Vertraulichkeitsklassen nutzen – Dokumente klassifizieren und Zugriffe steuern
Vertraulichkeitsklassen stufen Dokumente in preeco | datenschutz in fünf aufeinander aufbauende Stufen ein – von „Nicht klassifiziert“ bis „Streng vertraulich“. Je Benutzergruppe legen Sie unter „Einstellungen → Benutzergruppen und Rechte → Bearbeiten → Dokumenteneinstellungen“ die höchste Klasse fest, die deren Mitglieder sehen und vergeben dürfen; „Deaktiviert“ hebt die Einschränkung auf und ist Administratoren vorbehalten. Die Klasse erscheint im Abschnitt „Allgemein“ des Dokuments, als Spalte und Filter in den Tabellen sowie über den Platzhalter {CONFIDENTIALITY_LEVEL} in PDF- und Word-Exporten. Höher eingestufte Dokumente sind für nicht freigegebene Benutzergruppen vollständig unsichtbar; die Klasse schränkt bestehende Rechte zusätzlich ein, erweitert sie aber nie.
Datenschutz- und Informationssicherheitsdokumente enthalten häufig sensible Inhalte, die nicht jede:r im Team sehen soll. Mit Vertraulichkeitsklassen stufen Sie einzelne Dokumente ein und steuern über die Benutzergruppe, bis zu welcher Stufe deren Mitglieder Inhalte sehen und selbst vergeben dürfen.
1. Die fünf Vertraulichkeitsklassen:
preeco | datenschutz kennt fünf aufeinander aufbauende Klassen: „Nicht klassifiziert“, „Öffentlich“, „Intern“, „Vertraulich“ und „Streng vertraulich“. Jede Klasse schließt alle niedrigeren automatisch ein – wer „Vertraulich“ sehen darf, sieht also auch „Intern“, „Öffentlich“ und „Nicht klassifiziert“.
2. Vertraulichkeitsklassen für eine Benutzergruppe einrichten:
Öffnen Sie „Einstellungen → Benutzergruppen und Rechte“ und wählen Sie die gewünschte Benutzergruppe aus. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ und setzen Sie im Abschnitt „Dokumenteneinstellungen“ das Feld „Vertraulichkeitsklasse“ auf die höchste Klasse, die diese Gruppe sehen und vergeben darf. Anschließend speichern Sie die Benutzergruppe.
3. Die Einstellung „Deaktiviert“:
Steht die Vertraulichkeitsklasse einer Benutzergruppe auf „Deaktiviert“, gelten für deren Mitglieder keine Einschränkungen: Sie sehen alle Dokumente unabhängig von deren Einstufung, und das Klassifizierungsfeld wird ihnen nicht angezeigt. „Deaktiviert“ ist damit die weiteste – nicht die engste – Einstellung und darf ausschließlich von Administratoren vergeben werden.
4. So sehen Sie die Klasse im Dokument:
Auf der Detailseite eines Dokuments erscheint die Vertraulichkeitsklasse im Abschnitt „Allgemein“ als farbig gekennzeichnetes Feld. Beim Bearbeiten wählen Sie sie im selben Abschnitt über das Feld „Vertraulichkeitsklasse“ aus. Klassen oberhalb Ihrer eigenen Freigabe stehen dabei nicht zur Auswahl.
5. Spalte und Filter in den Übersichtstabellen:
In den Tabellen der Module kommt die Spalte „Vertraulichkeitsklasse“ hinzu – sie lässt sich sortieren, durchsuchen und über die Schaltfläche „Spalten“ ein- und ausblenden. Über den Filter „Vertraulichkeitsklasse“ zeigen Sie gezielt alle Dokumente einer bestimmten Einstufung an.
6. Klasse in PDF- und Word-Exporten ausgeben:
Unter „Einstellungen → Dokumenteneinstellungen“ wählen Sie den gewünschten Dokumententyp und ergänzen in der Kopf- oder Fußzeile den Platzhalter {CONFIDENTIALITY_LEVEL}. Bei jedem Export wird dort die Klasse des Dokuments eingesetzt. Dokumente der Klasse „Nicht klassifiziert“ lassen den Platzhalter bewusst leer, damit auf unklassifizierten Dokumenten kein irreführender Hinweis erscheint.
7. Auswirkungen auf die Berechtigungen:
Mitglieder einer Benutzergruppe sehen ausschließlich Dokumente bis zu der für sie freigegebenen Klasse. Höher eingestufte Dokumente sind für sie vollständig unsichtbar – in Übersichtstabellen, in der Suche, bei verbundenen Dokumenten und in Berichten. Die Vertraulichkeitsklasse wirkt dabei zusätzlich zu den Rechten der Benutzergruppe und der Organisationszuordnung: Sie kann Zugriffe nur weiter einschränken, niemals erweitern. Administratoren sehen unabhängig von der Einstufung alle Dokumente.
8. Welche Inhalte sich klassifizieren lassen:
Klassifizierbar sind alle dokumentbasierten Inhalte – darunter Verarbeitungstätigkeiten und Verarbeitungstätigkeiten im Auftrag, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Datenübermittlung-Folgenabschätzungen, Risikoanalysen und Risiken, Regelwerke, Löschkonzepte, Verträge zur Auftragsverarbeitung und zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit, Datenschutzerklärungen, Datenverarbeitungssysteme, technische und organisatorische Maßnahmen, Informationspflichten, Einwilligungserklärungen, Audits und Audit-Kataloge, Checklisten, Schulungen, Betroffenenanfragen, Vorfälle, Umfragen und Aufgaben – sowie Tags, Textbausteine, Kontakte, Berichte und Revisionen.
Hinweis: Bereits vorhandene Dokumente behalten die Klasse „Nicht klassifiziert“, bis Sie sie neu einstufen. Da ein Hochstufen Kolleg:innen den Zugriff entzieht, sollten Sie Ihr Klassifizierungskonzept vorher im Team abstimmen und die Benutzergruppen entsprechend einrichten.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.