Zuständigkeitsgruppen anlegen, pflegen und löschen
Unter „Einstellungen > Benutzer und Rechte > Zuständigkeitsgruppen“ legen Administrator:innen über „Neue Zuständigkeitsgruppe“ Gruppen mit Name, Beschreibung, Organisationen und mindestens einem Mitglied an. Mitglieder pflegen sie in der Gruppe oder auf der Seite der Person. Beim Löschen einer zugewiesenen Gruppe übernimmt ein Nachfolger alle Zuweisungen; wer das Team verlässt, verlässt automatisch alle Gruppen.
Transkript des Videos
Eine Zuständigkeitsgruppe fasst mehrere Benutzer:innen unter einem Namen zusammen, etwa „Datenschutzteam“ oder „Büro Hamburg“. Sie steht in jeder Benutzerauswahl neben den einzelnen Personen zur Verfügung, sodass Sie Aufgaben und Zuständigkeiten mehreren Personen gleichzeitig zuweisen. Zuständigkeitsgruppen gibt es in preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit. Sie sind etwas anderes als Benutzergruppen: Benutzergruppen regeln Rechte, Zuständigkeitsgruppen regeln, wer zuständig ist.
Voraussetzungen
- Zuständigkeitsgruppen anlegen, bearbeiten und löschen können nur Administrator:innen. Nur sie sehen die Seite „Zuständigkeitsgruppen“ und den gleichnamigen Abschnitt auf der Seite einer Person.
- Alle anderen Benutzer:innen finden die Gruppen in den Benutzerauswahlen, dort mit den E-Mail-Adressen ihrer Mitglieder, und können sie zuweisen.
Zuständigkeitsgruppe anlegen
- Klicken Sie auf „Einstellungen“ und unter „Benutzer und Rechte“ auf „Zuständigkeitsgruppen“. Die Tabelle zeigt alle Gruppen mit Name, Beschreibung, Benutzern und Erstellungsdatum.
- Klicken Sie rechts oben auf „Neue Zuständigkeitsgruppe“.
- Geben Sie im Abschnitt „Allgemein“ den „Name“ ein und bei Bedarf eine „Beschreibung“.
- Legen Sie unter „Zugehörigkeit“ die Organisationen fest oder aktivieren Sie „Alle Organisationen“.
- Haken Sie im Abschnitt „Benutzer“ mindestens eine Person an. Die Tabelle zeigt nur Benutzer:innen mit aktiver Mitgliedschaft, die einer Organisation der Gruppe angehören.
- Klicken Sie auf „Erstellen“.
Gruppe pflegen
- Klicken Sie in der Übersicht auf eine Gruppe. Die Detailseite zeigt unter „Allgemein“ Name, Beschreibung und Zugehörigkeit und darunter die Mitglieder.
- Klicken Sie rechts oben auf „Bearbeiten“, um Name, Beschreibung, Organisationen oder Mitglieder zu ändern, und speichern Sie.
- Alternativ ordnen Sie eine Person über „Einstellungen > Benutzer und Rechte > Benutzer“ zu: Auf der Seite der Person stehen im Abschnitt „Zuständigkeitsgruppen“ ihre Gruppen, über „Bearbeiten“ ändern Sie sie dort.
Mitgliederwechsel wirken sofort: Was der Gruppe zugewiesen ist, gilt für alle aktuellen Mitglieder. Wird eine Person aus dem Team entfernt oder deaktiviert, verlässt sie automatisch alle Zuständigkeitsgruppen. Verliert eine Gruppe dadurch ihr letztes Mitglied, wird sie aufgelöst und ihre Zuweisungen werden geleert.
Zuständigkeitsgruppe löschen
- Öffnen Sie die Gruppe und wählen Sie rechts oben „Aktionen > Löschen“.
- Ist die Gruppe irgendwo zugewiesen, wählen Sie unter „Nachfolger“ die Zuständigkeitsgruppe oder die Person, die die Zuweisungen übernimmt. Alle Zuweisungen gehen auf sie über: Aufgaben, Wiedervorlagen, Anfragen, Nachrichten, Löschregeln, Risiken, Anforderungen, Datenerfassungs-Formulare, geplante Berichte und Zuständigkeiten in Geschäftsprozessen. Ist die Gruppe nirgends zugewiesen, ist kein Nachfolger nötig.
- Klicken Sie auf „Löschen“ und bestätigen Sie die Rückfrage. Die Mitglieder bleiben Benutzer:innen des Teams; die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Tipp aus der Praxis
Benennen Sie Gruppen nach Funktion, nicht nach Personen: „Datenschutzteam“, „IT-Betrieb“, „Personalabteilung“. Wenn jemand das Team wechselt oder ausscheidet, passen Sie nur die Mitglieder an; alle Aufgaben und Zuständigkeiten der Gruppe bleiben, wo sie sind.