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Unterlagen für eine Anfrage der Aufsichtsbehörde zusammenstellen (Teil 27 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Teil 27 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": für eine Anfrage der Aufsichtsbehörde eine Verfahrensakte und einen Statusbericht erstellen, Revisionen vergleichen, alle Dokumente als ZIP exportieren und auf die ganze Reihe zurückblicken.

Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video stellen Sie in preeco | datenschutz zusammen, was eine Aufsichtsbehörde sehen will: Berichte, Exporte und Revisionen. Der letzte Teil der Reihe: Ein Brief vom Landesbeauftragten für den Datenschutz. Was kann Kaltenbach vorlegen? Ein Kunde hat sich über die Diebstahlortung der App beschwert. Die Behörde bittet um den Eintrag im Verzeichnis, die Risikobewertung und die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Wer Daten verarbeitet, arbeitet mit der Aufsichtsbehörde zusammen und stellt ihr auf Anfrage die nötigen Informationen bereit. Lea beginnt unter Reporting bei den Berichten. Mit Neu stellt preeco Unterlagen zusammen. Lea wählt die Abteilung IT, zu der die Ortung gehört. Typ Verfahrensakte: Sie bündelt alles zu einer Verarbeitungstätigkeit, hier zur Diebstahlortung. Nach dem Erstellen liegt die Akte als Word-Datei zum Download bereit. Darin stehen der Eintrag im Verzeichnis, die Einschätzung zur Folgenabschätzung, die Systeme und am Ende die Freigaben. Genau dafür hat Kaltenbach die Dokumente miteinander verknüpft. Jetzt kommt alles in einer Akte heraus. Für den Überblick gibt es den Statusbericht, hier für die ganze GmbH. Das Startdatum gilt für Aktivitäten und Aufgaben. Für jeden Dokumententyp eine Tabelle: Was ist freigegeben, was ist noch in Bearbeitung, wann steht die nächste Wiedervorlage an? Den Statusbericht kann preeco regelmäßig erstellen, hier jedes Quartal. Lea wird benachrichtigt, sobald er da ist. Die Behörde fragt auch, was sich an der Ortung seit der Folgenabschätzung geändert hat. Lea öffnet die Revisionen. Sie hakt die erste und die aktuelle Revision an und lässt sich die Unterschiede zeigen. Rot der alte Stand, grün der neue: Geortet wird jetzt erst nach einer geprüften Diebstahlmeldung. Und Standortverläufe sieht nur noch, wer eine dokumentierte Freigabe hat. Beides kommt aus der Folgenabschätzung. Revisionen zeigen, wer wann welchen Stand freigegeben hat. So können Sie belegen, wie die Dokumentation zu einem Zeitpunkt aussah. Die Folgenabschätzung aus Staffel 2 lädt Lea über Aktionen als PDF herunter. Darin steht auch der Standpunkt des Datenschutzbeauftragten: Das Restrisiko hält er für vertretbar. Und wer das ganze Verzeichnis sehen will, bekommt es wie in Teil 7 als Download. Manchmal will jemand alles auf einmal sehen, etwa ein Prüfer vor Ort. Dafür gibt es unter Einstellungen die Dokumentenexporte. Beschreibung, Organisation und Format, PDF oder Word. preeco packt die Dokumente der GmbH in eine ZIP-Datei. Ist sie fertig, kommt eine E-Mail. Zum Download bleibt sie zwei Tage. Darin liegen die Dokumente einzeln, in Ordnern nach Typ: Maßnahmen, Verträge, die Folgenabschätzung und mehr. Antworten Sie der Behörde mit dem, was sie gefragt hat. Den Export brauchen Sie für den Prüfer vor Ort, nicht für jeden Brief. Gehen Sie einmal im Jahr so vor, als hätte die Behörde geschrieben. Was Sie dann nicht in einer Stunde zusammenstellen können, ist die nächste Aufgabe. In Staffel 1 hat Kaltenbach das Fundament gelegt: Systeme, Schutzmaßnahmen, das Verzeichnis, Informationspflichten und Verträge. In Staffel 2 kamen Schutzbedarf, Löschkonzept, Folgenabschätzung und Drittlandtransfer dazu, und Kaltenbach als Auftragsverarbeiter für seine Händler. Und in Staffel 3 der Alltag: Anfragen, Vorfälle, Einwilligungen, Schulungen, die Website und die jährliche Prüfung. So sieht die Datenschutzdokumentation von Kaltenbach heute aus. Lea hat sie mit ihrem Team aufgebaut, die KI hat Entwürfe geliefert. Die KI schreibt Entwürfe. Prüfen, entscheiden und freigeben tun Menschen, bei Kaltenbach Lea und Thomas Wendler. Ihre DSGVO-Dokumentation mit preeco | datenschutz, mit KI und Ihrem Team.

