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Löschregeln, Standardlöschfristen und Durchführer festlegen (Teil 14 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Löschregeln, Standardlöschfristen und Durchführer festlegen (Teil 14 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Teil 14 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": Löschregeln mit Standardlöschfrist, Ereignis, Art des Vorgangs und Verantwortlichen anlegen, Durchführer hinterlegen, das Konzept per KI auf Lücken prüfen und freigeben.

Letzte Aktualisierung: 06.11.2026

Transkript des Videos

In diesem Video legen Sie in preeco | datenschutz Löschregeln an, mit Frist, Verantwortlichen und Durchführern, und lassen die KI das Konzept auf Lücken prüfen. Wer löscht wann, und wie? Eine Frist auf dem Papier löscht noch keine Daten. Das Löschkonzept aus dem letzten Teil hat fünf Löschklassen. Vier davon haben eine Löschregel aus dem KI-Vorschlag. Wer löscht und wie, steht darin noch nicht. Für die Bewerbungsunterlagen fehlt die Regel ganz. Mit Neu legt Lea die Regel für die Bewerbungsunterlagen an. Bezeichnung, Status und eine kurze Beschreibung. Die Regel gilt für die Löschklasse Bewerbungsunterlagen. Dann die Frist. Fristen, die mehrere Regeln nutzen, verwalten Sie als Standardlöschfristen. Einige gibt es schon aus dem letzten Teil. Die Frist geben Sie in Tagen an. Für die Bewerbungsunterlagen legt Lea eine neue an: ein halbes Jahr. Welche Frist gilt, ergibt sich aus Gesetzen und Verträgen. preeco gibt keine Fristen vor. Klären Sie sie mit dem Datenschutzbeauftragten, bei Lohn und Buchhaltung auch mit der Steuerberatung. Die neue Frist ist gewählt. Das konkrete Ereignis macht sie greifbar: Sie läuft ab der Absage. Die Art des Vorgangs ist löschen. Sie können Daten auch anonymisieren, pseudonymisieren oder sperren. Die Art der Durchführung sagt, ob intern gelöscht wird, automatisch oder von Hand, oder beim Auftragsverarbeiter. Die Bewerbungen löscht das Personalteam von Hand. Zugewiesen ist die Regel Sabine Kessler, der Leiterin Personal. Unter Durchführer steht, wer die Löschung ausführt. Laden lässt er sich aus den Kontakten oder aus einem Datenverarbeitungssystem. Zur Wahl stehen die Zuständigen der Systeme, in denen die Unterlagen liegen. Lea nimmt Sabine Kessler aus der Personalwolke. Name, Position und Anschrift kommen aus dem System. Mit Übernehmen steht sie als Durchführerin in der Regel. Mit Erstellen ist die Regel angelegt. Die Regeln aus dem KI-Vorschlag ergänzt Lea genauso. Zuerst die Lohnkonten. Es fehlen die Art der Durchführung, wer verantwortlich ist und ein Durchführer. Das Ereignis aus dem KI-Entwurf korrigiert Lea: Die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Lohnkonto zuletzt bebucht wurde. Gelöscht wird intern von Hand und beim Lohnbüro, das als Auftragsverarbeiter arbeitet. Verantwortlich ist wieder Sabine Kessler. Das Lohnbüro kommt als Durchführer aus den Kontakten. Mit Speichern ist die Regel vollständig. Muss Kaltenbach eine Löschung nachweisen, weiß Lea, wen sie fragt. Nach Ende des Auftrags löscht der Auftragsverarbeiter die Daten oder gibt sie zurück. Im Konzept steht, wer das prüft. Bevor Lea das Konzept freigibt, prüft die KI es auf Lücken. Die KI vergleicht das Konzept mit dem Verzeichnis und den Systemen. Am Konzept ändert sie dabei nichts. Die Befunde sind Lücken, Hinweise oder Punkte, die sich nicht prüfen lassen. Für viele Lücken macht die KI einen Vorschlag. Die Suche nach Durchführer zeigt, welche Regeln noch keinen haben. Jeder Befund sagt, was fehlt und warum. Mit Löschregel bearbeiten öffnet Lea die Regel für die Videoaufnahmen. Die Videoanlage überschreibt die Aufnahmen automatisch. Verantwortlich und Durchführer ist Murat Aydın aus der IT. Für Verarbeitungen ohne Löschklasse schlägt die KI neue Klassen mit Regel vor. Anwendbare Vorschläge sind schon ausgewählt. Andere prüft Lea einzeln, etwa die Diebstahlortung. Oben steht, warum: Die vorgeschlagene Frist gibt es im Konzept noch nicht. Die neue Standardlöschfrist entsteht erst beim Anlegen. Passt eine vorhandene, wählt Lea sie darunter aus. Hier übernimmt sie den Vorschlag. Angelegt wird erst mit Ausgewählte Vorschläge anlegen. Lücken ohne Vorschlag, etwa die übrigen Durchführer, ergänzt Lea von Hand. Die KI findet schnell, was vergessen wurde. Ob ein Vorschlag fachlich stimmt, entscheidet Lea. Den Stand von heute gibt Lea frei. Die offenen Befunde arbeitet sie danach ab. Lea bestätigt die Freigabe. Das Konzept steht auf Freigegeben. Unter Aktionen laden Sie es als PDF oder Word-Datei herunter. Vorher wählen Sie die Organisation, hier das ganze Unternehmen. Im PDF stehen alle Löschregeln mit Frist, Ereignis, Verantwortlichen und Durchführern. So kann die Personalabteilung nachlesen, was sie wann löschen muss. Testen Sie jede Regel einmal im Jahr: Findet sich ein Datensatz mit abgelaufener Frist noch im System? Im nächsten Teil beginnt die Datenschutz-Folgenabschätzung für die Diebstahlortung.

