Bestehendes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten per KI importieren

Wer auf preeco | datenschutz umsteigt, bringt fast immer ein bestehendes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten mit: eine Excel-Liste, die über Jahre gewachsen ist, Word-Dokumente je Abteilung oder einen Export aus der bisher eingesetzten Software. Mit der KI-Aktion „Verarbeitungstätigkeiten importieren" laden Sie diese Dateien direkt hoch. Die KI erkennt darin die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten, füllt die Inhalte aus und legt die von Ihnen ausgewählten als Entwurf an — aus einer Liste wird ein strukturiertes, digital pflegbares Verzeichnis.

Voraussetzungen

Die Aktion erscheint nur, wenn beides erfüllt ist:

• In den Einstellungen unter „KI-Anbieter" ist eine KI-Integration eingerichtet.
• Ihre Benutzergruppe besitzt das Recht zur Nutzung der KI-Funktionen sowie das Recht, Verarbeitungstätigkeiten anzulegen.

Fehlt eine der beiden Voraussetzungen, wird die Schaltfläche „KI-Aktionen" gar nicht angezeigt. Die Rechte vergeben Sie unter „Einstellungen > Benutzergruppen und Rechte".

Welche Dateien sich importieren lassen

• Unterstützte Formate: DOCX und XLSX.
• Höchstens 10 Dateien je Import, bis zu 20 MB je Datei.
• Je Datei kann die KI mehrere Verarbeitungstätigkeiten erkennen — eine Excel-Tabelle mit einer Tätigkeit je Zeile ebenso wie ein Word-Dokument, das eine einzelne Tätigkeit ausführlich beschreibt.

PDF-Dateien werden bewusst nicht unterstützt. Der Text in PDF-Dateien hängt stark vom Layout ab und eingescannte Dokumente enthalten überhaupt keinen auslesbaren Text, sodass die Qualität der erkannten Inhalte darunter leiden würde. Liegt Ihr Verzeichnis als PDF vor, speichern Sie es zuvor als DOCX oder XLSX.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie „Verarbeitungen > Verarbeitungstätigkeiten".
2. Klicken Sie oben rechts auf „KI-Aktionen" und wählen Sie „Verarbeitungstätigkeiten importieren".
3. Laden Sie im Bereich „Dateien" Ihre Dokumente hoch. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen.
4. Geben Sie optional unter „Zusätzlicher Kontext" Hinweise für die KI an, etwa Besonderheiten Ihrer Verarbeitungen oder den Hinweis, Angaben originalgetreu zu übernehmen.
5. Legen Sie unter „Zugehörigkeit" fest, welchen Organisationen die importierten Verarbeitungstätigkeiten zugeordnet werden. Die Auswahl gilt für alle Tätigkeiten dieses Imports.
6. Klicken Sie auf „Weiter". Die KI liest nun die Dateien und erkennt die enthaltenen Verarbeitungstätigkeiten. Der Fortschritt wird angezeigt; je nach Umfang dauert das einige Minuten.
7. Prüfen Sie die Liste „Erkannte Verarbeitungstätigkeiten". Alle Einträge sind vorausgewählt. Entfernen Sie die Haken bei allem, was Sie nicht übernehmen möchten.
8. Klicken Sie auf einen Eintrag, um vor der Übernahme alle erzeugten Inhalte zu prüfen.
9. Klicken Sie auf „Auswahl übernehmen". Die Verarbeitungstätigkeiten werden im Hintergrund angelegt; Sie werden über jede erstellte Tätigkeit benachrichtigt.

Lassen Sie den Bereich während der Analyse geöffnet. Schließen Sie ihn vorher, geht der laufende Import verloren und Sie starten ihn neu.

Die Spalte „Ausgefüllt"

In der Prüfliste zeigt die Spalte „Ausgefüllt", wie viele Felder die KI aus Ihrer Datei befüllen konnte:

• Vollständig: Der Großteil der Felder ist befüllt.
• Teilweise: Einige Felder sind befüllt.
• Gering: Kaum Felder sind befüllt.

Ein niedriger Wert bedeutet nicht, dass etwas schiefgelaufen ist — er spiegelt, wie viele Angaben Ihre Quelldatei zu dieser Tätigkeit enthält. Je mehr Spalten oder Abschnitte Ihr bisheriges Verzeichnis führt, desto vollständiger fällt das Ergebnis aus.