Ein Kunde hat sich beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg über die Diebstahlortung der App "Kaltenbach Ride" beschwert. Die Behörde bittet die Velomanufaktur Kaltenbach um den Eintrag im Verzeichnis, die Risikobewertung und die technischen und organisatorischen Maßnahmen. In diesem Teil sehen Sie, wie Sie in preeco | datenschutz eine Verfahrensakte und einen Statusbericht erstellen, Revisionen vergleichen, die Folgenabschätzung und das Verzeichnis herunterladen und alle Dokumente einer Organisation als ZIP-Datei exportieren. Dieser Artikel ist Teil 27 und der letzte Teil der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".

Voraussetzungen

  • Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
  • Dokumentenexporte erstellen Sie als Administrator:in in den Einstellungen.

Worum es geht

Wer Daten verarbeitet, arbeitet mit der Aufsichtsbehörde zusammen und stellt ihr auf Anfrage das Verzeichnis und die nötigen Informationen bereit (Art. 31 und Art. 30 Abs. 4 DSGVO). Je besser Ihre Dokumente miteinander verknüpft sind, desto schneller haben Sie die Unterlagen beisammen.

Eine Verfahrensakte erstellen

  1. Öffnen Sie Reporting › Berichte und klicken Sie im Bereich Berichte auf Neu.
  2. Geben Sie eine Bezeichnung ein und wählen Sie die Organisation, zu der die Verarbeitungstätigkeit gehört (bei Kaltenbach die Abteilung IT).
  3. Wählen Sie als Typ die Verfahrensakte und darunter die Verarbeitungstätigkeit, hier "Diebstahlortung Kaltenbach Ride". Klicken Sie auf Erstellen.
  4. Auf der Seite des Berichts laden Sie die Akte mit Download als Word-Datei herunter.

Die Verfahrensakte enthält den Eintrag im Verzeichnis (Zweck, Rechtsgrundlage, betroffene Personen, Datenkategorien, Empfänger, Löschfristen, TOMs), die Zuständigkeiten, die Einschätzung zur Datenschutz-Folgenabschätzung mit der Schwellwert-Analyse, die verwendeten Systeme und Speicherorte und am Ende die Freigabeprotokolle.

Einen Statusbericht erstellen und planen

  1. Klicken Sie unter Berichte erneut auf Neu, wählen Sie die Organisation und als Typ den Statusbericht. Das Startdatum gilt für Aktivitäten und Aufgaben. Klicken Sie auf Erstellen.
  2. Der Statusbericht enthält für jeden Dokumententyp eine Tabelle mit Dokumenten-ID, Status, letzter Revision, Wiedervorlage und Aufgaben.
  3. Für regelmäßige Berichte klicken Sie im Bereich Geplante Berichte auf Neu, geben Bezeichnung und Organisation ein und speichern. Auf der Seite des geplanten Berichts öffnen Sie Bearbeiten und legen Status (Aktiv), Typ, Erste Ausführung, Wiederholung (zum Beispiel Vierteljährlich) und den Benachrichtigten Benutzer fest.

Revisionen vergleichen

  1. Öffnen Sie die Verarbeitungstätigkeit und den Reiter Revisionen. Jede Freigabe hat eine eigene Revision.
  2. Haken Sie zwei Revisionen an und wählen Sie Aktionen › Unterschiede anzeigen.
  3. Unter Revisionen vergleichen ist Entferntes rot und Hinzugefügtes grün markiert. Bei Kaltenbach zeigt der Vergleich, dass nach der Folgenabschätzung erst nach einer geprüften Diebstahlmeldung geortet wird und Standortverläufe nur mit dokumentierter Freigabe einsehbar sind.

