Arbeiten mit Tabellen: Suchen, Filtern, Spalten und Ansichten

In preeco | datenschutz und preeco | informationssicherheit werden alle Einträge einer Übersicht in einer Tabelle angezeigt. Alle Tabellen der Anwendung verhalten sich gleich: Was Sie einmal gelernt haben, gilt für Verarbeitungstätigkeiten, Audits, Risiken, Organisationen und jede andere Übersicht.

Suchen: Geben Sie oben links in das Feld "Suchwort" einen Begriff ein, um die Liste einzugrenzen. Gesucht wird über alle durchsuchbaren Inhalte der Tabelle. Das Ergebnis erscheint kurz nach Ihrer Eingabe.

Filtern: Klicken Sie auf "Filter", um den Filterbereich unterhalb der Suchleiste aufzuklappen. Je nach Übersicht stehen verschiedene Filter zur Verfügung — zum Beispiel "Status", "Zugehörigkeit" (Organisationen), "Tags", "Bezeichnung" oder Datumsbereiche. Jeder Filter hat die Standardoption "Alle anzeigen". Sind Filter aktiv, entfernen Sie diese über "Filter zurücksetzen".

Sortieren: Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Tabelle auf- oder absteigend zu sortieren. Sie können auch nach mehreren Spalten nacheinander sortieren. Die aktive Sortierung sehen Sie an der Schaltfläche "Sortierung" mit der Anzahl der aktiven Sortierungen; dort wird jede Sortierung als Pill angezeigt und lässt sich einzeln wieder entfernen.

Spalten ein- und ausblenden: Über die Schaltfläche "Spalten" blenden Sie zusätzliche Tabellenspalten ein oder aus. Ihre Auswahl wird pro Benutzer gespeichert. Zusätzlich können Sie die Breite einzelner Spalten anpassen und die Spalten per Drag-and-drop in eine andere Reihenfolge ziehen.

Ansichten speichern: Über das Auswahlmenü "Ansichten" speichern Sie eine häufig benötigte Kombination aus Filtern, Sortierung, Spaltenauswahl und Suche als benannte Ansicht — über "Ansicht speichern". Gespeicherte Ansichten rufen Sie später mit einem Klick wieder auf; über "Ansichten bearbeiten" verwalten Sie sie. Ansichten können Sie zusätzlich für Ihr ganzes Team verfügbar machen.

Seiten und Zeilen: Über die Auswahl "Zeilen pro Seite" legen Sie fest, wie viele Einträge gleichzeitig angezeigt werden (5, 10, 25, 50 oder 100). Mit der Paginierungsleiste blättern Sie durch die Seiten.

Mehrere Einträge bearbeiten (Aktionen): Markieren Sie über die Auswahlboxen am Zeilenanfang einzelne Einträge oder über die Auswahlbox in der Kopfzeile alle sichtbaren Einträge. Anschließend führen Sie über die Schaltfläche "Aktionen" eine Massenaktion auf allen markierten Einträgen aus — zum Beispiel "Freigeben", "Löschen", "Zugehörigkeiten ändern" oder den Export als PDF, DOCX oder XLSX. Der Export berücksichtigt Ihre aktuelle Spaltenauswahl und -reihenfolge.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht des jeweiligen Eintrags. Ist die Liste leer, erscheint der Hinweis "Keine Daten vorhanden."

Stichwörter: Tabelle, Übersicht, Suchen, Suchwort, Filter, Filtern, Sortieren, Sortierung, Spalten, Ansichten, gespeicherte Ansicht, Zeilen pro Seite, Paginierung, Aktionen, Massenaktion, Export, Zugehörigkeit, preeco.

Zusammenfassung: Alle Übersichten in preeco nutzen dieselbe Tabelle. Grenzen Sie die Liste über das Feld "Suchwort" und die Schaltfläche "Filter" ein, sortieren Sie per Klick auf eine Spaltenüberschrift und blenden Sie über "Spalten" Spalten ein oder aus (inkl. Breite und Reihenfolge). Häufige Kombinationen speichern Sie über "Ansichten" — auch für Ihr Team. Über die Auswahlboxen und die Schaltfläche "Aktionen" bearbeiten oder exportieren Sie mehrere Einträge auf einmal.