Prozessumfeld verknüpfen – Verarbeitungstätigkeiten, Assets und Verträge
Im Abschnitt „Prozessumfeld" eines Geschäftsprozesses verknüpfen Sie über „Neu" Verarbeitungstätigkeiten, Assets, Verträge und weitere Dokumente sowie Abhängigkeiten zu anderen Geschäftsprozessen. Die Tabelle zeigt zusätzlich die übernommenen Bezüge der verknüpften Dokumente; Verknüpfungen lösen Sie über „Aktionen > Verknüpfung entfernen".
Transkript des Videos
Im Abschnitt „Prozessumfeld" eines Geschäftsprozesses verknüpfen Sie die Dokumente, die zu diesem Ablauf gehören: Verarbeitungstätigkeiten, Assets, Verträge und weitere. Die Tabelle ergänzt automatisch, was über diese Dokumente mittelbar dazugehört, sodass Sie etwa sehen, an welchem Auftragsverarbeiter die Lohnabrechnung hängt.
Voraussetzungen
- Zum Ansehen genügt das Recht „Lesen" für Geschäftsprozesse; die Tabelle zeigt nur Einträge, die Sie selbst lesen dürfen.
- Zum Verknüpfen und Entfernen benötigen Sie das Recht „Bearbeiten", und für den Geschäftsprozess darf kein Zugriffskonflikt bestehen.
- Angeboten werden nur Dokumenttypen, für die Ihr Team lizenziert ist und die Sie lesen dürfen.
Dokumente verknüpfen
- Öffnen Sie den Geschäftsprozess. Der Abschnitt „Prozessumfeld" steht im Reiter „Inhalt" nach „Zuständigkeiten".
- Klicken Sie im Abschnitt „Prozessumfeld" auf „Neu".
- Wählen Sie den „Dokumententyp", zum Beispiel „Verarbeitungstätigkeiten", „Assets" oder „Verträge zur Auftragsverarbeitung".
- Setzen Sie in der Tabelle die Häkchen bei den gewünschten Einträgen. Über „Aktionen" wählen Sie bei Bedarf „Alle auswählen".
- Klicken Sie auf „Verknüpfen". Die Meldung „Das Dokument wurde verknüpft." erscheint.
Abhängigkeit zu einem anderen Geschäftsprozess anlegen
- Klicken Sie im „Prozessumfeld" auf „Neu" und wählen Sie als „Dokumententyp" „Geschäftsprozesse".
- Wählen Sie die „Richtung": „hängt ab von" (dieser Prozess braucht die ausgewählten) oder „wird benötigt von" (die ausgewählten brauchen diesen).
- Setzen Sie die Häkchen und klicken Sie auf „Verknüpfen". Die Abhängigkeit erscheint auf beiden Seiten.
Die Tabelle lesen
- Die Spalte „Art / Beziehung" nennt bei Assets deren Art, bei Geschäftsprozessen die Richtung der Abhängigkeit.
- Eingerückt und ausgegraut mit dem Vermerk „übernommen" stehen unter einem verknüpften Dokument dessen eigene Bezüge, bei einer Verarbeitungstätigkeit etwa ihre Assets, Verträge und TOM. Diese Einträge werden bei jedem Aufruf neu ermittelt; ändern lassen sie sich nur am Dokument, über das sie kommen.
- Über „Suchwort" und „Filter > Dokumententyp" grenzen Sie die Tabelle ein.
- Um eine Verknüpfung zu lösen, setzen Sie das Häkchen, wählen „Aktionen > Verknüpfung entfernen" und bestätigen. Die Dokumente selbst bleiben unverändert.
Verknüpfen und Entfernen gelten als Änderung: Ein freigegebener Geschäftsprozess geht auf „In Bearbeitung" zurück, und die nächste Freigabe legt eine Revision mit dem neuen Prozessumfeld an. Das Prozessumfeld erscheint auch im exportierten Dokument. Am verknüpften Dokument sehen Sie den Geschäftsprozess im Reiter „Beziehungen" unter „Wird verwendet von".
Tipp aus der Praxis
Verknüpfen Sie zuerst die Verarbeitungstätigkeiten eines Prozesses und prüfen Sie dann die übernommenen Einträge. Häufig sind Systeme und Verträge damit bereits vollständig; direkt verknüpfen müssen Sie nur noch, was in keiner Verarbeitungstätigkeit vorkommt, etwa ein Asset ohne Personenbezug.