Auftragsverarbeitungsverträge: Mehrere Unterzeichner je Vertragspartei

Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung kann je Vertragspartei von mehreren Personen unterzeichnet werden – etwa von zwei Geschäftsführenden gemeinsam. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Unterzeichnenden erfassen, wie der Unterschriftslauf abläuft und woran Sie den Stand ablesen.

Verfügbar ab dem Release vom 12.08.2026.

Was sich geändert hat

Bisher war je Vertragspartei genau eine Unterschrift vorgesehen, und der Vertrag galt mit der Unterschrift des Vertragspartners als unterzeichnet. Ab sofort gilt:

1. Je Vertragspartei können mehrere Unterzeichnende hinterlegt werden; mindestens eine Person je Partei ist erforderlich.
2. Der Vertrag ist erst dann unterzeichnet, wenn jede hinterlegte Person beider Vertragsparteien gezeichnet hat.
3. Jede Person erhält einen eigenen, persönlichen Signatur-Link und unterzeichnet unabhängig von den anderen.

Unterzeichnende erfassen

1. Öffnen Sie den Vertrag und klicken Sie auf Bearbeiten.
2. Scrollen Sie zur jeweiligen Vertragspartei. Unter deren Angaben finden Sie den Abschnitt Unterzeichner.
3. Klicken Sie auf Neu und erfassen Sie Vorname, Nachname, Position und E-Mail-Adresse. An die hinterlegte Adresse geht der persönliche Signatur-Link.
4. Über Aktionen > Aus Kontakten laden übernehmen Sie eine Person aus Ihren Kontakten, statt die Daten einzutippen.
5. Bestätigen Sie mit Übernehmen und wiederholen Sie den Schritt für jede weitere Person. Wiederholen Sie das Ganze für die zweite Vertragspartei.

Das Speichern der Liste verschickt nichts

Das Anlegen und Speichern von Unterzeichnenden versendet keine Einladungen. Die Signatur-Links entstehen erst, wenn der Unterschriftslauf gestartet wird.

Den Vertrag unterzeichnen

1. Klicken Sie auf der Detailseite des Vertrags auf Unterzeichnen.
2. Wählen Sie unter Art der Unterzeichnung, ob Sie selbst unterzeichnen oder die Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person anfordern.
3. Sind für Ihre Seite mehrere Personen erfasst, wählen Sie unter Sie unterschreiben als die Person aus, für die Sie zeichnen. Ist nur eine Person erfasst, entfällt diese Auswahl. Vorname, Nachname und Position werden aus dem Unterzeichner übernommen.
4. Tragen Sie den Ort ein, leisten Sie die Unterschrift im Unterschriftenfeld und senden Sie ab.

Die Beschriftung der Schaltfläche sagt Ihnen, wie es weitergeht: Unterzeichnen und Unterschriften einholen bedeutet, dass für Ihre eigene Seite noch Unterschriften ausstehen. Unterzeichnen und zum Vertragspartner senden bedeutet, dass Ihre Seite mit dieser Unterschrift vollständig ist.

Wie die weiteren Personen unterzeichnen

Alle weiteren Unterzeichnenden erhalten eine E-Mail mit einem persönlichen Link. Über diesen Link sehen sie den vollständigen Vertrag und unterzeichnen ihn direkt im Browser – ein Benutzerkonto ist dafür nicht nötig. Name, Position und Ort tragen sie auf dieser Seite selbst ein.

Erst die eigene Seite, dann der Vertragspartner

Zwischen den Vertragsparteien läuft die Unterzeichnung nacheinander: Der Vertragspartner wird erst benachrichtigt, wenn Ihre eigene Seite vollständig unterschrieben ist. Die persönlichen Links für die Personen des Vertragspartners entstehen genau in diesem Moment.

Den Stand der Unterschriften verfolgen

In der Übersicht

1. Öffnen Sie Verträge > Verträge zur Auftragsverarbeitung.
2. Die Spalte Unterschriften ist zunächst ausgeblendet. Blenden Sie sie über Spalten ein.
3. Die Spalte zeigt je Vertrag den Stand, beispielsweise 2 von 4.
4. Über den Filter Unterschriften grenzen Sie die Liste auf Vollständig unterschrieben oder Unterschriften ausstehend ein.

Auf der Detailseite

Im Abschnitt Vertragspartner steht rechts der Gesamtstand („2 von 4 Unterschriften liegen vor“) und je Vertragspartei deren eigener Stand („2 von 2 unterschrieben“). Hinter jeder Person sehen Sie, ob sie bereits unterzeichnet hat oder noch aussteht, und bei geleisteter Unterschrift Datum und Ort.

Im Aktivitätenprotokoll

Das Aktivitätenprotokoll des Vertrags hält jede einzelne Unterschrift mit Namen fest sowie den Übergang an den Vertragspartner.

Ausstehende Unterschriften erinnern

1. Öffnen Sie den Vertrag und wählen Sie Aktionen > Unterschrift erneut anfordern.
2. Wählen Sie die Personen aus, die erinnert werden sollen. Steht nur eine Person aus, wird sie lediglich genannt.
3. Ergänzen Sie optional eine Nachricht und klicken Sie auf Absenden.

Angeboten werden immer nur die offenen Unterzeichnenden der Vertragspartei, bei der der Vertrag gerade liegt. Solange Ihre eigene Seite nicht vollständig unterschrieben hat, wurde der Vertragspartner noch nicht angeschrieben und kann deshalb auch nicht erinnert werden.

Achtung: Speichern kann Unterschriften verwerfen

Wird ein Vertrag aus dem laufenden Unterschriftslauf zurückgestellt – etwa von „Zur Unterschrift vorliegend“ zurück auf „In Bearbeitung“ –, werden alle bereits geleisteten Unterschriften gelöscht und alle versendeten Signatur-Links ungültig. Die Anwendung fragt vorher nach und verlangt zusätzlich die Eingabe des Vertragsnamens. Bei mehreren Unterzeichnenden betrifft das nicht mehr nur eine Person, sondern alle, die bereits einen Link erhalten haben.

Bestehende Verträge

Für Verträge, die vor der Umstellung angelegt wurden, werden die Unterzeichnenden automatisch aus den bisherigen Angaben übernommen. Bereits versendete Signatur-Links bleiben gültig. Sie müssen nichts nacharbeiten.