Bearbeitung von Aufgaben in preeco | datenschutz – Zugriffsrechte und Zugehörigkeit

Kontext

In preeco | datenschutz lassen sich Aufgaben einzelnen Benutzer:innen zuweisen. Gelegentlich lässt sich eine zugewiesene Aufgabe dennoch nicht bearbeiten oder als erledigt markieren – obwohl die Person der entsprechenden Benutzergruppe angehört. Dieser Artikel erläutert die Ursache und zeigt die Lösung auf.

Ursache

Die Rechteverwaltung in preeco | datenschutz beruht auf zwei Säulen: der Benutzergruppe (welche Funktionen darf eine Person ausüben?) und der Organisationszuordnung (für welche organisatorischen Einheiten gelten diese Funktionen?). Eine zugewiesene Aufgabe lässt sich nur dann bearbeiten, wenn die Person nicht nur die passende Berechtigung besitzt, sondern auch Zugriff auf alle Organisationen hat, denen die Aufgabe beziehungsweise die verknüpfte Verarbeitungstätigkeit (VT) zugeordnet ist. Ist eine VT mehreren Organisationen zugeordnet, fehlt einer Person ohne Zugehörigkeit zu all diesen Organisationen der Zugriff – die verknüpfte Aufgabe lässt sich dann nicht bearbeiten.

Lösung

Damit eine zugewiesene Aufgabe bearbeitet werden kann, muss die Person zu allen Organisationen gehören, denen die Aufgabe beziehungsweise die verknüpfte VT zugeordnet ist. Gehen Sie wie folgt vor:

• Prüfen Sie, welchen Organisationen die VT in preeco | datenschutz zugeordnet ist (Abschnitt Zugehörigkeit der VT).
• Stellen Sie sicher, dass die Person, die die Aufgabe bearbeiten soll, zu all diesen Organisationen gehört und über die Berechtigung zum Bearbeiten von Aufgaben verfügt.
• Alternativ passen Sie die Zugehörigkeit der VT so an, dass sie nur der Organisation zugeordnet ist, in der die Person tätig ist.

Hinweise

Die Zuweisung einer Aufgabe an eine Person bleibt von der Organisationszuordnung unberührt: Sie können eine Aufgabe jederzeit jemandem zuweisen. Die tatsächliche Bearbeitungsmöglichkeit hängt jedoch von der Zugehörigkeit zu den betreffenden Organisationen und der passenden Berechtigung ab. Stimmen Sie die Zuordnung der VT daher mit den zuständigen Benutzer:innen ab, um Zugriffsprobleme zu vermeiden.

Hintergrundinformationen zu Benutzergruppen sowie zum Standard- und erweiterten Rechtesystem finden Sie im Hilfeartikel Zugriffsrechte: Standard-Rechtesystem und erweitertes Rechtesystem.

Stichwörter: Aufgabe bearbeiten, Zugriffsrechte, Verarbeitungstätigkeit, Organisationen, Benutzergruppe, Zugehörigkeit, Berechtigung, Zugriff verweigert

Zusammenfassung: Eine zugewiesene Aufgabe in preeco | datenschutz lässt sich nur dann bearbeiten, wenn die zugewiesene Person zu allen Organisationen gehört, denen die Aufgabe beziehungsweise die verknüpfte Verarbeitungstätigkeit zugeordnet ist, und über die passende Berechtigung verfügt. Fehlt der Zugriff auf eine der zugeordneten Organisationen, blockiert die Bearbeitung trotz Zuweisung. Abhilfe schafft entweder die Erweiterung der Organisationszugehörigkeit der Person oder die Anpassung der Zugehörigkeit der Verarbeitungstätigkeit.