Wie kann ich Datenerfassungsformulare in einen Workflow einbinden und Aufgaben automatisch erstellen?
Datenerfassungs-Formulare basieren auf Workflows, die unter „Einstellungen > Workflows > Datenerfassungs-Workflows" konfiguriert werden und über Folgeaktionen automatisch Aufgaben oder Dokumente erzeugen. Die Formulare selbst verwalten und versenden Sie unter „Zusammenarbeit > Datenerfassungs-Formulare". Für die strukturierte Erfassung eingehender Korrespondenz mit Folgeaufgaben eignet sich zusätzlich das Modul „Nachrichten" samt einbettbaren Nachrichtenformularen.
Datenerfassungs-Formulare werden auf Basis von Datenerfassungs-Workflows erstellt und ermöglichen es, Daten strukturiert zu erfassen, automatisch Aufgaben anzulegen und verknüpfte Dokumente zu generieren.
Datenerfassungs-Workflows konfigurieren
Den Workflow legen Sie zentral unter Einstellungen > Workflows > Datenerfassungs-Workflows an. Dort definieren Sie Seiten, Fragen, Bedingungen und Folgeaktionen. Über die Folgeaktionen eines Workflows kann nach Abschluss automatisch eine Aufgabe angelegt oder ein verknüpftes Dokument erstellt werden.
Formulare verwalten und versenden
Das fertige Formular verwalten Sie unter Zusammenarbeit > Datenerfassungs-Formulare. Es kann per E-Mail mit einem persönlichen Zugriffslink an interne oder externe Personen versendet werden, die das Formular ohne Anmeldung ausfüllen. Die im Workflow hinterlegten Aktionen werden mit der Freigabe ausgelöst.
Eingehende Korrespondenz strukturiert erfassen
Möchten Sie eingehende Korrespondenz strukturiert erfassen und daraus Folgeaufgaben ableiten, nutzen Sie zusätzlich den Bereich Zusammenarbeit > Nachrichten. Über die dort verwalteten Nachrichtenformulare stellen Sie ein einbettbares Webformular bereit; eingehende Einreichungen erscheinen automatisch als neue Nachricht. Am Vorgang können Sie über den Reiter Aufgaben Folgeaufgaben anlegen und so den Prozess strukturieren und dokumentieren.
Wenn Sie eine Übersicht über wiederkehrende Vorgänge (z. B. Softwareprüfungen) benötigen, lassen sich diese mit den zugehörigen Aufgaben verknüpfen, sodass die Historie nachvollziehbar bleibt und für Audits aufbereitet werden kann.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.