufsichtsbehörde →

  1. Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen
  2. Teil 1: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte
  3. Teil 2: Systeme erfassen
  4. Teil 3: Datenfelder und Datenflüsse
  5. Teil 4: TOMs nach Art. 32
  6. Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit
  7. Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen
  8. Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen
  9. Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14
  10. Teil 9: Veröffentlichen
  11. Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen
  12. Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen
  13. Teil 12: Schutzbedarf ermitteln
  14. Teil 13: Löschkonzept und Löschklassen
  15. Teil 14: Löschregeln und Durchführer
  16. Teil 15: DSFA: Kontext und Risiken
  17. Teil 16: DSFA: Maßnahmen und Bericht
  18. Teil 17: Drittlandtransfer prüfen
  19. Teil 18: Gemeinsame Verantwortlichkeit
  20. Teil 19: Kaltenbach als Auftragsverarbeiter
  21. Teil 20: Betroffenenanfrage bearbeiten
  22. Teil 21: Vorfall erfassen und melden
  23. Teil 22: Aus einem Vorfall lernen
  24. Teil 23: Einwilligungen einholen
  25. Teil 24: Datenschutzschulung durchführen
  26. Teil 25: Cookie-Banner und Datenschutzerklärung
  27. Teil 26: Wiedervorlagen, Aufgaben, Workflows (dieser Artikel)
  28. Teil 27: Anfrage der Aufsichtsbehörde

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

Weitere Kurzanleitungen

Unterlagen für eine Anfrage der Aufsichtsbehörde zusammenstellen (Teil 27 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Cookie-Banner und Datenschutzerklärung der Website einrichten (Teil 25 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Die jährliche Datenschutzschulung durchführen (Teil 24 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Einwilligungen einholen und digital unterzeichnen lassen (Teil 23 der Reihe DSGVO-Dokumentation)
Zurück zu den Kurzanleitungen