Was bedeutet der Begriff "Team" in preeco | datenschutz?
Ein Team ist in preeco | datenschutz der eigenständige Arbeitsbereich mit eigenem Lizenzumfang, eigenen Benutzer:innen, Organisationsstrukturen und Dokumenten – meist entspricht es einem Unternehmen oder einer Unternehmensgruppe. Teams sind strikt voneinander getrennt; innerhalb eines Teams werden Dokumente konkreten Organisationen zugeordnet. Benutzer:innen können Mitglied mehrerer Teams sein und wechseln über „Profil > Meine Teams" zwischen ihnen. In Konzern- und Beratungsstrukturen lassen sich Mandanten als eigenständige Sub-Teams anlegen.
Was ist ein Team?
Ein Team ist in preeco | datenschutz der eigenständige, in sich abgeschlossene Arbeitsbereich, in dem alle Ihre Dokumente, Benutzer:innen und Einstellungen zusammenlaufen. Jedes Team hat einen eigenen Lizenzumfang, eine eigene Benutzerverwaltung, eigene Organisationsstrukturen und eigene Dokumente. In der Praxis entspricht ein Team meist einem Unternehmen oder einer Unternehmensgruppe, die ihre Datenschutz-Dokumentation gemeinsam führt. Da preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit dieselbe Plattform nutzen, gilt der Begriff dort gleichermaßen.
Strikte Datentrennung zwischen Teams
Teams sind vollständig voneinander getrennt: Benutzer:innen eines Teams sehen niemals Daten eines anderen Teams. Welches Team gerade ausgewählt ist, erkennen Sie jederzeit oben in der Brotkrumen-Leiste sowie an der Schaltfläche mit dem Teamnamen. So bearbeiten Sie nie versehentlich Dokumente eines fremden Teams.
Team und Organisationen – der Unterschied
Innerhalb eines Teams bilden Sie unter „Einstellungen > Organisationen" Ihre organisatorische Struktur ab: Unternehmen, Geschäftsbereiche und Abteilungen. Dokumente wie Verarbeitungstätigkeiten oder Verträge werden nicht „dem Team" insgesamt zugeordnet, sondern konkreten Organisationen – denn diese sind die rechtlich Verantwortlichen im Sinne der DSGVO. Die Zuordnung steuert zugleich die Sichtbarkeit: Wer Zugang zu einer Organisation hat, sieht deren Dokumente. Das Team ist also der äußere Rahmen, die Organisationen sind die Gliederung darin.
Mitgliedschaft in mehreren Teams
Ein:e Benutzer:in kann gleichzeitig Mitglied in mehreren Teams sein – etwa wenn ein externer Datenschutzbeauftragter mehrere Mandanten betreut oder eine Konzernmitarbeiterin sowohl die Mutter- als auch eine Tochtergesellschaft pflegt. Persönliche Einstellungen wie Name, E-Mail-Adresse, Passwort und Sprache werden im Profilbereich geführt und gelten teamübergreifend. Unter „Profil > Meine Teams" sehen Sie alle Teams, auf die Sie Zugriff besitzen, und wechseln per Klick auf die gewünschte Zeile in ein anderes Team. Dort nehmen Sie auch ausstehende Einladungen in weitere Teams an.
Teams in Konzern- und Beratungsstrukturen
Bei Lizenzen für Beratungs- oder Konzernstrukturen können einem Team eigenständige Mandanten zugeordnet werden. Ein Mandant ist ein eigenes Sub-Team mit eigenem Lizenzumfang, eigenen Benutzer:innen und eigenen Dokumenten. Über die Funktion Dokumententransfer lassen sich Dokumente gezielt zwischen Teams übertragen, etwa von der Muttergesellschaft an eine Tochtergesellschaft.
Verwaltung des Teams
Die Verwaltung erfolgt im Bereich „Einstellungen" durch die Team-Administration: Dort legen Sie Name und Logo des Teams fest, laden Benutzer:innen ein, verwalten deren Berechtigungen, definieren die Standardsprache sowie die verfügbaren Dokumentensprachen und pflegen die Organisationsstrukturen. Jedes Team benötigt stets mindestens eine:n Administrator:in.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.