Einschränkung des Zugriffs auf Aufgaben und Einträge im Cockpit für Benutzer mit begrenztem Zugriff

In preeco | datenschutz sehen Benutzer nur die Aufgaben und Einträge, die für ihre Rolle und ihre Organisationszuordnung freigegeben sind. Welche Funktionen und Module eine Benutzergruppe nutzen darf, legen Sie unter Benutzergruppen und Rechte fest. Welche Dokumente und Aufgaben sichtbar sind, ergibt sich aus der Zugehörigkeit der Benutzer zu Organisationen. So schränken Sie den Zugriff für Benutzer mit begrenzten Rechten gezielt ein.

Voraussetzungen

• Sie sind als Administrator angemeldet.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Benutzergruppen und Rechte öffnen: Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen und wählen Sie im Einstellungs-Menü den Eintrag Benutzergruppen und Rechte.
2. Benutzergruppe auswählen: Klicken Sie in der Tabelle Benutzergruppen auf die Zeile der Rolle, deren Zugriffsrechte Sie anpassen möchten. Die Detailseite zeigt die Abschnitte Allgemein, Administrative Rechte, Teamverwaltung, Funktionen und Benutzer.
3. Funktionsrechte anpassen: Klicken Sie rechts oben auf Bearbeiten. Eine seitliche Einblendung öffnet sich mit allen Berechtigungseinstellungen. Schränken Sie im Abschnitt Funktionen die Rechte der betroffenen Module ein — für das Modul Aufgaben stehen dabei unter anderem die Aktionen Im Menü anzeigen, Lesen, Bearbeiten, Erstellen und Löschen zur Verfügung.
4. Änderungen speichern: Klicken Sie auf Speichern.
5. Zugehörigkeit der Benutzer prüfen: Öffnen Sie Einstellungen > Benutzer und klicken Sie auf die Zeile eines betroffenen Benutzers. Kontrollieren Sie auf der Detailseite Benutzergruppe und Zugehörigkeit und passen Sie beides bei Bedarf über Bearbeiten an: Benutzer mit begrenztem Zugriff sollten konkreten Organisationen zugeordnet sein, nicht der Option Alle Organisationen.

Hinweise

• Das ISMS Cockpit setzt eine eigene Berechtigung voraus — Benutzer ohne diese Berechtigung sehen das Cockpit nicht.
• Die Aufgabenliste zeigt jedem Benutzer nur die Aufgaben, auf die er Zugriff hat. Aufgaben sind organisationsspezifisch sichtbar: Mitarbeitende einer Tochtergesellschaft sehen nur die für sie relevanten Aufgaben, während die Konzernebene den Gesamtüberblick behält.
• Die ihnen persönlich zugewiesenen Aufgaben finden Benutzer unabhängig davon im Dashboard im Abschnitt Meine Aufgaben.
• Für Mitarbeitende, die nur ihre eigenen Vorgänge bearbeiten sollen, sind die spezialisierten Benutzergruppen mit eingeschränkter Organisationszuordnung (z. B. Benutzer mit Zugriff auf zugeordnete Abteilungen) sicherer als weitreichende Rechte.
• Zusätzlich lassen sich über Vertraulichkeitsklassen einzelne Dokumente gegen unberechtigte Einsicht schützen: Benutzergruppen erhalten dann nur Zugriff auf Inhalte bis zu der für sie freigegebenen Vertraulichkeitsklasse.