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Einwilligungen einholen und digital unterzeichnen lassen (Teil 23 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Teil 23 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": eine Einwilligungserklärung für Mitarbeiterfotos anlegen, sie für mehrere Beschäftigte duplizieren und digital unterschreiben lassen und einen Widerruf festhalten.

Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video holen Sie in preeco | datenschutz Einwilligungen ein und lassen sie digital unterschreiben. Kaltenbach will auf der Karriereseite echte Mitarbeitende zeigen. Dafür braucht es ihre Einwilligung. Eine Einwilligung muss freiwillig sein. Wer nicht mitmacht, darf keinen Nachteil haben, und jede Einwilligung lässt sich widerrufen. Einwilligungen finden Sie unter Verträge, Einwilligungserklärungen. Lea legt eine Vorlage für den Store Freiburg an: Neu, Einwilligungserklärung erstellen. Bezeichnung und Zugehörigkeit genügen zum Anlegen. Alles andere füllt Lea danach unter Bearbeiten aus. Die persönlichen Daten bleiben in der Vorlage leer. Sie kommen später für jede Person einzeln dazu. Unter Benachrichtigung nach Unterzeichnung steht schon Lea. Sie bekommt nach jeder Unterschrift das Dokument als PDF. Der Einleitungstext sagt in zwei Sätzen, worum es geht: Fotos und Vorname auf der Karriereseite. Die Abschnitte unter Textinhalt beschreiben Zweck, Freiwilligkeit, Widerruf und wie lange die Fotos bleiben. Dazu verknüpft Lea die Informationspflicht für Beschäftigte. Verantwortlich ist die GmbH. Der Widerruf muss so einfach sein wie die Einwilligung. Eine E-Mail an die Personalabteilung genügt. Die Vorschau zeigt das Dokument so, wie die Mitarbeitenden es sehen. Unten unterschreiben sie. Schreiben Sie die Einwilligung so, dass jemand ohne Jurakenntnisse versteht, wozu er Ja sagt. Fünf Mitarbeitende aus Freiburg sollen unterschreiben. Dafür muss Lea das Dokument nicht fünfmal anlegen: Duplizieren und Unterschriften anfordern. Sie sucht die fünf in den Kontakten und wählt sie aus. Jede Person bekommt ihre eigene Kopie. Eine kurze Nachricht dazu, und die Links gehen raus. In der Liste steht jetzt für jede Person eine eigene Kopie, mit ihrem Namen und dem Status Zur Unterschrift vorliegend. Sophie Albrecht bekommt eine E-Mail mit einem Link. Ein Konto in preeco braucht sie nicht. Über den Link öffnet sie die Einwilligung und liest sie. Ihre Daten stehen schon da, preeco hat sie aus den Kontakten übernommen. Sie kann sie ergänzen. Dann unterschreibt sie direkt im Browser, auch auf dem Handy. Abgeschickt. Das Dokument ist unterzeichnet. Bei Lea steht Sophies Kopie jetzt auf Unterzeichnet. Die Vorschau zeigt Ort, Datum und Unterschrift. Tim Haas hat noch nicht unterschrieben. Mit Unterschrift erneut anfordern bekommt er den Link noch einmal. Lukas Brenner hat seine Einwilligung später per E-Mail widerrufen. Lea setzt den Status von Hand auf Widerrufen und speichert. Einen Link zum Widerrufen gibt es nicht. Der Status zeigt, dass die Einwilligung nicht mehr gilt. Nach einem Widerruf nimmt das Marketing das Foto von der Seite. Der Status in preeco zeigt, ab wann die Einwilligung nicht mehr gilt. Für neue Kolleginnen und Kollegen gibt es einen zweiten Weg: Lea macht aus der Vorlage ein Webformular. Das Webformular hat eine feste Adresse. Jede Unterschrift dort legt eine eigene, unterzeichnete Kopie an. Die Adresse steht zum Beispiel in den Unterlagen fürs Onboarding. So sieht Lea jederzeit, wer eingewilligt hat und wer nicht. Fragen Sie vor dem Fototermin, nicht danach. Wer am Termin Nein sagt, steht dann einfach nicht im Bild. Im nächsten Teil schult Kaltenbach alle Beschäftigten im Datenschutz.

Die Velomanufaktur Kaltenbach möchte auf ihrer Karriereseite echte Mitarbeitende aus dem Store Freiburg zeigen. Dafür braucht sie deren Einwilligung. In diesem Teil legt Lea Brandner in preeco | datenschutz eine Einwilligungserklärung als Vorlage an, schickt sie fünf Beschäftigten zur Unterschrift und hält einen Widerruf fest. Zum Schluss macht sie aus der Vorlage ein Webformular für neue Kolleginnen und Kollegen. Dieser Artikel ist Teil 23 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".

Voraussetzungen

  • Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
  • Die Personen, die unterschreiben sollen, sind als Kontakte mit E-Mail-Adresse angelegt.
  • Die passende Informationspflicht ist angelegt, bei Kaltenbach "Datenschutzhinweise Beschäftigte".

Worum es geht

Eine Einwilligung muss freiwillig sein. Wer nicht mitmacht, darf keinen Nachteil haben, und jede Einwilligung lässt sich jederzeit widerrufen (Art. 7 DSGVO). Schreiben Sie die Einwilligung so, dass jemand ohne Jurakenntnisse versteht, wozu er Ja sagt.

