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Eine Datenpanne als Vorfall erfassen und melden (Teil 21 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Eine Datenpanne als Vorfall erfassen und melden (Teil 21 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Teil 21 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": den Verlust eines Werkstatt-Tablets als Vorfall erfassen, Zeitpunkte und Beurteilung festhalten, die Erstmeldung aus einer Vorlage erstellen, die Meldefrist eintragen und eine Folgemeldung nachreichen.

Letzte Aktualisierung: 06.11.2026

Transkript des Videos

In diesem Video erfassen Sie in preeco | datenschutz einen Vorfall, bewerten ihn und dokumentieren die Meldung an die Aufsichtsbehörde. Freitagmorgen im Store Karlsruhe: Ein Werkstatt-Tablet ist weg. Was jetzt? Für die Meldung an die Aufsichtsbehörde nennt die DSGVO 72 Stunden ab Kenntnis der Verletzung. Ausgenommen sind Fälle, in denen ein Risiko für die Betroffenen unwahrscheinlich ist. In preeco heißen solche Ereignisse Vorfälle. Sie finden sie unter Auskünfte und Vorfälle. Lea legt den Vorfall sofort an, auch wenn noch nicht alles bekannt ist. Eine Bezeichnung genügt. Zugeordnet wird der Vorfall der GmbH und dem Store Karlsruhe. Der Vorfall hat feste Abschnitte, von den Zeitpunkten bis zu den Meldungen. Wir gehen sie der Reihe nach durch. Auf dem Tablet war der Werkstattplaner geöffnet. Betroffen sind also die Werkstattaufträge. Zwei Zeitpunkte zählen: wann das Tablet vermutlich verloren ging, und wann es jemand bemerkt hat. Die Frist beginnt, wenn Sie von der Verletzung erfahren, nicht wenn sie passiert. Halten Sie den Zeitpunkt der Feststellung deshalb genau fest. Unter Beteiligte steht zuerst der Verantwortliche. Lea übernimmt ihn aus der Organisation. Sie wählt die GmbH. Firma, Geschäftsführung und Anschrift stehen jetzt im Formular. Die Store-Leitung als Meldender kommt aus den Kontakten. Ebenso Thomas Wendler, der Datenschutzbeauftragte. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz in Baden-Württemberg. Lea lädt ihn ebenfalls aus den Kontakten. Anschrift und Kontaktdaten der Behörde stehen damit im Vorfall. In der Beschreibung steht, was passiert ist und wie Kaltenbach davon erfahren hat. Dazu die wahrscheinlichen Folgen und wie viele Personen betroffen sind: Kundinnen und Kunden mit offenen Werkstattaufträgen. Die KI kann die Beschreibung ergänzen, zum Beispiel um beitragende Faktoren. Der Dialog sagt, dass die Angaben des Vorfalls an die KI gehen und dass Lea das Ergebnis vor dem Speichern prüft. Die KI schreibt ihre Vorschläge direkt ins Formular. Hier wiederholt sie vor allem, was Lea schon geschrieben hat. Lea löscht die Wiederholungen. Die beitragenden Faktoren und die vorgeschlagenen Datenkategorien behält sie. In der Beurteilung legt Lea fest, auf welcher Grundlage gemeldet wird: eine Meldung an die Aufsichtsbehörde. Die Begründung: Das Tablet ist verschlüsselt, aber der Werkstattplaner war angemeldet. Ein Zugriff lässt sich nicht ausschließen. Ob gemeldet wird, entscheidet Kaltenbach zusammen mit dem Datenschutzbeauftragten. preeco hält die Entscheidung und ihre Gründe fest. Für die Einstufung fehlt eine passende Kategorie. Einen Verlust von Geräten gibt es in der Liste nicht. Über Bearbeiten pflegt Lea die Vorfallkategorien. Sie legt die neue an: Physischer Verlust. Die Kategorie steht danach für alle künftigen Vorfälle bereit. Dazu der Schweregrad und welches Schutzziel verletzt ist, hier die Vertraulichkeit. Dann speichert Lea. Jetzt die Meldung. Unter Meldungen legt Lea eine neue an. Sie wählt die Vorlage für die Erstmeldung an die Aufsichtsbehörde. Der Typ stellt sich passend ein. Die Vorlage bringt den Aufbau der Meldung mit. Platzhalter in geschweiften Klammern stehen für Angaben aus dem Vorfall. Die Vorschau setzt diese Angaben ein. Wo eckige Klammern stehen, fehlt noch etwas. Diese Lücken füllt Lea im Inhalt selbst, etwa die betroffenen Datenkategorien. Die Meldefrist trägt Lea selbst ein: Feststellung am Freitag um halb neun, Frist also Montag um halb neun. preeco rechnet sie nicht aus. Solange die Meldung nicht gesendet ist, steht dort: Frist läuft noch. Gemeldet wird über das Online-Formular der Behörde, nicht aus preeco heraus. Danach setzt Lea den Status auf Gesendet und trägt den Zeitpunkt ein. Jetzt vergleicht preeco die beiden Zeiten. Das Abzeichen zeigt: fristgerecht gemeldet. Steht noch nicht alles fest, erlaubt die DSGVO, Informationen schrittweise nachzureichen. Noch am Freitag steht fest: Das Tablet wurde aus der Ferne gelöscht, im Werkstattplaner gab es keinen fremden Zugriff. Für die Folgemeldung wählt Lea die passende Vorlage und trägt die neuen Erkenntnisse ein. Beide Meldungen stehen jetzt im Vorfall, mit Typ, Status und Fristenstatus. Die Folgemeldung ist noch ein Entwurf. Den ganzen Vorfall laden Sie als PDF herunter, etwa für die Geschäftsführung. Vorher wählen Sie die Organisation, für die das Dokument gilt. Die DSGVO verlangt, jede Verletzung zu dokumentieren, auch eine, die nicht gemeldet wird. So kann die Aufsicht die Entscheidung nachvollziehen. Legen Sie den Vorfall in der ersten Stunde an, mit dem wenigen, was Sie wissen. Den Rest ergänzen Sie, sobald er feststeht. Im nächsten Teil lernt Kaltenbach aus dem Vorfall: neue Maßnahmen und ein Formular, über das Beschäftigte Vorfälle melden.

