Textbausteine erstellen
In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit werden zahlreiche vorgefertigte, nach Kategorien geordnete Textbausteine genutzt, um Dokumente effizienter und einheitlicher auszufüllen. Neue Textbausteine erstellen Sie zentral über „Einstellungen > Textbausteine > Neu" (mit Bezeichnung, Text, Kategorie und Zugehörigkeit) oder direkt beim Bearbeiten eines Dokuments. Das Recht zum Anlegen und Bearbeiten sollte gezielt vergeben werden, um Dopplungen zu vermeiden.
Transkript des Videos
In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit wird in vielen Dokumenten mit Textbausteinen gearbeitet. Die Nutzung von Textbausteinen für Feldinhalte ermöglicht es, Dokumente schneller und einheitlicher auszufüllen, da viele Inhalte bereits vorformuliert sind. So sparen Sie und Ihr Team Zeit und profitieren von konsistenten Vorgaben. Bereits im Auslieferungszustand sind zahlreiche Textbausteine enthalten und in Kategorien einsortiert.
Für die Erstellung neuer Textbausteine stehen Ihnen mehrere Wege zur Verfügung:
- Über die Einstellungen: Unter „Einstellungen > Textbausteine" finden Sie eine Übersicht aller vorhandenen Textbausteine. Durch Klick auf „Neu" legen Sie einen neuen Textbaustein an. Dabei vergeben Sie eine Bezeichnung und den Text, wählen eine Textbaustein-Kategorie und legen die Zugehörigkeit zu Organisationen fest (oder aktivieren „Alle Organisationen").
- Direkt im Dokument: Beim Ausfüllen eines Dokuments können Sie in einem Textbaustein-Feld einen neuen Text eingeben und so direkt einen neuen Textbaustein erstellen. Ein auf diese Weise erstellter Textbaustein ist in den Organisationseinheiten verfügbar, denen das jeweilige Dokument zugeordnet ist.
Hinweis zu Benutzerrechten und Duplikaten
Das Erstellen bzw. Bearbeiten von Textbausteinen ist ein Recht, das man einer Benutzer:in zuweisen kann. Es wird empfohlen, dies nicht jeder Benutzer:in zuzuweisen, um Duplikate zu vermeiden. Inhaltsgleiche Bausteine lassen sich über „Inhaltliche Duplikate auflösen" bzw. „Textbaustein ersetzen und löschen" auf der Detailseite eines Textbausteins konsolidieren.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.