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Die jährliche Datenschutzschulung durchführen (Teil 24 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Teil 24 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco": eine Schulung aus einer Vorlage anlegen, Teilnehmende per Excel-Liste und Teilnahme-Code einladen, die Schulung durchlaufen und die Ergebnisse auswerten.

Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video planen Sie in preeco | datenschutz eine Datenschutzschulung, laden Teilnehmende ein und werten die Ergebnisse aus. Einmal im Jahr schult Kaltenbach alle Beschäftigten im Datenschutz. Wie bekommt man alle durch eine Schulung? Zu den Aufgaben des Datenschutzbeauftragten gehört die Sensibilisierung und Schulung der Beschäftigten. Und wer geschult ist, meldet einen Vorfall schneller. Unter Schulungen beginnt alles mit einer Vorlage. preeco bringt fertige Schulungen mit: Neu, Aus Musterdokumenten laden. Lea wählt die DSGVO-Schulung für Unternehmen und ordnet sie der ganzen GmbH zu. Die Vorlage enthält Folien und Lernkontrollen, aufgeteilt in acht Kapitel. Lea passt die Vorlage an Kaltenbach an. Im Kapitel Datenpannen fügt sie eine eigene Folie hinzu. Die Folie zeigt, wie man bei Kaltenbach einen Vorfall meldet. Mit Speichern gehört die Folie zur Vorlage. Ein Beispiel aus dem eigenen Haus bleibt besser hängen als jede Theorie. Bei Kaltenbach ist das jetzt das Tablet aus Karlsruhe. Aus der Vorlage wird eine Schulung: Schulungen, Neu. Lea gibt ihr eine Bezeichnung und ordnet sie der GmbH zu. Unter Bearbeiten, Einstellungen steht, von wann bis wann die Schulung offen ist. Kaltenbach gibt sechs Wochen. Bestanden hat, wer genug Fragen richtig beantwortet. Wer besteht, bekommt eine Bescheinigung. Darunter wählt Lea die Vorlage aus und speichert. Mit der Freigabe ist die Schulung bereit für die Teilnehmenden. Eine kurze Nachricht geht mit jeder Einladung mit. Speichern Sie eine freigegebene Schulung nicht erneut ab. preeco warnt: Der Fortschritt aller Teilnehmenden würde gelöscht. Jetzt die Teilnehmenden. Dafür gibt es mehrere Wege. Die Verwaltung kommt per Liste aus der Personalabteilung: Name und E-Mail in einer Excel-Datei. preeco ordnet die Spalten selbst zu. Jede Person bekommt eine E-Mail mit ihrem persönlichen Link. Die fünf aus dem Store Freiburg sind schon als Kontakte angelegt. Lea lädt sie direkt aus den Kontakten. In der Produktion hat nicht jeder eine dienstliche E-Mail. Dafür gibt es Teilnahme-Codes. Die Produktionsleitung verteilt die Codes auf Zetteln. Wer einen Code hat, braucht keine E-Mail-Adresse. Mit dem Code melden sich die Teilnehmenden auf der Schulungsseite an. Die Adresse geben Sie zusammen mit den Codes weiter. Marco Keller aus der Produktion gibt seinen Code und seinen Namen ein. Dann startet die Schulung. Er klickt sich in seinem Tempo durch die Folien. Im Kapitel Datenpannen sieht er Leas neue Folie. Nach den Folien kommen die Lernkontrollen, hier zur Meldefrist bei einer Datenpanne. Bestanden. Die Bescheinigung kann er gleich herunterladen. Bei Lea steht, wer bestanden hat, wer nicht, und wer noch gar nicht angefangen hat. Wer noch nicht fertig ist, bekommt den Link noch einmal, alle auf einmal. Und wer nicht bestanden hat, darf noch einmal. Unter Schulungsteilnahmen stehen alle Ergebnisse aus allen Schulungen. Für den Jahresbericht exportiert Lea die Tabelle als Excel-Datei. Die Teilnahme ist Ihr Nachweis, dass Beschäftigte wissen, wie sie mit Daten umgehen. Kurz und jährlich statt lang und einmalig. Und für neue Beschäftigte gleich in der ersten Woche. Im nächsten Teil bringt Kaltenbach einen Cookie-Banner und die Datenschutzerklärung auf die Website.