Im Store Karlsruhe der Velomanufaktur Kaltenbach fehlt am Freitagmorgen ein Werkstatt-Tablet, auf dem der Werkstattplaner angemeldet war. In diesem Teil erfasst Lea Brandner den Vorfall in preeco | datenschutz: betroffene Verarbeitungstätigkeit, Zeitpunkte, Beteiligte, Beschreibung mit KI-Unterstützung, Beurteilung und Einstufung. Danach dokumentiert sie die Erstmeldung an die Aufsichtsbehörde und eine Folgemeldung. Dieser Artikel ist Teil 21 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".

Voraussetzungen

Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist gepflegt (Teil 05 bis 07 der Reihe).
Die zuständige Aufsichtsbehörde und Ihr Datenschutzbeauftragter stehen in den Kontakten (Teil 01).
Für die KI-Aktionen: Die KI ist für Ihr Team eingerichtet und Ihre Rolle darf sie nutzen.

Worum es geht

Für die Meldung einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die Aufsichtsbehörde nennt die DSGVO 72 Stunden ab Kenntnis der Verletzung. Ausgenommen sind Fälle, in denen ein Risiko für die Betroffenen unwahrscheinlich ist (Art. 33 Abs. 1 DSGVO). Informationen dürfen schrittweise nachgereicht werden (Art. 33 Abs. 4 DSGVO), und jede Verletzung ist zu dokumentieren, auch eine, die nicht gemeldet wird (Art. 33 Abs. 5 DSGVO). Ob gemeldet wird, entscheidet Ihr Unternehmen zusammen mit dem Datenschutzbeauftragten. preeco hält die Entscheidung und ihre Gründe fest.

Den Vorfall anlegen

Öffnen Sie im Menü Auskünfte und Vorfälle den Punkt Vorfälle.
Wählen Sie Neu und Vorfall erstellen. Eine Bezeichnung genügt. Unter Zugehörigkeit ordnen Sie den Vorfall zu, bei Kaltenbach der GmbH und dem Store Karlsruhe. Klicken Sie auf Erstellen.
Der Vorfall hat feste Abschnitte, von Zeitpunkte bis Meldungen. Klicken Sie auf Bearbeiten, um sie auszufüllen.