Eine Frist auf dem Papier löscht noch keine Daten. Dafür braucht jede Löschklasse eine Löschregel, die sagt, wer wann und wie löscht. In diesem Teil legt die Velomanufaktur Kaltenbach in preeco | datenschutz die Löschregel für die Bewerbungsunterlagen an, mit einer neuen Standardlöschfrist und einer Durchführerin. Die Regeln aus dem KI-Vorschlag des letzten Teils ergänzt Lea Brandner um die Art der Durchführung, die Verantwortliche und den Durchführer. Danach prüft die KI das Konzept auf Lücken, und Lea gibt es frei. Dieser Artikel ist Teil 14 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".

Voraussetzungen

Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
Ein Löschkonzept mit Löschklassen ist angelegt (Teil 13 der Reihe).
Die Personen, die löschen, stehen in Ihren Kontakten oder als Zuständige in Ihren Datenverarbeitungssystemen (Teil 1 und 2).
Für "Vollständigkeit prüfen" ist in Ihrem Team die KI-Integration eingerichtet.

Worum es geht

Personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald sie für ihren Zweck nicht mehr nötig sind (Art. 17 Abs. 1 DSGVO). Die Löschklasse sagt, welche Daten ab welchem Startzeitpunkt zusammengehören. Die Löschregel ergänzt die Frist, das konkrete Ereignis, die Art des Vorgangs, wer verantwortlich ist und wer die Löschung ausführt.

Eine Löschregel anlegen

Öffnen Sie Ihr Löschkonzept und klicken Sie im Abschnitt Löschregeln auf Neu.
Geben Sie Bezeichnung, Status und eine kurze Beschreibung ein. Kaltenbach nennt die Regel "Bewerbungsunterlagen nach Absage löschen".
Wählen Sie unter Löschklassen die Klasse, für die die Regel gilt, hier die Bewerbungsunterlagen.
Klicken Sie neben Standardlöschfrist auf Verwalten. Die Liste zeigt die Standardlöschfristen des Konzepts. Fristen, die mehrere Regeln nutzen, legen Sie hier einmal an.
Klicken Sie auf Neu und geben Sie die Frist in Tagen ein. Unter dem Feld steht sie umgerechnet, bei 180 Tagen "6 Monate". Klicken Sie auf Erstellen, schließen Sie die Liste und wählen Sie die neue Frist aus.
Beschreiben Sie unter Konkretes Ereignis für Löschung, ab wann die Frist läuft. Bei Kaltenbach ist das die Absage an die Bewerberin oder den Bewerber.
Wählen Sie die Art des Vorgangs: Löschen, Anonymisieren, Pseudonymisieren oder Sperren.
Wählen Sie die Art der Durchführung: intern automatisch oder von Hand, beim Auftragsverarbeiter oder beides. Die Bewerbungen löscht das Personalteam von Hand ("Intern: manuell").
Wählen Sie unter Zugewiesen an die verantwortliche Person, bei Kaltenbach Sabine Kessler, die Leiterin Personal.

Welche Frist gilt, ergibt sich aus Gesetzen und Verträgen. preeco gibt keine Fristen vor. Klären Sie sie mit dem Datenschutzbeauftragten, bei Lohn und Buchhaltung auch mit der Steuerberatung.

Durchführer hinterlegen

Klicken Sie im Abschnitt Durchführer auf Neu.
Öffnen Sie Aktionen. Mit Aus Kontakten laden übernehmen Sie einen Kontakt, mit Aus Datenverarbeitungssystem laden eine Person aus der Administration oder den Zuständigkeiten der Systeme, in denen die Daten der Löschklasse liegen.
Kaltenbach lädt Sabine Kessler aus der Personalwolke. Name, Position und Anschrift kommen aus dem System. Klicken Sie auf Übernehmen.
Klicken Sie auf Erstellen. Die Regel steht jetzt im Konzept.