Einmal im Jahr schult die Velomanufaktur Kaltenbach alle Beschäftigten im Datenschutz. In diesem Teil übernimmt Lea Brandner in preeco | datenschutz eine fertige Schulungsvorlage, ergänzt eine eigene Folie zum Meldeweg für Vorfälle, legt die Schulung an und gibt sie frei. Die Teilnehmenden kommen per Excel-Liste, aus den Kontakten und über Teilnahme-Codes dazu. Ein Mitarbeiter aus der Produktion durchläuft die Schulung, und Lea wertet die Ergebnisse aus. Dieser Artikel ist Teil 24 der Video-Reihe "DSGVO-Dokumentation mit preeco".

Voraussetzungen

  • Ihr Team verfügt über eine Lizenz für preeco | datenschutz.
  • Für den Import haben Sie eine Excel-Datei mit Vorname, Nachname und E-Mail der Teilnehmenden, mit Beschriftung in der ersten Zeile.

Worum es geht

Zu den Aufgaben des Datenschutzbeauftragten gehört die Sensibilisierung und Schulung der Beschäftigten (Art. 39 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Teilnahme ist zugleich Ihr Nachweis, dass Beschäftigte wissen, wie sie mit Daten umgehen. Und wer geschult ist, meldet einen Vorfall schneller.

Eine Schulungsvorlage übernehmen und anpassen

  1. Öffnen Sie im Menü Schulungen den Punkt Schulungsvorlagen.
  2. Klicken Sie auf Neu und Aus Musterdokumenten laden. Wählen Sie unter Zugehörigkeit die Organisation, markieren Sie die passende Vorlage, bei Kaltenbach die DSGVO-Schulung für Unternehmen, und klicken Sie auf Musterdokumente laden.
  3. Die Vorlage zeigt unter Schulungsinhalte ihre Kapitel mit Folien und Lernkontrollen.
  4. Um eine eigene Folie zu ergänzen, klicken Sie auf Bearbeiten, öffnen im Kapitel das Menü der Gruppe Folien und wählen Hinzufügen. Geben Sie eine Bezeichnung ein, wählen Sie als Typ "Bild", laden Sie die Folie hoch und klicken Sie auf Übernehmen und danach auf Speichern.

Passen Sie die Vorlage an, bevor Sie sie in einer freigegebenen Schulung verwenden. Solange sie dort im Einsatz ist, lässt sie sich nicht bearbeiten.

Die Schulung anlegen und freigeben

  1. Öffnen Sie Schulungen › Schulungen und klicken Sie auf Neu. Geben Sie eine Bezeichnung ein, wählen Sie die Zugehörigkeit und klicken Sie auf Erstellen.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten. Legen Sie unter Einstellungen fest, von wann bis wann die Schulung offen ist (Verfügbar ab, Verfügbar bis), ob es eine Teilnahmebescheinigung gibt und welcher Anteil richtiger Antworten zum Bestehen nötig ist.
  3. Wählen Sie unter Schulungsvorlage die Vorlage aus und klicken Sie auf Speichern.
  4. Klicken Sie auf Freigeben, schreiben Sie eine Nachricht für die Einladung und bestätigen Sie mit Freigeben.

Speichern Sie eine freigegebene Schulung nicht erneut ab. preeco warnt davor: Der Schulungsfortschritt aller Teilnehmenden würde dabei gelöscht.

Teilnehmende einladen

Im Abschnitt Teilnehmer:innen der Schulung bietet Neu mehrere Wege:

  • XLSX importieren: Laden Sie die Excel-Liste hoch. preeco ordnet die Spalten anhand der Beschriftung zu; prüfen Sie die Zuordnung und klicken Sie auf Speichern. Die Personen werden dabei auch als Kontakte angelegt.
  • Aus Kontakten laden: Suchen und markieren Sie vorhandene Kontakte und klicken Sie auf Kontakte übernehmen.
  • Teilnahme-Codes generieren: Geben Sie die Anzahl an Teilnahme-Codes ein. Das ist der Weg für Beschäftigte ohne dienstliche E-Mail-Adresse.

Ist die Schulung freigegeben, bekommt jede Person mit E-Mail-Adresse sofort eine Einladung mit ihrem persönlichen Link. Die Codes verteilen Sie selbst, zusammen mit der Adresse der Schulungsseite.

