Subdienstleister mehrerer Verträge zur Auftragsverarbeitung gemeinsam aktualisieren
Über die Schaltfläche „Subdienstleister aktualisieren“ in der Vertragsübersicht pflegen Sie eine Subdienstleisterliste einmal und übertragen sie in vier Schritten auf mehrere Verträge zur Auftragsverarbeitung. Die Liste ersetzt die bisherigen Einträge der gewählten Verträge; die Zusammenfassung zeigt je Vertrag Aufnahme, Wegfall, geänderte Angaben und Unverändertes. Nur unterzeichnete Verträge lösen eine Mitteilung an den Vertragspartner aus, jeweils mit einem eigenen Anhang.
Ändert ein Auftragsverarbeiter seine Subdienstleister, betrifft das in der Regel nicht nur einen Vertrag, sondern alle Verträge zur Auftragsverarbeitung, die mit diesem Dienstleister bestehen. In preeco | datenschutz pflegen Sie die Liste deshalb einmal und übertragen sie in einem Durchgang auf beliebig viele Verträge — auf Wunsch zusammen mit einer Mitteilung an die Vertragspartner. Dieser Artikel beschreibt den vollständigen Ablauf.
Voraussetzungen
Sie benötigen das Bearbeitungsrecht für Verträge zur Auftragsverarbeitung. Ohne dieses Recht wird die Schaltfläche nicht angezeigt. Die Subdienstleisterliste eines einzelnen Vertrages bearbeiten Sie weiterhin direkt am Vertrag im Anhang „Subunternehmer“ — der Durchgang ist für den Fall gedacht, dass mehrere Verträge dieselbe Liste erhalten sollen.
Durchgang starten
Öffnen Sie die Übersicht der Verträge zur Auftragsverarbeitung und klicken Sie oben rechts auf Subdienstleister aktualisieren. Es öffnet sich ein Assistent mit vier Schritten, den Sie jederzeit über Zurück korrigieren können. Gespeichert wird ausschließlich im letzten Schritt.
Schritt 1: Verträge zur Auftragsverarbeitung wählen
Wählen Sie die Verträge, die dieselbe Subdienstleisterliste erhalten sollen. Die Tabelle bietet Filter, Sortierung und Spaltenauswahl wie gewohnt; über Alle auf der Seite auswählen markieren Sie eine ganze Trefferseite. Sie können Verträge jeder Statusstufe aufnehmen — welche davon später eine Mitteilung auslösen, ist eine separate Frage und wird in Schritt 3 beantwortet.
Schritt 2: Subdienstleister pflegen
Hier pflegen Sie die Liste, die anschließend für alle gewählten Verträge gilt. Wichtig ist die Ersetzungslogik:
- Die Liste ersetzt die Subdienstleister sämtlicher gewählter Verträge.
- Einträge, die stehen bleiben, werden in jeden dieser Verträge übernommen.
- Einträge, die Sie entfernen, werden aus diesen Verträgen gelöscht.
Tragen alle gewählten Verträge bereits dieselbe Liste, ist sie hier vorbelegt und Sie ändern nur das Nötige. Über Neu legen Sie einen weiteren Subdienstleister an. Erfasst werden Name des Unternehmens, Ansprechpartner, Anschrift, Land, Kontaktdaten und die Leistung. Das Feld Leistung ist ein Pflichtfeld — ohne Angabe lässt sich der Eintrag nicht übernehmen.
Schritt 3: Mitteilung vorbereiten
Wählen Sie eine Vorlage und passen Sie Betreff und Text an. Zur Verfügung stehen sechs Vorlagen:
- Neuer Subunternehmer — mit Widerspruchsrecht
- Neuer Subunternehmer — Zustimmung erforderlich
- Subunternehmer entfällt
- Wechsel des Subunternehmers — mit Widerspruchsrecht
- Geänderte Angaben zu einem Subunternehmer
- Subunternehmerliste aktualisiert — mehrere Änderungen
Art. 28 Abs. 2 DSGVO kennt zwei Wege: die allgemeine Genehmigung mit Widerspruchsfrist und die gesonderte Genehmigung im Einzelfall. Welcher Weg gilt, steht im jeweiligen Vertrag und nicht im Gesetz — deshalb ist keine Vorlage vorausgewählt. Sind mehrere Sprachen verfügbar, wählen Sie zusätzlich die Sprache; alle Mitteilungen eines Durchgangs gehen in derselben Sprache hinaus.
Unter Empfänger sehen Sie vor dem Versand, wer die Mitteilung erhält, zu welchem Vertragspartner und zu welchen Verträgen die Adresse gehört und wie viele Änderungen betroffen sind. Versendet wird eine E-Mail je Vertrag und Adresse, denn jeder Vertrag führt seinen eigenen Anhang mit der für ihn gültigen Subdienstleisterliste.
Welche Verträge eine Mitteilung auslösen
Nur unterzeichnete Verträge zur Auftragsverarbeitung lösen eine Mitteilung aus. Entwürfe, Verträge in Bearbeitung und Webformular-Vorlagen erscheinen nicht in der Empfängerliste — ihre Subdienstleisterliste wird trotzdem aktualisiert. Verträge, an denen sich durch den Durchgang nichts ändert, werden übersprungen und in einem Hinweis benannt; bei sehr vielen Verträgen nennt der Hinweis die ersten Namen und anschließend nur noch deren Anzahl.
Schritt 4: Zusammenfassung prüfen und speichern
Die Zusammenfassung zeigt eine Zeile je Vertrag mit vier Spalten:
- Aufnahme — Subdienstleister, die hinzukommen.
- Wegfall — Subdienstleister, die entfallen.
- Angaben geändert — bestehende Einträge mit geänderten Angaben, etwa Anschrift, Land, Ansprechpartner oder Leistung.
- Unverändert — Einträge, die unverändert bestehen bleiben.
Zusammen ergibt das die Liste, die der Vertrag anschließend führt. Prüfen Sie den Umfang und klicken Sie dann auf Speichern. Erst damit werden die Verträge geändert und die Mitteilungen versendet.
Was Sie danach vorfinden
Die Änderung wird sofort wirksam: Der neue Stand steht unmittelbar in den Verträgen, unabhängig davon, ob eine Widerspruchsfrist läuft. Im Aktivitätsprotokoll entsteht je Änderung ein eigener Eintrag, sodass Versand und Umfang später nachvollziehbar bleiben.
Beachten Sie, dass eine geänderte Angabe zum Land der Niederlassung eine Drittlandübermittlung begründen kann. Solche Fälle erkennen Sie in der Spalte „Angaben geändert“ — prüfen Sie sie vor dem Speichern gesondert.
Hinweis zu den Vorlagen
Die Vorlagentexte sind Formulierungshilfen und keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Betreff und Text, bevor Sie sie versenden, und gleichen Sie sie mit der Regelung in Ihrem Vertrag ab.
In der Anwendung begegnen Ihnen beide Begriffe: Der Assistent und die Schaltfläche sprechen von „Subdienstleistern“, der Vertragsanhang und die Mitteilungstexte von „Subunternehmern“. Gemeint sind dieselben weiteren Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.