Was passiert ist

Unter Betroffene Verarbeitungstätigkeiten und Datenfelder wählen Sie die betroffenen Verarbeitungstätigkeiten, hier die Werkstattaufträge.
Unter Zeitpunkte tragen Sie den Zeitpunkt der Feststellung des Vorfalls und den Geschätzten Zeitpunkt des Vorfalls ein. Die Frist beginnt mit der Kenntnis, nicht mit dem Ereignis; halten Sie die Feststellung deshalb genau fest.
Unter Beteiligte füllen Sie jeden Block über das Menü rechts: Beim Verantwortlichen übernimmt Oben ausgefüllte Organisationseinheit übernehmen Firma, Geschäftsführung und Anschrift. Meldender, Datenschutzbeauftragter und Zuständige Aufsichtsbehörde laden Sie mit Aus Kontakten laden.
Unter Beschreibung beschreiben Sie den Vorfall, wie Sie davon erfahren haben, die wahrscheinlichen Folgen und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze.
Über KI-Aktionen und Beschreibung ergänzen ergänzt die KI den Abschnitt, etwa um Beitragende Faktoren und Datenkategorien. Die Ergänzungen landen im Formular. Prüfen Sie sie vor dem Speichern und löschen Sie, was nicht stimmt oder nur wiederholt, was schon dasteht.

Beurteilen und einstufen

Unter Beurteilung wählen Sie bei Rechtsgrundlage der Meldung die passende Grundlage, für eine Meldung an die Aufsichtsbehörde "DSGVO Art. 33 Abs. 1". Unter Begründung halten Sie fest, warum Sie melden oder nicht melden.
Unter Einstufung wählen Sie die Kategorie. Fehlt eine passende, klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Feld, dann in Vorfallkategorien auf Neu. Die neue Kategorie, bei Kaltenbach "Physischer Verlust", steht danach für alle Vorfälle bereit.
Setzen Sie den Schweregrad und die verletzten Schutzziele und klicken Sie auf Speichern.

Die Meldung dokumentieren

Unter Meldungen klicken Sie auf Neu.
Wählen Sie eine Vorlage, etwa "Erstmeldung an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 Abs. 1 DSGVO)". Der Typ stellt sich passend ein. Platzhalter in geschweiften Klammern füllt preeco aus den gespeicherten Angaben des Vorfalls; das Ergebnis zeigt die Vorschau. Stellen in eckigen Klammern ergänzen Sie selbst.
Tragen Sie die Meldefrist ein. preeco rechnet sie nicht aus. Bei einer Feststellung am Freitag um 8:30 Uhr setzte Lea Montag, 8:30 Uhr.
Setzen Sie den Status auf Entwurf und klicken Sie auf Erstellen. Der Fristenstatus zeigt "Frist läuft noch".
Die Meldung selbst senden Sie auf dem Weg, den die Behörde vorsieht, zum Beispiel über ihr Online-Formular. preeco versendet sie nicht. Danach öffnen Sie die Meldung, klicken auf Bearbeiten, setzen den Status auf Gesendet und tragen Gesendet am ein. Liegt der Zeitpunkt vor der Meldefrist, zeigt der Fristenstatus "Fristgerecht gemeldet".

Informationen nachreichen

Öffnen Sie die gesendete Meldung und wählen Sie unter Aktionen den Punkt Folgemeldung erstellen. Das Formular startet leer.
Wählen Sie die Vorlage "Folgemeldung an die Aufsichtsbehörde (Art. 33 Abs. 4 DSGVO)" und tragen Sie die neuen Erkenntnisse ein. Bei Kaltenbach: Das Tablet wurde aus der Ferne gelöscht, im Werkstattplaner gab es keinen fremden Zugriff.
Beide Meldungen stehen danach im Vorfall, mit Typ, Status und Fristenstatus.

Den ganzen Vorfall laden Sie über Aktionen und Download als PDF herunter. Vorher wählen Sie die Organisation, für die das Dokument gilt.

So machen es Praktiker

Legen Sie den Vorfall in der ersten Stunde an, mit dem wenigen, was Sie wissen. Den Rest ergänzen Sie, sobald er feststeht.

Nächster Schritt

Im nächsten Teil, Teil 22, lernt Kaltenbach aus dem Vorfall: neue Maßnahmen und ein Formular, über das Beschäftigte Vorfälle melden.

Alle Teile der Reihe

← Teil 20: Betroffenenanfrage bearbeiten · Teil 22: Aus einem Vorfall lernen →

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

Weitere Kurzanleitungen

Unterlagen für eine Anfrage der Aufsichtsbehörde zusammenstellen (Teil 27 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Wiedervorlagen, Aufgaben und Status-Workflows im Alltag (Teil 26 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Cookie-Banner und Datenschutzerklärung der Website einrichten (Teil 25 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Die jährliche Datenschutzschulung durchführen (Teil 24 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Passende Glossarbegriffe

Aufsichtsbehörde

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