So läuft die Schulung für die Teilnehmenden

  1. Wer einen Code hat, gibt auf der Seite Anmeldung zur Schulung den Teilnahme-Code, Vor- und Nachnamen ein und klickt auf Weiter. Wer eine Einladung per E-Mail hat, öffnet den Link darin.
  2. Mit Schulung starten geht es los. Die Folien lassen sich im eigenen Tempo durchblättern, nach den Kapiteln folgen die Lernkontrollen.
  3. Am Ende zeigt die Seite das Ergebnis. Wer bestanden hat, kann die Bescheinigung mit Bescheinigung herunterladen gleich speichern.

Die Ergebnisse auswerten

  1. In der Schulung zeigt die Liste der Teilnehmer:innen für jede Person den Status und das Ergebnis: Bestanden, Nicht bestanden oder noch nicht angefangen.
  2. Unter Aktionen verschicken Sie mit Link an nicht abgeschlossene Teilnahmen erneut versenden eine Erinnerung an alle, die noch nicht fertig sind. Mit Wiederholung für nicht bestandene Teilnahmen ermöglichen dürfen alle, die nicht bestanden haben, noch einmal.
  3. Unter Schulungen › Schulungsteilnahmen stehen die Ergebnisse aller Schulungen. Über Aktionen › Tabelle als XLSX exportieren erhalten Sie die Liste zum Beispiel für den Jahresbericht.

So machen es Praktiker

Kurz und jährlich statt lang und einmalig. Und für neue Beschäftigte gleich in der ersten Woche. Ein Beispiel aus dem eigenen Haus, etwa der eigene Meldeweg für Vorfälle, bleibt besser hängen als jede Theorie.

Nächster Schritt

Im nächsten Teil, Teil 25, bekommt die Website von Kaltenbach eine Datenschutzerklärung und einen Cookie-Banner.

Alle Teile der Reihe

← Teil 23: Einwilligungen einholen · Teil 25: Cookie-Banner und Datenschutzerklärung →

  1. Auftakt: DSGVO-Dokumentation aufbauen
  2. Teil 1: Organisation, Datenschutzbeauftragter, Kontakte
  3. Teil 2: Systeme erfassen
  4. Teil 3: Datenfelder und Datenflüsse
  5. Teil 4: TOMs nach Art. 32
  6. Teil 5: Die erste Verarbeitungstätigkeit
  7. Teil 6: Verzeichnis mit KI und Team füllen
  8. Teil 7: Prüfen, freigeben, vorlegen
  9. Teil 8: Informationspflichten nach Art. 13 und 14
  10. Teil 9: Veröffentlichen
  11. Teil 10: Fehlende AV-Verträge erkennen
  12. Teil 11: AV-Vertrag erstellen und unterzeichnen
  13. Teil 12: Schutzbedarf ermitteln
  14. Teil 13: Löschkonzept und Löschklassen
  15. Teil 14: Löschregeln und Durchführer
  16. Teil 15: DSFA: Kontext und Risiken
  17. Teil 16: DSFA: Maßnahmen und Bericht
  18. Teil 17: Drittlandtransfer prüfen
  19. Teil 18: Gemeinsame Verantwortlichkeit
  20. Teil 19: Kaltenbach als Auftragsverarbeiter
  21. Teil 20: Betroffenenanfrage bearbeiten
  22. Teil 21: Vorfall erfassen und melden
  23. Teil 22: Aus einem Vorfall lernen
  24. Teil 23: Einwilligungen einholen
  25. Teil 24: Datenschutzschulung durchführen (dieser Artikel)
  26. Teil 25: Cookie-Banner und Datenschutzerklärung
  27. Teil 26: Wiedervorlagen, Aufgaben, Workflows
  28. Teil 27: Anfrage der Aufsichtsbehörde

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

Weitere Kurzanleitungen

Unterlagen für eine Anfrage der Aufsichtsbehörde zusammenstellen (Teil 27 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Wiedervorlagen, Aufgaben und Status-Workflows im Alltag (Teil 26 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Cookie-Banner und Datenschutzerklärung der Website einrichten (Teil 25 der Reihe DSGVO-Dokumentation) Einwilligungen einholen und digital unterzeichnen lassen (Teil 23 der Reihe DSGVO-Dokumentation)

Passende Glossarbegriffe

Datenschutzschulung
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