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Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit vereinbaren (Teil 18 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Teil 18 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": mit einem Händlerverband eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit anlegen, Prozessschritte zuordnen, die Rückmeldung des Partners einholen, unterzeichnen lassen und mit dem Verzeichnis verknüpfen.

Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video vereinbaren Sie in preeco | datenschutz eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit einem Partner, vom Vertrag bis zur Unterschrift. Kaltenbach und ein Händlerverband veranstalten zusammen Probefahrt-Tage. Wer ist für die Daten der Teilnehmer verantwortlich? Legen zwei Unternehmen Zweck und Mittel einer Verarbeitung zusammen fest, sind sie gemeinsam verantwortlich. Sie vereinbaren, wer welche Pflicht erfüllt. Im Verzeichnis steht der Verband als gemeinsam Verantwortlicher. Und im Reiter Beziehungen fehlt der Vertrag dazu. Diese Verträge finden Sie unter Verträge, neben den Verträgen zur Auftragsverarbeitung. Bezeichnung und Organisation genügen zum Anlegen. Der erste Vertragspartner ist Kaltenbach selbst. Den Verband laden Sie aus den Kontakten. Lea sucht den Radfachhandel Südbaden und übernimmt den Kontakt. An diese Adresse gehen später der Vertrag zur Abstimmung und die Bitte um Unterschrift. Der Verband steht jetzt unter Weitere Vertragspartner. Lea speichert. Der Vertragstext ist in Kapitel gegliedert, wie beim Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Hier steht zum Beispiel, wer die Teilnehmer informiert und wer Anfragen beantwortet. Am deutlichsten wird die Aufteilung in den Prozessschritten. Die Anmeldung läuft über die Website des Verbands. Dafür ist der Verband verantwortlich. Die Probefahrten selbst finden in den Stores von Kaltenbach statt. Für Fragen der Teilnehmer gibt es eine Ansprechpartnerin: Lea Brandner. Betroffene können ihre Rechte bei jedem der Verantwortlichen geltend machen, ganz gleich, was der Vertrag regelt. Bevor unterschrieben wird, holt Lea die Rückmeldung des Verbands ein. Der Verband bekommt den Vertrag per E-Mail. In der E-Mail steht ein Link. Ein Konto in preeco braucht der Verband dafür nicht. Carla Wehrle vom Verband liest den Vertrag. Sie bittet darum, die Anmeldedaten gleich nach dem Event zu löschen. Die Rückmeldung steht im Vertrag unter Feedback der Vertragspartner. Lea passt das Kapitel Laufzeit von Hand an. Eine automatische Übernahme gibt es bei diesem Vertrag nicht. Jetzt die Unterschrift. Lea kann selbst unterzeichnen oder die Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person anfordern. Für Kaltenbach unterschreibt die Geschäftsführerin Hanna Kaltenbach. Sie bekommt einen Link per E-Mail. Sie unterzeichnet auf dieser Seite. Danach geht der Vertrag an den Verband. Carla Wehrle unterzeichnet für den Verband. Der Vertrag ist unterzeichnet. Die Verbindung zum Verzeichnis hat preeco schon hergestellt, als Lea den Verband gespeichert hat. Der Name stimmt mit dem Empfänger überein. In der Verarbeitungstätigkeit ist die Lücke geschlossen. Die Teilnehmer erfahren das Wesentliche der Vereinbarung über ihre Datenschutzhinweise. Das Wesentliche der Vereinbarung muss den Betroffenen zur Verfügung stehen. Klären Sie zuerst die Prozessschritte, dann den Vertragstext. Am Ablauf sieht man leichter, wer wofür verantwortlich ist. Im nächsten Teil wechselt Kaltenbach die Rolle und verarbeitet selbst Daten im Auftrag seiner Händler.

Die Velomanufaktur Kaltenbach veranstaltet zusammen mit dem Radfachhandel Südbaden e.V. Probefahrt-Tage. Der Verband nimmt die Anmeldungen über seine Website an, die Probefahrten finden in den Stores von Kaltenbach statt. Beide legen gemeinsam fest, wofür und wie die Daten der Teilnehmenden verarbeitet werden. In diesem Teil vereinbart Lea Brandner in preeco | datenschutz die gemeinsame Verantwortlichkeit mit dem Verband, holt seine Rückmeldung ein und lässt den Vertrag unterzeichnen. Dieser Artikel ist Teil 18 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".

