Import von Daten aus Drittsystemen oder XLSX nach preeco
Verarbeitungstätigkeiten importieren Sie selbst als DOCX- oder XLSX-Datei über „KI-Aktionen > Verarbeitungstätigkeiten importieren"; Kontakte und Schulungsteilnehmer:innen als XLSX mit Spaltenzuordnung. Komplexe Bestandsdaten aus Drittanbietersoftware sowie Formate außerhalb von DOCX und XLSX migriert der preeco Support individuell — zunächst auf einem Testsystem, ohne Möglichkeit, den Import rückgängig zu machen.
Transkript des Videos
Für die Übernahme bestehender Daten in preeco stehen verschiedene Wege zur Verfügung. Verarbeitungstätigkeiten, Kontakte und Schulungsteilnehmer:innen importieren Sie selbst über die Oberfläche; die Migration komplexer Bestandsdaten aus Drittsystemen übernimmt der preeco Support.
Importe über die Oberfläche
Folgende Daten können Sie selbst über die Oberfläche importieren:
- Verarbeitungstätigkeiten aus einem bestehenden Verzeichnis (DOCX oder XLSX) über „Verarbeitungen > Verarbeitungstätigkeiten > KI-Aktionen > Verarbeitungstätigkeiten importieren"
- Kontakte (über „Kontakte > Neu > Aus XLSX importieren")
- Schulungsteilnehmer:innen (über den Import einer Teilnehmerliste aus einer Schulung im Modul „Schulungen")
Für Kontakte und Schulungsteilnehmer:innen müssen die Daten als XLSX-Tabelle (.xls oder .xlsx) vorliegen. Idealerweise enthält die erste Zeile die Spaltenbeschriftung. Beim Import wird jede Spalte einem Zielfeld zugeordnet (Spalten-Mapping) und die Zugehörigkeit zu Organisationen festgelegt.
Verarbeitungstätigkeiten per KI importieren
Ein bestehendes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten laden Sie als DOCX- oder XLSX-Datei selbst hoch — auch dann, wenn es aus einer zuvor eingesetzten Software exportiert wurde oder über Jahre in Excel und Word gepflegt wurde. Die KI erkennt die enthaltenen Verarbeitungstätigkeiten, füllt die Inhalte aus und zeigt sie zur Prüfung an, bevor sie als Entwurf angelegt werden. Ein Spalten-Mapping ist dafür nicht nötig.
Voraussetzung ist eine eingerichtete KI-Integration sowie das Recht zur Nutzung der KI-Funktionen. Einzelheiten beschreibt der Artikel „Bestehendes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten per KI importieren".
Importe über den preeco Support
Für alles, was sich nicht über die Oberfläche importieren lässt, übernimmt der preeco Support die Migration individuell. Das betrifft insbesondere:
- Bestandsdaten aus Drittanbieter-Software mit vielen verknüpften Objekten, etwa Organisationsstrukturen, Verträgen, Anfragen oder Anhängen,
- Daten in Formaten, die sich nicht als DOCX oder XLSX aufbereiten lassen,
- sehr umfangreiche Altbestände, bei denen eine geprüfte Zuordnung gewünscht ist.
Mögliche Dateiformate
Unabhängig vom vorliegenden Format werden alle zu importierenden Daten zunächst gemeinsam angesehen und besprochen. Die Daten können zur Prüfung an den preeco Support gesendet werden. Auch Word-Dateien können importiert werden, sofern sie gut strukturiert sind, beispielsweise mit klaren Überschriften.
Ablauf eines Imports über den Support
- Machbarkeitsprüfung: Die Machbarkeit wird überprüft und eine Aufwandsschätzung abgegeben.
- Daten-Mapping: Wenn Daten zur Übertragung geeignet sind und die Freigabe erfolgt ist, wird ein Daten-Mapping erstellt.
- Testsystem: Anschließend werden die Daten zuerst auf einem Testsystem übertragen.
- Produktivsystem: Nach erfolgreichem Test erfolgt die Übertragung auf das Produktivsystem.
Häufige Fragen
Kann ein Import rückgängig gemacht werden?
Ein Import über den preeco Support kann nicht rückgängig gemacht werden. Verarbeitungstätigkeiten, die Sie selbst per KI importiert haben, prüfen Sie vor der Übernahme in einer Vorschau und können sie anschließend wie jede andere Verarbeitungstätigkeit bearbeiten oder löschen.
Wird der Import zuerst auf einem Testsystem durchgeführt?
Ja, der Import über den preeco Support wird zunächst auf einem Testsystem durchgeführt.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.