Datenexporte durchführen

Administrator:innen können unter „Einstellungen > Dokumentenexporte“ sämtliche Dokumente einer Organisation als Sammelexport im PDF- oder DOCX-Format erzeugen. Der Export läuft im Hintergrund, wird als ZIP-Datei bereitgestellt und ist nach einer E-Mail-Benachrichtigung für einen begrenzten Zeitraum verfügbar. Zusätzlich lassen sich tabellarische Ansichten über die Massenaktionen als PDF, XLSX oder DOCX exportieren.

Letzte Aktualisierung: 12.08.2026

Transkript des Videos

In diesem Video zeigen wir, wie Sie in preeco | datenschutz Datenexporte durchführen – als vollständigen Dokumentenexport oder als tabellarischen Export direkt aus der Anwendung. Navigieren Sie unter „Einstellungen” zum Eintrag „Dokumentenexporte”. Diese Funktion steht nur Administrator:innen zur Verfügung. Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle bisherigen Exporte. Klicken Sie auf „Neu”, um einen neuen Dokumentenexport anzustoßen. Im Dialog vergeben Sie eine Bezeichnung und wählen das Dateiformat – PDF oder DOCX. Nach dem Klick auf „Erstellen” erhalten Sie eine E-Mail, sobald die ZIP-Datei bereit ist. Tabellarische Ansichten – zum Beispiel Verarbeitungstätigkeiten – exportieren Sie direkt über das Menü „Aktionen” als PDF, XLSX oder DOCX. Fertig: Der abgeschlossene Export erscheint in der Liste mit Status „Abgeschlossen”. Der Download-Link ist 48 Stunden verfügbar.

preeco bietet verschiedene Möglichkeiten, Daten und Dokumente für die eigene Aufbewahrung oder Weiterverarbeitung zu exportieren. Dieser Artikel beschreibt den Sammelexport auf Organisationsebene sowie den Export tabellarischer Ansichten.

Dokumentenexport für Administratoren

Unter Einstellungen > Dokumentenexporte lassen sich sämtliche Dokumente einer gesamten Organisation als Sammelexport erzeugen. Diese Funktion benötigt Administratoren-Rechte.

Beim Anlegen wählen Sie die Organisation sowie das Dateiformat (PDF oder DOCX). Der Export läuft im Hintergrund und wird als ZIP-Datei bereitgestellt. Über die Fertigstellung eines Exports werden Sie per E-Mail informiert. Anschließend steht der Export für einen begrenzten Zeitraum (siehe Spalte Verfügbar bis) zum Download zur Verfügung.

Tabellarische Ansichten exportieren

In tabellarischen Übersichten können Sie über die Massenaktionen der Tabelle einen Export durchführen. Klicken Sie hierfür in der zusammengestellten Ansicht auf Aktionen. Die folgenden Dateiformate stehen zur Verfügung:

PDF
XLSX
DOCX

Exportierbare Dokumente

Folgende Dokumente und Datensätze werden beim Sammelexport berücksichtigt:

Technische und organisatorische Maßnahmen
Verarbeitungstätigkeiten
Informationspflichten
Datenschutzerklärungklärungen
Datenverarbeitungssysteme
Auftragsverarbeitungsverträge
Gemeinsame Verantwortlichkeiten
Datenschutz-Folgenabschätzung
Umfragen
Checklisten
Datenschutzverletzungen
Schulungsteilnahmen
Dateien
Einwilligungserklärungen
Regelwerke
Löschkonzepte
Betroffenenanfragen
Audits
Datenübermittlungs-Folgenabschätzungen
Verarbeitungstätigkeiten im Auftrag
Risikoanalysen
KI-Compliance-Prüfungen
KI-Technische und organisatorische Maßnahmen

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

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