Voraussetzungen

  • Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
  • Die Verarbeitungstätigkeit ist im Verzeichnis erfasst, mit dem Partner als Datenempfänger vom Typ "Gemeinsam Verantwortlicher" (Teil 05 der Reihe).
  • Der Partner steht in Ihren Kontakten, mit einer E-Mail-Adresse (Teil 01 der Reihe).

Worum es geht

Legen zwei Unternehmen Zweck und Mittel einer Verarbeitung gemeinsam fest, sind sie gemeinsam verantwortlich. Sie legen in einer Vereinbarung fest, wer welche Pflicht nach der DSGVO erfüllt (Art. 26 Abs. 1 DSGVO). Das Wesentliche dieser Vereinbarung muss den Betroffenen zur Verfügung stehen (Art. 26 Abs. 2 DSGVO). Betroffene können ihre Rechte bei jedem der Verantwortlichen geltend machen, ganz gleich, was die Vereinbarung regelt (Art. 26 Abs. 3 DSGVO).

In der Verarbeitungstätigkeit zeigt der Reiter Beziehungen unter Vertragsbeziehungen für einen solchen Empfänger "Fehlend", solange kein Vertrag erfasst ist.

Den Vertrag anlegen

  1. Öffnen Sie im Menü Verträge den Punkt Verträge zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit.
  2. Klicken Sie auf Neu und Vertrag zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit erstellen. Geben Sie eine Bezeichnung ein, wählen Sie unter Zugehörigkeit die Organisation und klicken Sie auf Erstellen.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten. Unter Vertragspartner wählen Sie als Vertragspartner 1 Ihr eigenes Unternehmen.
  4. Bei Weitere Vertragspartner klicken Sie auf Neu, öffnen Aktionen und wählen Aus Kontakten laden. Wählen Sie den Kontakt und klicken Sie auf Kontakt übernehmen. Prüfen Sie die E-Mail für Dokumentenzusendung: An diese Adresse gehen später der Vertrag zur Abstimmung und die Bitte um Unterschrift. Klicken Sie auf Übernehmen und dann auf Speichern.

Stimmen Unternehmen und Name des Vertragspartners mit dem Datenempfänger in der Verarbeitungstätigkeit überein, ordnet preeco den Vertrag beim Speichern von selbst zu. Unter Vertragsbeziehungen steht dann die Herkunft "Automatisch". Weicht die Schreibweise ab, verknüpfen Sie den Vertrag im Reiter Beziehungen über Neu von Hand.

Vertragstext und Prozessschritte

  1. Unter Textinhalt gliedern Sie den Vertrag in Kapitel, wie beim Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Bei Kaltenbach regelt das Kapitel Informationspflichten, dass der Verband die Teilnehmenden bei der Anmeldung informiert und Kaltenbach die Anfragen beantwortet.
  2. Unter Prozessschritte und Verantwortlichkeiten legen Sie über Neu jeden Schritt an: Name des Prozessschrittes, Beschreibung, betroffene Personen, Datenkategorien, Rechtsgrundlage, die Verantwortliche Partei und die Primäre:r Ansprechpartner:in für den Datenschutz.

Bei Kaltenbach ist der Verband für die Anmeldung über seine Website verantwortlich. Für die Probefahrt im Store, die Nachbereitung und die Anfragen von Betroffenen ist Kaltenbach verantwortlich, Ansprechpartnerin ist Lea Brandner.

Rückmeldung des Partners einholen

  1. Öffnen Sie in der Detailansicht Aktionen und wählen Sie Feedback von Vertragspartner einholen.
  2. Haken Sie den Vertragspartner an, schreiben Sie eine Optionale Nachricht und klicken Sie auf Absenden.
  3. Der Partner bekommt eine E-Mail mit einem Link. Ein Konto in preeco braucht er nicht. Auf der verlinkten Seite liest er den Vertrag und schreibt seine Rückmeldung.
  4. Die Rückmeldung steht im Vertrag unter Feedback der Vertragspartner.

