Status-Workflows einrichten – eigene Status und erlaubte Wechsel festlegen
Unter „Einstellungen“ › „Workflows“ › „Status-Workflows“ legen Administratoren je Dokumenttyp eigene Status in den festen Kategorien Neu, In Bearbeitung, Freigegeben und Archiviert an. Unter „Übergänge“ bestimmen sie über Eingang, Ausgang und einzelne Wege, welche Wechsel erlaubt sind. Im Dokument sind nicht erlaubte Wechsel ausgegraut, beim Freigeben wählen Sie den freigegebenen Status, und ein nicht mehr benötigter Status wird durch einen Status derselben Kategorie ersetzt.
Transkript des Videos
Mit Status-Workflows bilden Sie Ihren Prüf- und Freigabeweg direkt im Dokument ab, zum Beispiel „Prüfung durch DSB“ oder „Freigegeben durch Geschäftsführung“. Sie legen je Dokumenttyp eigene Status an und bestimmen, von welchem Status ein Dokument in welchen anderen wechseln darf.
Jeder Status gehört zu genau einer der vier festen Kategorien Neu, In Bearbeitung, Freigegeben und Archiviert. Die Kategorie steuert weiterhin Freigabe, Revisionen und Archiv. Innerhalb einer Kategorie legen Sie beliebig viele Status an.
Voraussetzungen
- Sie sind als Administrator angemeldet.
- Angezeigt werden nur die Dokumenttypen, die Ihr Team lizenziert hat.
Status-Workflows öffnen
- Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
- Klicken Sie auf Workflows und dann auf Status-Workflows. Unter Dokumententypen stehen alle Dokumenttypen mit Status, etwa Verarbeitungstätigkeiten oder Technische und organisatorische Maßnahmen.
- Klicken Sie auf einen Dokumenttyp. Rechts oben wechseln Sie zwischen Liste (je Kategorie eine Tabelle mit den Spalten Status und Verwendung) und Ablauf (alle Status und Wege als Diagramm).
Eigenen Status anlegen
- Klicken Sie rechts oben auf Neu. Die Einblendung Status hinzufügen öffnet sich.
- Geben Sie unter Name (Deutsch) die Bezeichnung ein, zum Beispiel „Prüfung durch DSB“. Der Name lässt sich für jede Dokumentensprache pflegen.
- Wählen Sie die Kategorie. „In Bearbeitung“ bedeutet: Das Dokument ist noch nicht freigegeben.
- Passen Sie Farbe Schrift und Farbe Hintergrund an. Die Vorschau zeigt, wie der Status in Listen und auf Dokumenten aussieht.
- Erklären Sie unter Beschreibung, wann der Status gilt.
- Klicken Sie auf Speichern. Der neue Status steht in der Liste mit der Verwendung Manuell.
Die Reihenfolge innerhalb einer Kategorie ändern Sie, indem Sie einen Status an seinen Platz ziehen. In dieser Reihenfolge erscheinen die Status auch in Listen und Auswahlfeldern.
Erlaubte Wechsel festlegen
Jede Status-Karte unter Übergänge hat oben einen Eingang und unten einen Ausgang. Standardmäßig sind beide offen, jeder Wechsel ist also erlaubt. Ein Wechsel von Status A nach Status B ist möglich, wenn der Ausgang von A und der Eingang von B offen sind oder wenn zwischen beiden ein einzelner Weg festgelegt ist.
- Öffnen Sie den Status, zum Beispiel „Freigegeben durch Geschäftsführung“, und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Entfernen Sie unter Übergänge das Häkchen bei Eingang.
- An den übrigen Status-Karten erscheint der Abschnitt Einzelner Weg. Setzen Sie dort das Häkchen bei den Status, aus denen Dokumente hierher wechseln dürfen, etwa bei „Prüfung durch DSB“.
- Klicken Sie auf Speichern. Der Weg ist im Diagramm eingezeichnet; jede Karte zeigt unter „Wechsel möglich zu“, wohin sie wechseln kann.
Den Ausgang schließen Sie auf dieselbe Weise, wenn Dokumente aus einem Status nur auf bestimmten Wegen weitergehen sollen.
Automatisch verwendeten Status festlegen
Wechselt ein Dokument durch einen Ablauf der Anwendung in eine Kategorie, etwa beim Anlegen, Freigeben oder Archivieren, erhält es den automatisch verwendeten Status dieser Kategorie.
- Öffnen Sie den Status.
- Klicken Sie auf Aktionen und dann auf Automatisch verwenden.
Eine Kategorie hat immer mindestens einen automatisch verwendeten Status.
Mit den Status im Alltag arbeiten
- Die Tabelle des Dokumenttyps zeigt die Status farbig an.
- Beim Bearbeiten eines Dokuments wählen Sie im Feld Status den neuen Status, gruppiert nach Kategorie. Wechsel, die der Workflow nicht erlaubt, sind ausgegraut.
- Beim Freigeben wählen Sie im Dialog den passenden freigegebenen Status. Die Freigabe erzeugt wie gewohnt eine Revision.
- Der Status-Filter der Tabelle ist nach Kategorie gruppiert. So sehen Sie zum Beispiel, welche Verarbeitungstätigkeiten gerade beim Datenschutzbeauftragten liegen.
- Dashboardkarten zählen nach Status und zeigen Ihre Status in der Legende.
Status ersetzen und löschen
- Öffnen Sie den Status und klicken Sie auf Aktionen und dann auf Löschen.
- Wird der Status nicht verwendet, bestätigen Sie mit Ja, löschen.
- Wird er noch verwendet, öffnet sich Status ersetzen und löschen. Wählen Sie unter Ersetzen durch einen Status derselben Kategorie und bestätigen Sie mit Ja, ersetzen und löschen. Dokumente, Workflow-Aktionen, Dashboardkarten und gespeicherte Ansichten erhalten den neuen Status, Revisionen bleiben unverändert.
Tipp aus der Praxis
Legen Sie nur die Zwischenschritte an, die in Ihrer Organisation tatsächlich gelebt werden. Jeder zusätzliche Status ist eine weitere Option, die Bearbeiter beim Ändern eines Dokuments richtig wählen müssen.