Datenerfassungs-Workflow erstellen und verwalten

Datenerfassungs-Workflows ermöglichen die standardisierte Erfassung von Informationen innerhalb verschiedener Dokumenttypen in preeco | datenschutz. Mit diesen Workflows definieren Sie strukturierte Fragensets, die einheitlich und wiederverwendbar sind.

Berechtigung

Die Erstellung von Datenerfassungs-Workflows ist standardmäßig Administrator:innen vorbehalten. Das Bearbeiten kann jedoch auch anderen Benutzer:innen ermöglicht werden, indem die entsprechende Berechtigung über die Benutzergruppen zugewiesen wird. Die Funktion Datenerfassungs-Formulare lässt sich dazu unter "Einstellungen > Benutzergruppen und Rechte" als Berechtigung vergeben.

Einen neuen Workflow erstellen

Navigieren Sie zu "Einstellungen > Workflows > Datenerfassungs-Workflows" und klicken Sie auf Neu. Vergeben Sie eine Bezeichnung und optional eine Beschreibung. Anschließend gelangen Sie über Bearbeiten bzw. den Abschnitt Seiten und Fragen, in dem Sie den Aufbau Ihres Workflows definieren.

Freigabe und Bearbeitung

Ein neu erstellter Workflow muss zunächst über die Schaltfläche Freigeben freigegeben werden, bevor er in den Fachmodulen verwendet werden kann. Solange ein Workflow aktiv genutzt wird, bleibt er gegen Änderungen geschützt, um die Konsistenz der bereits erfassten Daten sicherzustellen. Eine erneute Bearbeitung ist erst möglich, wenn er bei den jeweiligen Benutzer:innen nicht mehr in Verwendung ist. Vor der Freigabe können Sie den Workflow über Vorschau aus Anwendersicht durchspielen.

Weiterführende Artikel

Wie Sie Fragen und Aktionen in einem Datenerfassungs-Workflow anlegen und konfigurieren, erfahren Sie im Artikel "Fragen und Aktionen in Datenerfassungs-Workflows".

Stichwörter: Datenerfassungs-Workflow, Datenerfassungsformular, erstellen, Freigabe, Bearbeitung, Benutzergruppen, Administrator, Einstellungen, Workflows, Vorschau.

Zusammenfassung: Datenerfassungs-Workflows ermöglichen die standardisierte, wiederverwendbare Erfassung von Informationen und werden unter "Einstellungen > Workflows > Datenerfassungs-Workflows" angelegt. Die Erstellung ist standardmäßig Administrator:innen vorbehalten; die Bearbeitung kann über Benutzergruppen freigegeben werden. Nach der Freigabe und während aktiver Nutzung sind Workflows gegen Änderungen geschützt.