Revisionen zeigen, wer wann welchen Stand freigegeben hat. So können Sie belegen, wie die Dokumentation zu einem Zeitpunkt aussah.

Folgenabschätzung und Verzeichnis herunterladen

  • Die Datenschutz-Folgenabschätzung laden Sie über Aktionen › Download als PDF herunter. Das PDF enthält auch den Standpunkt des Datenschutzbeauftragten.
  • Das ganze Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erhalten Sie in der Liste der Verarbeitungstätigkeiten über Verzeichnis herunterladen (siehe Teil 7).

Alle Dokumente exportieren

  1. Öffnen Sie Einstellungen › Dokumentenexporte und klicken Sie auf Neu.
  2. Geben Sie eine Beschreibung ein, wählen Sie die Organisation und das Dateiformat (PDF oder DOCX) und klicken Sie auf Erstellen.
  3. preeco erstellt eine ZIP-Datei mit einem Ordner je Dokumententyp und schickt Ihnen eine E-Mail, sobald sie fertig ist. Die Datei steht zwei Tage zum Download bereit.

Antworten Sie der Behörde mit dem, was sie gefragt hat. Den Export brauchen Sie für eine Prüfung vor Ort, nicht für jeden Brief.

So machen es Praktiker

Gehen Sie einmal im Jahr so vor, als hätte die Behörde geschrieben. Was Sie dann nicht in einer Stunde zusammenstellen können, ist die nächste Aufgabe.

Die Reihe im Rückblick

In Staffel 1 hat Kaltenbach das Fundament gelegt: Systeme, Schutzmaßnahmen, das Verzeichnis, Informationspflichten und Verträge. In Staffel 2 kamen Schutzbedarf, Löschkonzept, Folgenabschätzung und Drittlandtransfer dazu, und Kaltenbach als Auftragsverarbeiter für seine Händler. In Staffel 3 folgte der Alltag: Anfragen, Vorfälle, Einwilligungen, Schulungen, die Website und die jährliche Prüfung. Die KI hat Entwürfe geliefert, geprüft, entschieden und freigegeben haben Lea Brandner und ihr Team.

Wenn Sie selbst neu beginnen, starten Sie mit dem Auftakt der Reihe.

Alle Teile der Reihe

← Teil 26: Wiedervorlagen, Aufgaben, Workflows

  1. Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen
  2. Teil 1: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte
  3. Teil 2: Systeme erfassen
  4. Teil 3: Datenfelder und Datenflüsse
  5. Teil 4: TOMs nach Art. 32
  6. Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit
  7. Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen
  8. Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen
  9. Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14
  10. Teil 9: Veröffentlichen
  11. Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen
  12. Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen
  13. Teil 12: Schutzbedarf ermitteln
  14. Teil 13: Löschkonzept und Löschklassen
  15. Teil 14: Löschregeln und Durchführer
  16. Teil 15: DSFA: Kontext und Risiken
  17. Teil 16: DSFA: Maßnahmen und Bericht
  18. Teil 17: Drittlandtransfer prüfen
  19. Teil 18: Gemeinsame Verantwortlichkeit
  20. Teil 19: Kaltenbach als Auftragsverarbeiter
  21. Teil 20: Betroffenenanfrage bearbeiten
  22. Teil 21: Vorfall erfassen und melden
  23. Teil 22: Aus einem Vorfall lernen
  24. Teil 23: Einwilligungen einholen
  25. Teil 24: Datenschutzschulung durchführen
  26. Teil 25: Cookie-Banner und Datenschutzerklärung
  27. Teil 26: Wiedervorlagen, Aufgaben, Workflows
  28. Teil 27: Anfrage der Aufsichtsbehörde (dieser Artikel)

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

Weitere Kurzanleitungen

Wiedervorlagen, Aufgaben und Status-Workflows im Alltag (Teil 26 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Cookie-Banner und Datenschutzerklärung der Website einrichten (Teil 25 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Die jährliche Datenschutzschulung durchführen (Teil 24 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Einwilligungen einholen und digital unterzeichnen lassen (Teil 23 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Passende Glossarbegriffe

Aufsichtsbehörde
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