Aufgaben und Zuständigkeiten an Gruppen und mehrere Personen vergeben
Alle Zuweisungsfelder wie „Zugewiesen an“, „Risikoeigentümer:in“, „Auszufüllen von“ oder „Verantwortliche:r“ nehmen mehrere Personen und Zuständigkeitsgruppen auf. Jedes Mitglied einer zugewiesenen Gruppe erhält die Benachrichtigung und sieht den Eintrag unter „Meine Aufgaben“. Beobachter:innen und Bearbeiter:innen bleiben einzelne Personen.
Transkript des Videos
Jedes Feld, in dem Sie bisher eine einzelne Person zugewiesen haben, nimmt jetzt mehrere Personen und Zuständigkeitsgruppen auf. So bleibt eine Aufgabe nicht liegen, wenn jemand im Urlaub ist, und jedes Mitglied einer Gruppe wird benachrichtigt, als wäre es selbst eingetragen.
Voraussetzungen
- Ihre Benutzergruppe darf den jeweiligen Eintrag anlegen oder bearbeiten.
- Für Gruppen: Ihre Administration hat unter „Einstellungen > Benutzer und Rechte > Zuständigkeitsgruppen“ mindestens eine Zuständigkeitsgruppe angelegt.
Welche Felder Gruppen und mehrere Personen aufnehmen
- Aufgaben, Wiedervorlagen, Nachrichten und Anfragen: „Zugewiesen an“
- Löschregeln: „Zugewiesen an“ beim Anlegen, „Verantwortlich“ beim Bearbeiten
- Risiken: „Risikoeigentümer:in“, „Verantwortlich“ für die Behandlung und „Genehmigt von“
- Datenerfassungs-Formulare: „Auszufüllen von“ und „Benachrichtigung bei Fertigstellung“
- Geplante Berichte: „Benachrichtigter Benutzer“
- Anforderungen und Maßnahmen im ISMS: „Verantwortliche:r“ und „Prüfer:in“
- Geschäftsprozesse: „Benutzer:in“ je Rolle im Abschnitt „Zuständigkeiten“
Beobachter:innen und Bearbeiter:innen eines Dokuments sind weiterhin einzelne Personen.
Gruppe und Personen zuweisen
- Öffnen Sie das Formular, hier eine neue Aufgabe unter „Zusammenarbeit > Aufgaben > Neu“.
- Klicken Sie in das Feld „Zugewiesen an“. Oben stehen die Zuständigkeitsgruppen, gekennzeichnet mit „Zuständigkeitsgruppe“ und den E-Mail-Adressen ihrer Mitglieder, darunter die einzelnen Benutzer:innen. Die Suche findet beide.
- Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen und Personen, zum Beispiel die Gruppe „Datenschutzteam“ und zusätzlich eine Kollegin aus der Fachabteilung.
- Füllen Sie die übrigen Felder aus und speichern Sie wie gewohnt.
Auf die gleiche Weise weisen Sie eine Wiedervorlage, eine Löschregel oder ein Risiko einer Gruppe zu. Auf der Detailseite steht die Gruppe als Name, etwa „Datenschutzteam“.
Was die Mitglieder sehen
- Jedes Mitglied erhält dieselbe Benachrichtigung und E-Mail wie bei einer persönlichen Zuweisung, auch die Person, die die Gruppe ausgewählt hat.
- Einträge, die einer Gruppe zugewiesen sind, erscheinen bei jedem Mitglied unter „Meine Aufgaben“ im Dashboard.
- Im ISMS gilt jedes Mitglied einer eingetragenen Gruppe als verantwortlich, auch für die Rechte, die nur Verantwortlichen gelten. Rolle, Organisation und Vertraulichkeitsklasse jedes Mitglieds gelten weiter.
- In Filtern wählen Sie Gruppen zusätzlich zu Personen. Der Filter nach einer Person zeigt nur ihre persönlichen Einträge, nicht die ihrer Gruppen.
Tipp aus der Praxis
Weisen Sie wiederkehrende Aufgaben, Wiedervorlagen und Löschregeln einer Gruppe statt einer Person zu. Fällt jemand aus oder wechselt die Abteilung, ändert Ihre Administration nur die Mitglieder der Gruppe, und alle Zuweisungen bleiben gültig.