Datenerfassungs-Formulare nutzen

Unter "Zusammenarbeit > Datenerfassungs-Formulare" verwalten Sie Ihre Datenerfassungen. Ein Datenerfassungs-Formular ist eine strukturierte, mehrseitige Befragung mit hinterlegten Aktionen und Bedingungen: Die Antworten der internen Benutzer:innen oder externen Empfänger:innen bestimmen, welche Aktionen nach der Freigabe automatisch ausgeführt werden. Sollte die Funktion unter "Zusammenarbeit" nicht sichtbar sein, wenden Sie sich an Ihre:Ihren Administrator:in, um die entsprechende Berechtigung zu erhalten.

Einen Workflow laden

Navigieren Sie zu "Zusammenarbeit > Datenerfassungs-Formulare" und klicken Sie rechts oben auf "Datenerfassungs-Workflow laden". Wählen Sie zunächst unter "Zugehörigkeit" eine oder mehrere Organisationen und anschließend in der Tabelle den entsprechenden Workflow aus, der als Vorlage dient. Mit "Erstellen" wird das Formular angelegt.

Formular bearbeiten und versenden

Nach dem Anlegen öffnet sich die Detailansicht des Formulars. Über "Bearbeiten" pflegen Sie die Bezeichnung, die Zugehörigkeit, Empfänger-Informationen und gegebenenfalls workflowspezifische Einstellungen. Die inhaltliche Struktur (Seiten und Fragen) wird vom hinterlegten Datenerfassungs-Workflow vorgegeben und in den Einstellungen geändert, nicht direkt im Formular.

Externe Bearbeitung per E-Mail

Über die Schaltfläche "Per E-Mail senden" kann das Formular an Empfänger:innen versendet werden, die keinen Zugang zu preeco | datenschutz haben. Tragen Sie die Empfänger ein (bestehende Kontakte oder freie E-Mail-Adressen), pflegen Sie Betreff und Nachrichtentext und optional ein Antwort-Fälligkeitsdatum. Die Empfänger:innen erhalten eine E-Mail mit einem persönlichen Zugriffslink zum Formular und können die Fragen ohne Anmeldung beantworten. Antworten werden zwischengespeichert, sodass die Beantwortung später fortgesetzt werden kann.

Antworten einsehen

Sobald Antworten gespeichert wurden, werden sie in der jeweiligen Frage angezeigt. Über die Seitenübersicht navigieren Sie zu den einzelnen Fragen und sehen den aktuellen Antwortstand.

Freigabe und Auslösung von Aktionen

Erst mit der Freigabe werden die im Workflow definierten Aktionen ausgelöst, beispielsweise die automatische Anlage einer Verarbeitungstätigkeit oder einer Aufgabe.

Status und Fortschritt

Der Fortschritt wird auf Ebene der einzelnen Seiten und Fragen angezeigt, sodass jederzeit ersichtlich ist, welche Fragen beantwortet wurden und welche aufgrund der Bedingungslogik nicht zutreffend waren. Durch Aktionen erstellte Dokumente werden ebenfalls im Formular angezeigt. Die Einsicht haben Benutzer:innen mit den entsprechenden Berechtigungen.

Zusammenfassung: Unter "Zusammenarbeit > Datenerfassungs-Formulare" erstellen und verwalten berechtigte Benutzer:innen Datenerfassungen auf Basis von Workflows. Formulare können bearbeitet und über "Per E-Mail senden" mit einem persönlichen Zugriffslink an externe Empfänger:innen versendet werden. Erst mit der Freigabe werden die im Workflow hinterlegten Aktionen ausgelöst, wobei Fortschritt und erstellte Dokumente detailliert im Formular nachvollziehbar sind.