Berechtigungen für Verarbeitungstätigkeiten: Leserechte mit Änderungsvorschlägen

Hintergrund

Fachbereiche oder externe Auftragsverarbeiter kennen die aktuellen Inhalte einer Verarbeitungstätigkeit oft besser als die Datenschutzverantwortlichen selbst. Damit diese Beiträge nicht über E-Mails oder Word-Anhänge zurückfließen, bietet preeco | datenschutz einen strukturierten Workflow für Änderungsvorschläge. Beitragende benötigen dafür keine Anmeldung und keine Schreibrechte im System.

Voraussetzungen

• Sie haben die Berechtigung, die Verarbeitungstätigkeit zu sehen.
• Zum Anstoßen eines Änderungsvorschlags benötigen Sie die Berechtigung, Änderungsvorschläge zu erstellen.
• Zum Übernehmen eines Vorschlags in die Stamm-Verarbeitungstätigkeit benötigen Sie die Berechtigung, Verarbeitungstätigkeiten zu bearbeiten.
• Die Beitragenden benötigen kein eigenes Benutzerkonto und keine Schreibrechte — sie erhalten einen persönlichen E-Mail-Link.

Änderungsvorschlag per E-Mail einholen

1. Öffnen Sie die Detailansicht der gewünschten Verarbeitungstätigkeit.
2. Wechseln Sie in den Reiter Änderungsvorschläge.
3. Klicken Sie rechts oben auf das Pfeilsymbol neben Neu und wählen Sie Per E-Mail einholen.
4. Füllen Sie das Anforderungsformular aus — typischerweise mit der E-Mail-Adresse der Beitragenden, einer aussagekräftigen Bezeichnung und einer kurzen Nachricht, in welchen Bereichen eine Aktualisierung erbeten wird.
5. Senden Sie die Anforderung ab. Die Beitragenden erhalten eine E-Mail mit einem persönlichen Link zu einer öffentlichen Antwort-Seite.

Antwort ausfüllen (ohne Anmeldung)

Über den Link in der E-Mail gelangen die Beitragenden auf eine öffentliche Web-Maske, ohne sich anmelden zu müssen. Dort können sie an jedem Feld der Verarbeitungstätigkeit Änderungen vorschlagen — etwa Pflichtangaben nach Art. 30 DSGVO, Datenempfänger/-lieferanten oder Zuständigkeiten. Nach dem Absenden ist der Vorschlag verbindlich gespeichert; der Link ist anschließend nicht mehr nutzbar.

Eingegangene Vorschläge prüfen und übernehmen

1. Öffnen Sie die Detailansicht der Verarbeitungstätigkeit.
2. Wechseln Sie in den Reiter Änderungsvorschläge. Beantwortete Vorschläge erscheinen dort mit Status, Bezeichnung und Art.
3. Klicken Sie auf den gewünschten Vorschlag, um die Übernahme-Maske zu öffnen. Dort wird für jedes Feld der aktuelle Stamm-Stand (links) dem eingebrachten Vorschlag (rechts) gegenübergestellt.
4. Entscheiden Sie pro Feld, ob Sie den Vorschlag übernehmen oder ablehnen möchten.
5. Klicken Sie auf Speichern. Übernommene Felder werden in die Stamm-Verarbeitungstätigkeit übertragen; nicht übernommene Werte bleiben als historisches Element am Änderungsvorschlag erhalten.

Regelmäßige Überprüfung mittels Wiedervorlage

Verarbeitungstätigkeiten sind nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO dauerhaft aktuell zu halten. Nutzen Sie die Funktion Wiedervorlage direkt an der Verarbeitungstätigkeit, um Fachbereiche oder Verantwortliche regelmäßig — etwa jährlich — zur Überprüfung aufzufordern. Die Wiedervorlage lässt sich in der gleichnamigen Schnellaktion oberhalb der Detailansicht pflegen; alle aktiven Wiedervorlagen Ihres Teams erscheinen zusätzlich gebündelt im Modul Wiedervorlagen.

Hinweis zum Begriff „Review“

Ein eigener Status Review existiert in preeco | datenschutz nicht. Die Bearbeitungsstände einer Verarbeitungstätigkeit sind Neu, In Bearbeitung, Freigegeben und Archiviert. Einen Review-Prozess bilden Sie stattdessen über Wiedervorlagen, Aufgaben oder den oben beschriebenen Änderungsvorschlag-Workflow ab.