Meldungsverwaltung und Kommunikation
Strukturierte und nachvollziehbare Bearbeitung und Dokumentation aller Meldungen mit vollständiger Kommunikation im geschützten Bereich – konform mit den HinSchG-Anforderungen.
DASHBOARD & ÜBERSICHT
Dashboard im Detail
Behalten Sie mit dem übersichtlichen Dashboard den Überblick über alle Hinweise, Fristen und Aktivitäten. Die gesetzlichen Fristen werden automatisch pro Meldung überwacht – Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen und Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten gemäß HinSchG –, sodass keine Frist unerledigt bleibt. Das Dashboard passt sich an Ihre Benutzerrolle und Zuständigkeiten an – jeder Nutzer erhält eine individualisierte Ansicht der für ihn relevanten Hinweise.
- Persönliche Startseite nach Login mit individualisierter Ansicht
- Übersicht offener Meldungen und neue Eingänge der letzten 30 Tage
- Automatische Überwachung der gesetzlichen Fristen: Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen, Rückmeldung binnen 3 Monaten
- Fristen je Organisation konfigurierbar – z. B. für interne Service-Level oder internationale Tochtergesellschaften
- Frühwarnung für Meldungen mit Frist innerhalb der nächsten 14 Tage
- Hervorhebung nicht zugewiesener und zur Löschung vorgesehener Meldungen
- Tabellarische Übersicht zuletzt angesehener Meldungen
- Individuelle Spaltenauswahl und Filterung
- Suchfunktion und Sortierung in der Meldungsübersicht
- Übersicht aller Meldungen mit Spalten für Status, Bezeichnung, Melde-ID, Organisation, Priorität, Vertraulichkeit, Hauptbenutzer und Frist
- Massenoperationen über das Aktionen-Dropdown (z. B. Statuswechsel oder Zuweisungen für mehrere Meldungen)
CHECKLISTEN
Vordefinierte und individuelle Checklisten
preeco | hinweisgeber enthält vordefinierte, strukturierte Checklisten basierend auf den gesetzlichen Anforderungen des HinSchG. Ergänzend können Sie eigene, organisationsspezifische Checklisten erstellen und bestimmten Anwendungsbereichen zuweisen – bei Eingang einer Meldung wird automatisch die passende Checkliste aktiviert. Dabei sind Sie nicht auf die Anwendungsbereiche des HinSchG beschränkt: Frei definierbare Kategorien mit passenden Checklisten ermöglichen es, weitere interne Beschwerde- und Compliance-Verfahren über denselben Meldekanal abzuwickeln. So lässt sich etwa ein eigener Anwendungsbereich für Hinweise zum Einsatz von KI anlegen – eine Fallart, für die Artikel 87 der KI-Verordnung (AI Act) auf die EU-Whistleblower-Richtlinie verweist.
- HinSchG-Checklisten für alle Prüfschritte
- Nachvollziehbare Dokumentation für Audits und Behördenanfragen
- Individuelle Checklisten für interne Compliance-Anforderungen
- Automatische Aktivierung passender Checklisten je Anwendungsbereich
- Vorgefertigte Anwendungsbereiche nach HinSchG sowie individuell erstellbare Kategorien
- Mehrere Checklisten pro Meldung für komplexe Fälle
- Export der Anwendungsbereich-Checkliste als Excel-Datei (XLSX), sprachabhängig
STATUS-TRACKING UND DOKUMENTATION
Status-Tracking und nachvollziehbare Dokumentation
Verfolgen Sie den Bearbeitungsfortschritt jeder Checkliste in Echtzeit. Pflichtfelder stellen sicher, dass eine Meldung erst abgeschlossen werden kann, wenn alle erforderlichen Schritte erledigt sind. Kommentare und Notizen pro Checkpunkt sind dauerhaft dokumentiert und erfüllen die Rechenschaftspflichten gemäß HinSchG. Die fallbezogene Zeitleiste ist dabei unveränderlich: Nachrichten der Hinweisgebenden und Systemeinträge können weder bearbeitet noch gelöscht werden; bearbeitete oder gelöschte interne Kommentare erzeugen einen eigenen Eintrag mit Zeitpunkt und Person. Die Dokumentation bleibt dabei strikt auf den Fall bezogen: Zum Schutz der Hinweisgebenden werden bewusst keine Systemprotokolle geschrieben, die Rückschlüsse auf ihre Identität zuließen.
- Visuelles Status-Tracking mit Fortschrittsanzeige
- Pflichtfelder verhindern unvollständige Fallabschlüsse
- Kommentare und Begründungen pro Checkpunkt
- Vollständige Checklisten inklusive Status in PDF- und DOCX-Exporten
- Verknüpfung zusammenhängender Meldungen zur gemeinsamen Fallbearbeitung
- Mit der Meldung übermittelte Anhänge und Dokumente werden fallbezogen verwaltet und in die Exporte einbezogen
- Detailansicht mit Tabs: Aktivität & Nachrichten, Informationen, Hinweisgeber, Anwendungsbereiche, Vertraulichkeit, Verknüpfte Meldungen, Dateien
TEXTBAUSTEINE
Textbausteine für effiziente Kommunikation
preeco | hinweisgeber bietet ein vollständiges Textbausteine-Modul für standardisierte und effiziente Kommunikation mit Hinweisgebenden. Eingesetzt werden die Vorlagen direkt im geschützten Kommunikationsbereich: Hinweisgebende melden sich mit Melde-ID und Passwort an, sodass Rückfragen und Status-Updates auch bei vollständig anonymen Meldungen möglich sind – ohne die Anonymität aufzuheben. Alle Textbausteine sind zentral gespeichert, kategorisiert und für alle Bearbeiter:innen verfügbar.
- Wiederverwendbare Vorlagen für Zwischenmeldungen, Rückfragen und Abschlüsse
- Filterbare Übersicht nach Titel, Kategorie und Verwendungszweck
- Direkte Einbindung beim Verfassen von Nachrichten
- Verschlüsselter Dialog im geschützten Bereich – auch bei vollständig anonymen Meldungen
- Mehrsprachige Textbausteine für internationale Organisationen
MEHRSPRACHIGE BENUTZEROBERFLÄCHE
Benutzeroberfläche in bis zu 26 Sprachen
Nicht nur das Meldeformular, sondern auch die gesamte Verwaltungsoberfläche von preeco | hinweisgeber ist in bis zu 26 Sprachen verfügbar. Bearbeiter:innen wählen ihre bevorzugte Sprache individuell – ideal für internationale Organisationen und mehrsprachige Teams.
- Bis zu 26 Sprachen für Meldeformular und Benutzeroberfläche
- Individuelle Sprachauswahl pro Bearbeiter:in
- Dashboard, Checklisten und Funktionen vollständig in der gewählten Sprache
- Individuelle Spracheinstellungen pro Organisation
Begriffe auf dieser Seite kurz erklärt
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In einem persönlichen Gespräch zeigen wir Ihnen die Meldungsverwaltung und alle weiteren Funktionen von preeco | hinweisgeber.