Datenerfassungs-Formulare nutzen
Unter "Zusammenarbeit > Datenerfassungs-Formulare" erstellen und verwalten berechtigte Benutzer:innen Datenerfassungen auf Basis von Workflows. Formulare können bearbeitet und über "Per E-Mail senden" mit einem persönlichen Zugriffslink an externe Empfänger:innen versendet werden. Erst mit der Freigabe werden die im Workflow hinterlegten Aktionen ausgelöst, wobei Fortschritt und erstellte Dokumente detailliert im Formular nachvollziehbar sind.
Transkript des Videos
Unter "Zusammenarbeit > Datenerfassungs-Formulare" verwalten Sie Ihre Datenerfassungen. Ein Datenerfassungs-Formular ist eine strukturierte, mehrseitige Befragung mit hinterlegten Aktionen und Bedingungen: Die Antworten der internen Benutzer:innen oder externen Empfänger:innen bestimmen, welche Aktionen nach der Freigabe automatisch ausgeführt werden. Sollte die Funktion unter "Zusammenarbeit" nicht sichtbar sein, wenden Sie sich an Ihre:Ihren Administrator:in, um die entsprechende Berechtigung zu erhalten.
Einen Workflow laden
- Navigieren Sie zu "Zusammenarbeit > Datenerfassungs-Formulare" und klicken Sie rechts oben auf "Datenerfassungs-Workflow laden".
- Wählen Sie unter "Zugehörigkeit" eine oder mehrere Organisationen aus.
- Wählen Sie in der Tabelle den entsprechenden Workflow aus, der als Vorlage dient.
- Klicken Sie auf "Erstellen", um das Formular anzulegen.
Formular bearbeiten und versenden
Nach dem Anlegen öffnet sich die Detailansicht des Formulars. Über "Bearbeiten" pflegen Sie die Bezeichnung, die Zugehörigkeit, Empfänger-Informationen und gegebenenfalls workflowspezifische Einstellungen. Die inhaltliche Struktur (Seiten und Fragen) wird vom hinterlegten Datenerfassungs-Workflow vorgegeben und in den Einstellungen geändert, nicht direkt im Formular.
Externe Bearbeitung per E-Mail
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Per E-Mail senden", um das Formular an Empfänger:innen zu versenden, die keinen Zugang zu preeco | datenschutz haben.
- Tragen Sie die Empfänger ein (bestehende Kontakte oder freie E-Mail-Adressen).
- Pflegen Sie Betreff und Nachrichtentext und optional ein Antwort-Fälligkeitsdatum.
Die Empfänger:innen erhalten eine E-Mail mit einem persönlichen Zugriffslink zum Formular und können die Fragen ohne Anmeldung beantworten. Antworten werden zwischengespeichert, sodass die Beantwortung später fortgesetzt werden kann.
Antworten einsehen
Sobald Antworten gespeichert wurden, werden sie in der jeweiligen Frage angezeigt. Über die Seitenübersicht navigieren Sie zu den einzelnen Fragen und sehen den aktuellen Antwortstand.
Freigabe und Auslösung von Aktionen
Erst mit der Freigabe werden die im Workflow definierten Aktionen ausgelöst, beispielsweise die automatische Anlage einer Verarbeitungstätigkeit oder einer Aufgabe.
Status und Fortschritt
Der Fortschritt wird auf Ebene der einzelnen Seiten und Fragen angezeigt, sodass jederzeit ersichtlich ist, welche Fragen beantwortet wurden und welche aufgrund der Bedingungslogik nicht zutreffend waren. Durch Aktionen erstellte Dokumente werden ebenfalls im Formular angezeigt. Die Einsicht haben Benutzer:innen mit den entsprechenden Berechtigungen.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.