Eine automatische Übernahme gibt es bei diesem Vertrag nicht. Bei Kaltenbach bittet der Verband darum, die Anmeldedaten gleich nach dem jeweiligen Probefahrt-Tag zu löschen. Lea öffnet unter Bearbeiten und Textinhalt das Kapitel Laufzeit, ändert den Text, klickt auf Übernehmen und speichert.

Unterschreiben lassen

  1. Klicken Sie in der Detailansicht auf Unterzeichnen. Unter Art der Unterzeichnung wählen Sie Selbst unterzeichnen oder Unterschrift von zeichnungsberechtigter Person anfordern.
  2. Fordern Sie die Unterschrift an, geben Sie die E-Mail der zeichnungsberechtigten Person und eine Optionale Nachricht ein und klicken Sie auf Versenden. Bei Kaltenbach unterschreibt die Geschäftsführerin Hanna Kaltenbach.
  3. Die zeichnungsberechtigte Person gibt auf der verlinkten Seite Ort, Name und Position ein, unterschreibt mit Maus oder Touchpad und klickt auf Absenden. Danach geht der Vertrag per E-Mail an die Vertragspartner.
  4. Der Partner unterzeichnet auf seiner Seite ebenso. Der Vertrag hat dann den Status Unterzeichnet.

Das Wesentliche für die Betroffenen

In der Informationspflicht, bei Kaltenbach "Datenschutzhinweise Probefahrt-Tage", gibt es den Abschnitt Zusätzliche Informationen für Gemeinsame Verantwortlichkeiten. Dort wählen Sie den Vertrag, übernehmen auf Wunsch die Verantwortlichen und die Prozessschritte aus dem Vertrag und ergänzen das Wesentliche der Vereinbarung. Die Vorschau zeigt, was die Teilnehmenden lesen.

So machen es Praktiker

Klären Sie zuerst die Prozessschritte, dann den Vertragstext. Am Ablauf sieht man leichter, wer wofür verantwortlich ist.

Nächster Schritt

Im nächsten Teil wechselt Kaltenbach die Rolle und verarbeitet selbst Daten im Auftrag seiner Händler.

Alle Teile der Reihe

← Teil 17: Drittlandtransfer prüfen · Teil 19: Kaltenbach als Auftragsverarbeiter →

  1. Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen
  2. Teil 1: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte
  3. Teil 2: Systeme erfassen
  4. Teil 3: Datenfelder und Datenflüsse
  5. Teil 4: TOMs nach Art. 32
  6. Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit
  7. Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen
  8. Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen
  9. Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14
  10. Teil 9: Veröffentlichen
  11. Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen
  12. Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen
  13. Teil 12: Schutzbedarf ermitteln
  14. Teil 13: Löschkonzept und Löschklassen
  15. Teil 14: Löschregeln und Durchführer
  16. Teil 15: DSFA: Kontext und Risiken
  17. Teil 16: DSFA: Maßnahmen und Bericht
  18. Teil 17: Drittlandtransfer prüfen
  19. Teil 18: Gemeinsame Verantwortlichkeit (dieser Artikel)
  20. Teil 19: Kaltenbach als Auftragsverarbeiter
  21. Teil 20: Betroffenenanfrage bearbeiten
  22. Teil 21: Vorfall erfassen und melden
  23. Teil 22: Aus einem Vorfall lernen
  24. Teil 23: Einwilligungen einholen
  25. Teil 24: Datenschutzschulung durchführen
  26. Teil 25: Cookie-Banner und Datenschutzerklärung
  27. Teil 26: Wiedervorlagen, Aufgaben, Workflows
  28. Teil 27: Anfrage der Aufsichtsbehörde

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

Weitere Kurzanleitungen

Unterlagen für eine Anfrage der Aufsichtsbehörde zusammenstellen (Teil 27 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Wiedervorlagen, Aufgaben und Status-Workflows im Alltag (Teil 26 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Cookie-Banner und Datenschutzerklärung der Website einrichten (Teil 25 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Die jährliche Datenschutzschulung durchführen (Teil 24 der Reihe DSGVO-Dokumentation)
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