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Textbaustein-Duplikate mit der KI auflösen

Unter „Einstellungen > Textbausteine" findet die KI über „KI-Aktionen > Duplikate auflösen" inhaltlich gleiche Textbausteine einer Kategorie. Anwendbare Vorschläge führen Sie gesammelt mit „Ersetzen und löschen" aus, die übrigen prüfen Sie einzeln im Dialog „Vorschlag prüfen". Die Aktion steht Administrator:innen mit eingerichteter KI-Integration zur Verfügung.

Letzte Aktualisierung:
Transkript des Videos
In diesem Video lassen Sie in preeco | datenschutz die KI inhaltlich gleiche Textbausteine finden und lösen die Duplikate auf. Öffnen Sie „Einstellungen“, „Textbausteine“. In dieser Kategorie sagen mehrere Bausteine dasselbe, nur anders formuliert. Klicken Sie über der Tabelle auf „KI-Aktionen“ und wählen Sie „Duplikate auflösen“. Wählen Sie die Textbaustein-Kategorie. „Anzahl Textbausteine“ zeigt, wie viele Bausteine die KI prüft. Unter „Zusätzliche Hinweise“ sagen Sie der KI optional, worauf sie achten soll. Personenbezogene Daten gehören nicht hinein. Bestätigen Sie mit „Ja, Vorschläge per KI einholen“. Das kann einige Minuten dauern; lassen Sie das Fenster geöffnet. Unter „Gefundene Duplikate“ zeigt die Tabelle, welcher Baustein bleibt, welche ersetzt werden, ihre Verwendungen, Hinweise und den Status. Vorschläge mit dem Status „Anwendbar“ sind vorausgewählt. „Ersetzen und löschen“ führt sie gesammelt aus. Vorschläge mit „Einzeln prüfen“ öffnen Sie per Klick auf die Zeile, hier wegen unterschiedlicher Vertraulichkeitsklassen. Im Dialog „Vorschlag prüfen“ nennt die „Begründung“ die gemeinsame Aussage und die Unterschiede im Text. Unter „Ergebnis“ wählen Sie bei „Ersetzen durch“, welcher Baustein bleibt, und passen bei Bedarf Text, Zugehörigkeit und Vertraulichkeitsklasse an. „Ersetzen und löschen“ ist endgültig: Alle Verwendungen gehen auf den erhaltenen Baustein über, die übrigen werden gelöscht.

Über die KI-Aktion „Duplikate auflösen" lassen Sie die KI in einer Textbaustein-Kategorie nach Bausteinen suchen, die inhaltlich dasselbe aussagen, auch wenn sie unterschiedlich formuliert sind. Sie prüfen die Vorschläge und sehen vorab, welcher Baustein bleibt. Geändert wird erst, wenn Sie bestätigen.

Voraussetzungen

  • Sie sind Administrator:in.
  • Für Ihr Team ist unter „Einstellungen > KI-Anbieter" eine KI-Integration eingerichtet. Kurzbezeichnung und Text der geprüften Textbausteine werden an den KI-Anbieter gesendet.

Vorschläge einholen

  1. Öffnen Sie „Einstellungen > Textbausteine".
  2. Klicken Sie über der Tabelle auf „KI-Aktionen" und wählen Sie „Duplikate auflösen". Der seitliche Dialog „Duplikate mit KI auflösen" öffnet sich.
  3. Wählen Sie die „Textbaustein-Kategorie". Das Feld „Anzahl Textbausteine" zeigt, wie viele Bausteine die KI prüft.
  4. Tragen Sie optional unter „Zusätzliche Hinweise" ein, worauf die KI achten soll. Erfassen Sie dort keine personenbezogenen Daten.
  5. Klicken Sie auf „Weiter" und bestätigen Sie mit „Ja, Vorschläge per KI einholen". Das kann einige Minuten dauern; lassen Sie das Fenster geöffnet.

Vorschläge prüfen und ausführen

  1. Im Schritt „Vorschläge" sehen Sie die „Gefundenen Duplikate" mit den Spalten „Bleibt", „Zugehörigkeit", „Wird ersetzt", „Verwendungen", „Hinweise" und „Status".
  2. Vorschläge mit dem Status „Anwendbar" sind vorausgewählt. Klicken Sie auf „Ersetzen und löschen" und bestätigen Sie, um sie gesammelt auszuführen.
  3. Vorschläge mit „Einzeln prüfen" oder „Nicht anwendbar" öffnen Sie per Klick auf die Zeile. Im Dialog „Vorschlag prüfen" nennt die „Begründung" die gemeinsame Aussage und die Unterschiede im Text. Unter „Ergebnis" wählen Sie bei „Ersetzen durch", welcher Baustein erhalten bleibt, und passen bei Bedarf Text, Zugehörigkeit und Vertraulichkeitsklasse an.
  4. Klicken Sie auf „Ersetzen und löschen", oder blenden Sie den Vorschlag mit „Verwerfen" aus; die Bausteine bleiben dann unverändert.

„Ersetzen und löschen" kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle Verwendungen gehen auf den erhaltenen Baustein über, die übrigen werden gelöscht. Findet die KI nichts, erscheint „Keine Duplikate gefunden."

Tipp aus der Praxis

Prüfen Sie Vorschläge mit dem Hinweis „Unterschiedliche Vertraulichkeitsklassen" besonders genau: Der erhaltene Baustein übernimmt die Klasse des Ergebnisses. Bausteine mit identischer Bezeichnung in mehreren Organisationen führen Sie weiterhin ohne KI über die Aktion „Inhaltliche Duplikate auflösen" auf der Detailseite zusammen.

Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.

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