Löschkonzept erstellen – Löschklassen, Löschregeln und Fristen pflegen

Ein Löschkonzept dokumentiert, welche personenbezogenen Daten wann und wie gelöscht werden – und setzt damit die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO um. preeco | datenschutz orientiert sich strukturell an der DIN 66398.

1. Neues Löschkonzept anlegen: Klicken Sie im linken Menü auf „Löschkonzept" und anschließend auf „Löschkonzepte". Öffnen Sie über den Pfeil neben „Neu" die Option „Löschkonzept erstellen", vergeben Sie eine Bezeichnung – typischerweise der Name der verantwortlichen Gesellschaft – und ordnen Sie das Konzept einer Organisation zu.
2. Standardlöschfristen pflegen: Hinterlegen Sie wiederverwendbare Aufbewahrungsdauern (z. B. 3650 Tage = 10 Jahre nach § 257 HGB / § 147 AO). Diese Fristen verwenden Sie anschließend in mehreren Löschregeln, sodass sich Anpassungen nur an einer Stelle vornehmen lassen.
3. Löschklassen anlegen: Über „Neu" im Abschnitt „Löschklassen" bündeln Sie gleichartige Daten mit gleichem Startzeitpunkt (Erhebung, Ende des Vorgangs oder Ende der Beziehung zum Betroffenen) und ordnen Datenkategorien, Datenverarbeitungssysteme und Datenfelder zu.
4. Löschregeln definieren: Über „Neu" im Abschnitt „Löschregeln" verbinden Sie eine Löschklasse mit einer Standardlöschfrist, einem konkreten auslösenden Ereignis und der Art des Vorgangs (Löschen, Anonymisieren, Pseudonymisieren oder Sperren). Legen Sie die Art der Durchführung fest, weisen Sie die Regel einer verantwortlichen Person zu und ergänzen Sie im Abschnitt „Durchführer" die ausführende Stelle – intern oder als externer Auftragsverarbeiter.
5. Freigeben: Mit „Freigeben" wird das Löschkonzept in einen versionierten, prüfbaren Stand überführt und für Wiedervorlagen aktiviert.

Tipp

Geben Sie ein Konzept erst frei, wenn jede Löschklasse mindestens einer Löschregel zugeordnet ist und jede Regel eine Standardlöschfrist sowie eine verantwortliche Person hat – nur dann ist die Speicherbegrenzung gegenüber der Aufsicht vollständig dokumentiert.