Kontakte verwalten
In preeco | datenschutz können Kontakte unter „Zusammenarbeit > Kontakte" manuell über „Neu > Kontakt erstellen" oder per „Neu > Aus XLSX importieren" hinzugefügt werden. Beim Bearbeiten steuert der Administrator-Schalter „Dokumente aktualisieren?" im Abschnitt „Verwendung", ob Änderungen in alle verknüpften Dokumente übernommen werden. Über „Aktionen > Ersetzen und löschen" wird ein Kontakt gelöscht und durch einen anderen ersetzt; beim einfachen Löschen werden die Verknüpfungen zu Dokumenten aufgehoben.
Transkript des Videos
Kontakte finden Sie unter „Zusammenarbeit > Kontakte". Hier haben Sie eine zentrale Übersicht aller gespeicherten Kontakte.
Kontakte hinzufügen
Sie können Kontakte manuell anlegen oder mehrere Kontakte gleichzeitig aus einer Excel-Liste importieren:
- Kontakt manuell erstellen: „Zusammenarbeit > Kontakte > Neu > Kontakt erstellen"
- Mehrere Kontakte importieren: „Zusammenarbeit > Kontakte > Neu > Aus XLSX importieren"
Kontakte bearbeiten
Um einen bestehenden Kontakt zu ändern, öffnen Sie diesen unter „Zusammenarbeit > Kontakte" und klicken auf „Bearbeiten" (oder „Aktionen > Bearbeiten"). Im Abschnitt „Verwendung" finden Administratoren den Schalter „Dokumente aktualisieren?". Wenn Sie diesen aktivieren, werden die geänderten Adress- und Kontaktdaten automatisch in allen bereits bestehenden Dokumenten übernommen, in denen dieser Kontakt verwendet wird. Ohne Aktivierung gelten die Änderungen nur für den Kontakt selbst, während bestehende Dokumente unverändert bleiben.
Kontakte löschen
Um einen einzelnen Kontakt zu löschen, gehen Sie zu „Zusammenarbeit > Kontakte", öffnen den gewünschten Kontakt und klicken auf „Aktionen > Löschen". Beim Löschen werden die Verknüpfungen des Kontakts zu anderen Dokumenten aufgehoben.
Administratoren stehen beim Löschen weitere Optionen zur Verfügung:
- Ersetzen und löschen („Aktionen > Ersetzen und löschen"): Löscht einen Kontakt und ersetzt ihn gleichzeitig durch einen anderen bestehenden Kontakt. Wählen Sie nach Auswahl dieser Option einen Ersatzkontakt aus; alle Dokumente, die den alten Kontakt verwenden, werden anschließend automatisch mit dem neuen Kontakt verknüpft. Dies ist besonders hilfreich, wenn ein Kontakt doppelt angelegt wurde, ein:e Ansprechpartner:in gewechselt hat oder Kontaktdaten konsolidiert werden sollen.
- Duplikate auflösen („Aktionen > Duplikate auflösen"): Führt inhaltsgleiche Mehrfacheinträge zusammen.
- Mehrere Kontakte gleichzeitig löschen: Markieren Sie die gewünschten Einträge in der Übersichtstabelle unter „Zusammenarbeit > Kontakte".
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.