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Geschäftsprozesse anlegen und gliedern – Struktur und Zuständigkeiten

Im Bereich „Geschäftsprozesse" (DSMS unter „Verarbeitungen", ISMS unter „Steuerung") legen Sie über „Neu > Geschäftsprozess erstellen" Abläufe Ihrer Organisation an, ordnen sie im Abschnitt „Struktur" als Teilprozesse ein und hinterlegen unter „Zuständigkeiten" Prozessverantwortung und Stellvertretung. Die Rechte vergibt die Administration unter „Benutzergruppen und Rechte".

Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video legen Sie in preeco | datenschutz Geschäftsprozesse an und gliedern sie in Teilprozesse. Unter „Verarbeitungen“ öffnen Sie „Geschäftsprozesse“. Die Tabelle zeigt zu jedem Prozess den übergeordneten Prozess und seine Teilprozesse. Mit dem Umschalter „Baum“ wechseln Sie in die Hierarchie. Der Baum zeigt die Hauptprozesse mit ihren Teilprozessen. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet den Geschäftsprozess. Klicken Sie rechts oben auf „Neu“ und wählen Sie „Geschäftsprozess erstellen“. Geben Sie im Abschnitt „Allgemein“ die Bezeichnung ein, hier „Einkauf“. Unter „Zugehörigkeit“ wählen Sie die Organisationen oder „Alle Organisationen“. Mit „Erstellen“ legen Sie den Prozess im Status „Neu“ an. Öffnen Sie einen Geschäftsprozess, hier die „Kundenbetreuung“, und klicken Sie rechts oben auf „Bearbeiten“. Im Abschnitt „Struktur“ wählen Sie den übergeordneten Geschäftsprozess. Bleibt das Feld leer, steht der Prozess auf oberster Ebene. Unter „Zuständigkeiten“ fügen Sie über „Neu“ die Prozessverantwortung und die Stellvertretung hinzu. Wählen Sie die Rolle, hier „Stellvertretung“, und die Benutzer:in. Bestätigen Sie mit „Übernehmen“ und speichern Sie den Prozess. Die Rechte für Geschäftsprozesse vergibt Ihre Administration unter „Einstellungen“, „Benutzergruppen und Rechte“.

Im Bereich „Geschäftsprozesse" erfassen Sie die Abläufe Ihrer Organisation, etwa Lohnabrechnung, Bewerbermanagement oder Auftragsabwicklung, gliedern sie in Teilprozesse und legen fest, wer für sie verantwortlich ist. So sehen Sie später an einer Stelle, welche Verarbeitungstätigkeiten, Assets und Verträge zu einem Ablauf gehören.

Voraussetzungen

  • Ihr Team ist für preeco | datenschutz oder preeco | informationssicherheit lizenziert. Geschäftsprozesse sind in beiden enthalten und zählen nicht auf das Dokumentenkontingent.
  • Ihre Benutzergruppe hat im Bereich „Geschäftsprozesse" die Rechte „Im Menü anzeigen" und „Lesen", zum Anlegen und Bearbeiten zusätzlich „Erstellen" und „Bearbeiten".
  • Die Rechte wurden bei der Einführung keiner bestehenden Benutzergruppe zugewiesen. Bis Ihre Administration sie unter „Einstellungen > Benutzergruppen und Rechte" vergibt, sehen nur Administrator:innen den Bereich.

Übersicht öffnen

  1. Klicken Sie im linken Menü in der Datenschutz-Sicht (DSMS) unter „Verarbeitungen" auf „Geschäftsprozesse", in der Informationssicherheits-Sicht (ISMS) unter „Steuerung". Beide Wege zeigen dieselbe Liste.
  2. Wählen Sie über den Umschalter rechts oben die Darstellung: „Tabelle" mit Spalten, Filtern und Massenaktionen oder „Baum" für die Hierarchie aus übergeordneten Prozessen und Teilprozessen. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet den Geschäftsprozess.

Geschäftsprozess anlegen

  1. Klicken Sie rechts oben auf „Neu" und wählen Sie „Geschäftsprozess erstellen".
  2. Geben Sie im Abschnitt „Allgemein" die „Bezeichnung" ein.
  3. Legen Sie im Abschnitt „Zugehörigkeit" die Organisationen fest oder aktivieren Sie „Alle Organisationen".
  4. Klicken Sie auf „Erstellen". Der Geschäftsprozess wird im Status „Neu" angelegt, und seine Detailseite öffnet sich.

Struktur und Zuständigkeiten pflegen

  1. Klicken Sie auf der Detailseite rechts oben auf „Bearbeiten".
  2. Ergänzen Sie unter „Allgemein" eine „Beschreibung" des Ablaufs: Zweck, Auslöser, Ergebnis, beteiligte Bereiche.
  3. Wählen Sie im Abschnitt „Struktur" den „Übergeordneten Geschäftsprozess", wenn dieser Prozess ein Teilprozess ist. Bleibt das Feld leer, steht er auf oberster Ebene.
  4. Klicken Sie im Abschnitt „Zuständigkeiten" auf „Neu", wählen Sie die „Rolle" („Prozessverantwortung" oder „Stellvertretung") und die „Benutzer:in" und bestätigen Sie mit „Übernehmen".
  5. Klicken Sie auf „Speichern".

Teilprozesse übernehmen vom übergeordneten Prozess nichts, weder die Zugehörigkeit noch die verknüpften Dokumente. Welche Dokumente zu einem Ablauf gehören, legen Sie anschließend im Abschnitt „Prozessumfeld" fest.

Tipp aus der Praxis

Beginnen Sie mit wenigen Hauptprozessen wie „Personal", „Vertrieb", „Einkauf" und „IT-Betrieb" und gliedern Sie diese erst danach in Teilprozesse; eine zweistufige Struktur reicht in den meisten Organisationen aus. Querverbindungen zwischen Bereichen („Lohnabrechnung" hängt ab von „Zeiterfassung") bilden Sie nicht in der Struktur ab, sondern als Abhängigkeit im Prozessumfeld.

Die frühere „Prozesszuordnung" an Datenverarbeitungssystemen gibt es nicht mehr: Ihre Einträge wurden in Geschäftsprozesse überführt und mit den jeweiligen Systemen verknüpft.

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

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