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Textbausteine: Duplikate finden und aufräumen

Ein Textbaustein-Duplikat ist ein Textbaustein mit identischem Inhalt bzw. identischer Bezeichnung in mehreren Organisationen. Die Duplikate lassen sich unter „Einstellungen > Textbausteine" anzeigen, indem die Spalte „Anzahl Duplikate" eingeblendet wird; dafür sind Administrator-Rechte erforderlich. Zum Auflösen öffnen Sie den Textbaustein und nutzen die Aktion „Inhaltliche Duplikate auflösen", wobei Sie wählen, ob ein Element für „Alle Organisationen" oder für alle notwendigen Organisationen bestehen bleibt. Der Vorgang kann etwas Zeit beanspruchen und wird mit einer Bestätigungsmeldung abgeschlossen.

Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video zeigen wir, wie Sie in preeco | datenschutz doppelt angelegte Textbausteine finden und bereinigen. Unter Einstellungen > Textbausteine aktivieren Sie über Spalten die Spalte Anzahl Duplikate. So sehen Sie auf einen Blick, welche Textbausteine mehrfach vorhanden sind. Klicken Sie auf den betroffenen Textbaustein. Im Bereich Duplikate sehen Sie, welchen Organisationen das Duplikat zugeordnet ist. Klicken Sie auf Aktionen, dann auf Duplikate auflösen. Diese Funktion ist nur für Administratorinnen und Administratoren sichtbar. Wählen Sie das gewünschte Ergebnis: entweder ein Textbaustein für alle Organisationen, oder einer mit Zugehörigkeit zu allen betroffenen Organisationen. Bestätigen Sie mit Duplikate auflösen. Das Auflösen kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Sie erhalten nach Abschluss eine Bestätigungsmeldung. Die Textbausteine sind danach konsolidiert.

Ein Textbaustein-Duplikat ist ein Textbaustein mit exakt gleichem Inhalt bzw. identischer Bezeichnung in mehreren Organisationen.

Duplikate anzeigen

Unter „Einstellungen > Textbausteine" können Sie Ihre Übersicht so anpassen, dass die Duplikate angezeigt werden. Setzen Sie dazu unter „Spalten > Anzahl Duplikate" ein Häkchen. Für die Anzeige sind Administrator-Rechte erforderlich.

Duplikate auflösen

Öffnen Sie den Textbaustein und wählen Sie auf der Detailseite die Aktion „Inhaltliche Duplikate auflösen". Es öffnet sich ein Fenster mit einer Auswahl zum Auflösen.

Als gewünschtes Ergebnis können Sie wählen zwischen:

  • Ein Element mit Zugehörigkeit „Alle Organisationen" – es existiert danach nur noch ein Textbaustein, der zu allen Organisationen gehört.
  • Ein Element mit Zugehörigkeit zu allen notwendigen Organisationen – der Textbaustein, der vorher für verschiedene Organisationseinheiten separat existierte, besteht nur noch einmal, gehört aber zu den verschiedenen Organisationseinheiten.

Bitte beachten Sie, dass das Auflösen der Duplikate einige Zeit dauern kann. Währenddessen erscheinen die Duplikate unter Umständen weiterhin. Nach Abschluss des Vorgangs erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung.

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

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