Was die KI ausfüllt

Jede übernommene Verarbeitungstätigkeit wird im Status „Neu" angelegt und enthält, soweit in Ihrer Datei vorhanden:

• Bezeichnung, Kurzbeschreibung und Beschreibung,
• die Inhalte des Verzeichnisses nach Art. 30 DSGVO: Zweck, Rechtsgrundlage, berechtigte Interessen, Datenquellen, Datenkategorien, betroffene Personen, interne und externe Empfänger, Zugriffsberechtigte, Löschfristen sowie Angaben zu Drittlandübermittlung, Angemessenheitsbeschluss und Garantien,
• die Schwellwert-Analyse mit risikoerhöhenden und risikomindernden Aspekten sowie einer Einschätzung samt Begründung, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist,
• Datenempfänger und Zuständigkeiten, sofern Ihre Datei sie benennt.

Nicht befüllt werden Aktenzeichen und Speicherort, technische und organisatorische Maßnahmen, Verknüpfungen zu Datenverarbeitungssystemen sowie Datenfelder. Diese Angaben ergänzen Sie nach der Übernahme in der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit — dort stehen Ihnen dafür auch die KI-Aktionen innerhalb einer Verarbeitungstätigkeit zur Verfügung.

Die KI übernimmt die Angaben Ihrer Datei, statt sie neu zu formulieren. Sie erfindet keine Inhalte: Was Ihre Quelle nicht hergibt, bleibt leer. Prüfen Sie die erzeugten Verarbeitungstätigkeiten daher wie jeden anderen Entwurf, bevor Sie sie freigeben — fachlich verantwortlich bleiben Sie.

Umstieg aus einem anderen System oder aus Excel und Word

Für den Wechsel aus einer bisher genutzten Software genügt in aller Regel deren Export: Exportieren Sie das Verzeichnis als Excel-Datei und laden Sie diese hoch. Ein Zwischenschritt über Vorlagen oder eine bestimmte Spaltenreihenfolge ist nicht nötig — die KI ordnet die Angaben selbst den Feldern in preeco | datenschutz zu.

Damit möglichst viel automatisch erkannt wird, hat sich bewährt:

• In Excel-Dateien eine Verarbeitungstätigkeit je Zeile führen und die erste Zeile als Spaltenüberschrift belassen.
• Spaltenüberschriften so benennen, wie sie fachlich heißen (etwa „Zweck", „Rechtsgrundlage", „Löschfrist") — daran erkennt die KI, welches Feld gemeint ist.
• In Word-Dokumenten mit Überschriften arbeiten und je Dokument eine Tätigkeit beschreiben.
• Sehr umfangreiche Verzeichnisse lieber in mehreren Dateien hochladen als in einer einzigen sehr großen.

Prüfen Sie nach dem Import, ob alle erwarteten Tätigkeiten in der Liste stehen. Fehlt eine, importieren Sie die betroffene Datei erneut — am besten gekürzt auf die fehlenden Einträge.

Wenn etwas nicht klappt

• „Die KI konnte aus den hochgeladenen Dateien keine Verarbeitungstätigkeiten ableiten." Die Datei enthält keinen auslesbaren Text (etwa ein eingescanntes Dokument) oder keine Angaben, die sich einer Verarbeitungstätigkeit zuordnen lassen. Prüfen Sie, ob sich der Text in der Datei markieren lässt.
• „Nicht verarbeitete Dateien" oder „Teilweise verarbeitete Dateien". Die genannten Dateien konnten gar nicht oder nur teilweise ausgewertet werden. Prüfen Sie in diesem Fall besonders sorgfältig, ob alle Tätigkeiten erkannt wurden.
• Der Import ist fehlgeschlagen. Starten Sie ihn erneut — Ihre hochgeladenen Dateien bleiben erhalten, Sie müssen sie nicht noch einmal auswählen.

Bestandsdaten, die sich nicht als DOCX oder XLSX aufbereiten lassen, oder Migrationen mit vielen verknüpften Objekten übernimmt weiterhin der preeco Support für Sie.

Abgrenzung zu den übrigen KI-Aktionen

• Verarbeitungstätigkeiten importieren (dieser Artikel) erzeugt Tätigkeiten aus vorhandenen Dateien.
• Verarbeitungstätigkeiten vorschlagen leitet Tätigkeiten aus einer freien Beschreibung der Aufgaben einer Organisation ab — für den Fall, dass noch gar kein Verzeichnis existiert.
• Die KI-Aktionen innerhalb einer Verarbeitungstätigkeit ergänzen oder überarbeiten die Inhalte einer einzelnen, bereits angelegten Tätigkeit.