Eine Vorlage anlegen

  1. Öffnen Sie im Menü Verträge den Punkt Einwilligungserklärungen.
  2. Klicken Sie auf Neu und Einwilligungserklärung erstellen. Geben Sie eine Bezeichnung ein, wählen Sie die Zugehörigkeit und klicken Sie auf Erstellen.
  3. Klicken Sie auf Bearbeiten. Lassen Sie die Persönlichen Daten in der Vorlage leer; sie kommen später für jede Person einzeln dazu.
  4. Unter Benachrichtigung nach Unterzeichnung steht vorbelegt Ihre eigene Adresse. Diese Adressen erhalten nach jeder Unterschrift das unterschriebene Dokument als PDF.
  5. Schreiben Sie einen kurzen Einleitungstext und legen Sie unter Textinhalt die Abschnitte an, bei Kaltenbach Zweck, Freiwilligkeit, Widerruf und Speicherdauer.
  6. Verknüpfen Sie unter Informationspflicht die passenden Datenschutzhinweise und wählen Sie den Verantwortlichen. Klicken Sie auf Speichern.
  7. Die Vorschau zeigt das Dokument so, wie die Unterzeichnenden es sehen.

Unterschriften anfordern

  1. Wählen Sie in der Vorlage unter Aktionen den Punkt Duplizieren und Unterschriften anfordern.
  2. Schreiben Sie eine Optionale Nachricht, suchen Sie die Personen in der Kontaktliste und markieren Sie sie. Der Betreff "Ihre Unterschrift zur Einwilligungserklärung" ist fest vorgegeben.
  3. Klicken Sie auf Duplizieren und Unterschriften anfordern. preeco legt für jede Person eine eigene Kopie an, übernimmt ihre Daten aus dem Kontakt und schickt ihr eine E-Mail. Die Kopien stehen mit dem Status Zur Unterschrift vorliegend in der Liste, mit Vor- und Nachnamen der Person.

Für eine einzelne Person reicht Unterschrift anfordern: Tragen Sie dafür ihre Daten unter Persönliche Daten ein.

So unterschreiben die Beschäftigten

  1. Die Person öffnet den Link aus der E-Mail mit Dokument öffnen. Ein Konto in preeco braucht sie nicht.
  2. Sie liest die Einwilligung, prüft ihre Persönlichen Daten, trägt unter Unterschrift den Ort ein, unterschreibt im Feld und klickt auf Absenden. Das geht auch auf dem Smartphone.
  3. Die Kopie steht danach auf Unterzeichnet. Die Vorschau zeigt Ort, Datum und Unterschrift.

Hat jemand den Link übersehen, wählen Sie in seiner Kopie unter Aktionen den Punkt Unterschrift erneut anfordern.

Einen Widerruf festhalten

  1. Öffnen Sie die unterzeichnete Kopie und klicken Sie auf Bearbeiten.
  2. Setzen Sie den Status auf Widerrufen und klicken Sie auf Speichern. Die Unterschrift bleibt erhalten.

Einen Link zum Widerrufen gibt es nicht: Den Widerruf, etwa per E-Mail, tragen Sie selbst ein. Der Status zeigt dann, dass die Einwilligung nicht mehr gilt.

Ein Webformular bereitstellen

  1. Wählen Sie in der Vorlage unter Aktionen den Punkt Webformular erstellen. Die Vorlage erhält den Status Webformular.
  2. Im Abschnitt Webformular stehen die Öffentliche URL und der Code zum Einbetten. Kopieren Sie die Adresse mit In Zwischenablage kopieren, zum Beispiel in Ihre Onboarding-Unterlagen.
  3. Jede Unterschrift über das Webformular legt eine eigene, unterzeichnete Kopie an.

So machen es Praktiker

Fragen Sie vor dem Fototermin, nicht danach. Wer am Termin Nein sagt, steht dann einfach nicht im Bild.

Nächster Schritt

Im nächsten Teil, Teil 24, schult Kaltenbach alle Beschäftigten im Datenschutz, mit einer Schulungsvorlage, Einladungen per E-Mail und Teilnahme-Codes.

Alle Teile der Reihe

← Teil 22: Aus einem Vorfall lernen · Teil 24: Datenschutzschulung durchführen →

  1. Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen
  2. Teil 1: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte
  3. Teil 2: Systeme erfassen
  4. Teil 3: Datenfelder und Datenflüsse
  5. Teil 4: TOMs nach Art. 32
  6. Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit
  7. Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen
  8. Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen
  9. Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14
  10. Teil 9: Veröffentlichen
  11. Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen
  12. Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen
  13. Teil 12: Schutzbedarf ermitteln
  14. Teil 13: Löschkonzept und Löschklassen
  15. Teil 14: Löschregeln und Durchführer
  16. Teil 15: DSFA: Kontext und Risiken
  17. Teil 16: DSFA: Maßnahmen und Bericht
  18. Teil 17: Drittlandtransfer prüfen
  19. Teil 18: Gemeinsame Verantwortlichkeit
  20. Teil 19: Kaltenbach als Auftragsverarbeiter
  21. Teil 20: Betroffenenanfrage bearbeiten
  22. Teil 21: Vorfall erfassen und melden
  23. Teil 22: Aus einem Vorfall lernen
  24. Teil 23: Einwilligungen einholen (dieser Artikel)
  25. Teil 24: Datenschutzschulung durchführen
  26. Teil 25: Cookie-Banner und Datenschutzerklärung
  27. Teil 26: Wiedervorlagen, Aufgaben, Workflows
  28. Teil 27: Anfrage der Aufsichtsbehörde

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

Weitere Kurzanleitungen

Unterlagen für eine Anfrage der Aufsichtsbehörde zusammenstellen (Teil 27 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Wiedervorlagen, Aufgaben und Status-Workflows im Alltag (Teil 26 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Cookie-Banner und Datenschutzerklärung der Website einrichten (Teil 25 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Die jährliche Datenschutzschulung durchführen (Teil 24 der Reihe DSGVO-Dokumentation)
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