Regeln aus dem KI-Vorschlag ergänzen

Die Löschregeln aus dem letzten Teil haben eine Frist, aber noch keine Art der Durchführung, keine Verantwortlichen und keine Durchführer.

Öffnen Sie die Regel, bei Kaltenbach "Löschung von Lohnkonten", und klicken Sie auf Bearbeiten. Im Bearbeiten-Formular heißt das Feld "Zugewiesen an" Verantwortlich.
Prüfen Sie die Angaben der KI. Lea korrigiert das Ereignis: Die Frist läuft ab dem Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung im Lohnkonto.
Wählen Sie die Art der Durchführung, hier "Intern: manuell und extern: Auftragsverarbeiter", denn auch das Lohnbüro löscht. Verantwortlich ist Sabine Kessler.
Laden Sie unter Durchführer das Lohnbüro aus den Kontakten (Aus Kontakten laden, Lohnkontor Breisgau, Kontakt übernehmen, Übernehmen).
Klicken Sie auf Speichern.

Nach Ende des Auftrags löscht ein Auftragsverarbeiter die Daten oder gibt sie zurück (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO). Im Löschkonzept steht dann, wer das prüft.

Vollständigkeit per KI prüfen

Klicken Sie auf KI-Aktionen und dann auf Vollständigkeit prüfen.
Klicken Sie auf Prüfen. Die KI vergleicht das Konzept mit den Verarbeitungstätigkeiten und Datenverarbeitungssystemen. Am Konzept ändert sie dabei nichts. Nach etwa einer Minute erscheinen die Befunde.
Jeder Befund ist eine Lücke, ein Hinweis oder Nicht prüfbar. Mit dem Suchfeld und den Filtern grenzen Sie die Liste ein. Die Suche nach "Durchführer" zeigt bei Kaltenbach die Regeln, die noch keinen haben.
Klicken Sie auf einen Befund. Er nennt, was fehlt, was betroffen ist und warum. Bei einer Regel ohne Durchführer öffnen Sie mit Löschregel bearbeiten die Regel und speichern Ihre Ergänzung sofort. Lea trägt so für die Videoaufnahmen "Intern: automatisch" und Murat Aydın als Verantwortlichen und Durchführer ein.
Für Verarbeitungstätigkeiten und Systeme ohne Löschklasse schlägt die KI neue Löschklassen mit Löschregel vor. Anwendbare Vorschläge sind schon ausgewählt. Vorschläge mit Einzeln prüfen öffnen Sie, prüfen Löschklasse und Löschregel und klicken auf Vorschlag übernehmen. Braucht die Regel eine neue Standardlöschfrist, entsteht sie erst beim Anlegen, außer Sie wählen eine vorhandene.
Klicken Sie auf Ausgewählte Vorschläge anlegen. Erst jetzt entstehen die neuen Löschklassen und Löschregeln. Lücken ohne Vorschlag, etwa fehlende Durchführer, ergänzen Sie von Hand.

Die KI findet schnell, was vergessen wurde. Ob ein Vorschlag fachlich stimmt, entscheidet ein Mensch, im Zweifel mit dem Datenschutzbeauftragten.

Freigeben und herunterladen

Klicken Sie auf Freigeben und bestätigen Sie. Das Konzept steht dann auf Freigegeben. Kaltenbach gibt den Stand von heute frei und arbeitet die offenen Befunde danach ab.
Wählen Sie unter Aktionen "Download als PDF" oder "Download als DOCX" und dann die Organisation, für die Sie das Dokument erzeugen.

Im PDF stehen die Löschklassen und alle Löschregeln mit Frist, Ereignis, Art der Durchführung, Verantwortlichen und Durchführern. So kann etwa die Personalabteilung nachlesen, was sie wann löschen muss.

So machen es Praktiker

Testen Sie jede Regel einmal im Jahr: Findet sich ein Datensatz mit abgelaufener Frist noch im System?

Nächster Schritt

Im nächsten Teil beginnt die Datenschutz-Folgenabschätzung für die Diebstahlortung.

Alle Teile der Reihe

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Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

Weitere Kurzanleitungen

Unterlagen für eine Anfrage der Aufsichtsbehörde zusammenstellen (Teil 27 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Wiedervorlagen, Aufgaben und Status-Workflows im Alltag (Teil 26 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Cookie-Banner und Datenschutzerklärung der Website einrichten (Teil 25 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Die jährliche Datenschutzschulung durchführen (Teil 24 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

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