Wie kann ich Informationspflichten für Betroffenenanfragen in preeco | datenschutz erstellen und bereitstellen?
Für die Bereitstellung von Informationspflichten wird zunächst das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgebaut. Je relevanter Verarbeitungstätigkeit wird anschließend eine Informationspflicht nach Art. 13/14 DSGVO erstellt und wahlweise als Permalink oder Einbettungscode veröffentlicht. Über Veröffentlichungsgruppen lassen sich mehrere Informationspflichten zu einer gemeinsamen Datenschutzerklärung bündeln. Das Modul Betroffenenanfragen dient ausschließlich der internen Dokumentation und Fristenkontrolle.
Um Informationspflichten für Betroffenenanfragen in preeco | datenschutz zu erstellen und bereitzustellen, stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Die folgende Anleitung beschreibt den Aufbau des Verzeichnisses, die Erstellung und Veröffentlichung der Dokumente sowie die Bearbeitung eingehender Anfragen.
1. Verarbeitungstätigkeiten (VT) aufbauen
Erstellen Sie zunächst eine vollständige Liste der Verarbeitungstätigkeiten (VT), die Sie intern nach Art. 30 DSGVO dokumentieren. Diese werden nicht an Betroffene weitergegeben, sondern dienen als interne Referenz. Sie finden das Verzeichnis im linken Menü unter Verarbeitungen > Verarbeitungstätigkeiten.
2. Informationspflichten erstellen
Erstellen Sie für jede relevante Verarbeitungstätigkeit eine Informationspflicht (im linken Menü unter Verarbeitungen > Informationspflichten). Diese Dokumente orientieren sich an Art. 13/14 DSGVO und enthalten die erforderlichen Informationen, die an Betroffene weitergegeben werden können.
- Öffnen Sie die Informationspflicht.
- Klicken Sie auf Aktionen > Download als PDF, um das Dokument einzeln zu exportieren.
3. Informationspflichten veröffentlichen
Veröffentlichen Sie Informationspflichten, um sie dauerhaft bereitzustellen:
- Als öffentlich abrufbare Seite über einen Permalink, verlinkbar auf Ihrer Website.
- Als Einbettungscode innerhalb Ihrer Website oder anderer Seiten.
Über die Veröffentlichungsgruppen können Sie mehrere freigegebene Informationspflichten zu einer gemeinsam ausspielbaren Datenschutzerklärung zusammenfassen und über einen gemeinsamen Permalink bzw. Einbettungscode veröffentlichen. Dadurch reduziert sich der Aufwand bei zukünftigen Anfragen deutlich.
4. Betroffenenanfragen bearbeiten
Das Modul Betroffenenanfragen (im linken Menü unter Auskünfte und Vorfälle) dient der internen Dokumentation und Fristenkontrolle der Anfrage. Ordnen Sie die relevanten VT im Anfrage-Datensatz zu, um zu sehen, aus welchen Systemen Daten beauskunftet oder gelöscht werden müssen.
Der PDF-Export der Anfrage ist eine interne Akte und keine Ausgangskorrespondenz.
Typischer Ablauf in preeco
- VT-Verzeichnis aufbauen (einmalig, laufend pflegen).
- Je relevanter VT eine Informationspflicht erstellen (einmalig, laufend pflegen).
- Informationspflichten veröffentlichen (einmalig, ggf. über Veröffentlichungsgruppen gebündelt).
- Bei Eingang einer Anfrage: Anfrage im Modul Betroffenenanfragen anlegen, relevante VT zuordnen (für die interne Bearbeitung) und dem Betroffenen die passenden Informationspflichten bereitstellen.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.