Strukturierte und nachvollziehbare Bearbeitung und Dokumentation aller Meldungen mit vollständiger Kommunikation im geschützten Bereich – konform mit den HinSchG-Anforderungen.
DASHBOARD & ÜBERSICHT
Behalten Sie mit dem übersichtlichen Dashboard den Überblick über alle Hinweise, Fristen und Aktivitäten. Die gesetzlichen Fristen werden automatisch pro Meldung überwacht – Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen und Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten gemäß HinSchG –, sodass keine Frist unerledigt bleibt. Das Dashboard passt sich an Ihre Benutzerrolle und Zuständigkeiten an – jeder Nutzer erhält eine individualisierte Ansicht der für ihn relevanten Hinweise.
CHECKLISTEN
preeco | hinweisgeber enthält vordefinierte, strukturierte Checklisten basierend auf den gesetzlichen Anforderungen des HinSchG. Ergänzend können Sie eigene, organisationsspezifische Checklisten erstellen und bestimmten Anwendungsbereichen zuweisen – bei Eingang einer Meldung wird automatisch die passende Checkliste aktiviert. Dabei sind Sie nicht auf die Anwendungsbereiche des HinSchG beschränkt: Frei definierbare Kategorien mit passenden Checklisten ermöglichen es, weitere interne Beschwerde- und Compliance-Verfahren über denselben Meldekanal abzuwickeln. So lässt sich etwa ein eigener Anwendungsbereich für Hinweise zum Einsatz von KI anlegen – eine Fallart, für die Artikel 87 der KI-Verordnung (AI Act) auf die EU-Whistleblower-Richtlinie verweist.
STATUS-TRACKING UND DOKUMENTATION
Verfolgen Sie den Bearbeitungsfortschritt jeder Checkliste in Echtzeit. Pflichtfelder stellen sicher, dass eine Meldung erst abgeschlossen werden kann, wenn alle erforderlichen Schritte erledigt sind. Kommentare und Notizen pro Checkpunkt sind dauerhaft dokumentiert und erfüllen die Rechenschaftspflichten gemäß HinSchG. Die fallbezogene Zeitleiste ist dabei unveränderlich: Nachrichten der Hinweisgebenden und Systemeinträge können weder bearbeitet noch gelöscht werden; bearbeitete oder gelöschte interne Kommentare erzeugen einen eigenen Eintrag mit Zeitpunkt und Person. Ergänzend dokumentiert ein teamweites Aktivitätenprotokoll jede Änderung über alle Meldungen hinweg – mit alter und neuer Angabe, Zeitpunkt und handelnder Person; es ist ausschließlich für Administrator:innen einsehbar, selbst unveränderbar und in seiner Aufbewahrungsdauer je Team einstellbar (3 bis 36 Monate oder unbegrenzt). Auch Zugriffe der Meldestelle hält es fest – wer eine Meldung geöffnet oder exportiert hat und wann. Zugriffe der Hinweisgebenden werden bewusst nicht protokolliert: Zu ihrem Schutz werden keine Systemprotokolle geschrieben, die Rückschlüsse auf ihre Identität zuließen.
TEXTBAUSTEINE
preeco | hinweisgeber bietet ein vollständiges Textbausteine-Modul für standardisierte und effiziente Kommunikation mit Hinweisgebenden. Eingesetzt werden die Vorlagen direkt im geschützten Kommunikationsbereich: Hinweisgebende melden sich mit Melde-ID und Passwort an, sodass Rückfragen und Status-Updates auch bei vollständig anonymen Meldungen möglich sind – ohne die Anonymität aufzuheben. Alle Textbausteine sind zentral gespeichert, kategorisiert und für alle Bearbeiter:innen verfügbar. Optional erstellt die KI-Funktion Nachrichtenentwürfe – wahlweise als Antwort an die hinweisgebende Person oder als interner Kommentar –, die bearbeitbar im Nachrichtenfeld landen und erst nach Prüfung versendet werden.
MEHRSPRACHIGE BENUTZEROBERFLÄCHE
Nicht nur das Meldeformular, sondern auch die gesamte Verwaltungsoberfläche von preeco | hinweisgeber ist in bis zu 26 Sprachen verfügbar. Bearbeiter:innen wählen ihre bevorzugte Sprache individuell – ideal für internationale Organisationen und mehrsprachige Teams.
FAQ
Die Software unterstützt die Fristen des HinSchG: sieben Tage für die Eingangsbestätigung und drei Monate für die Rückmeldung. Die automatische Fristsetzung legen Sie je Organisation in Tagen fest; Frist und Wiedervorlage lassen sich je Meldung überschreiben. Die Eingangsbestätigung wird beim Eingang der Meldung automatisch im geschützten Bereich eingeplant und veröffentlicht. Auf dem Dashboard zeigen Karten wie „Offene Fristen" und „Frist in den nächsten 14 Tagen", was ansteht.
Jede Meldung erhält eine:n Hauptbenutzer:in und bei Bedarf weitere Benutzer:innen. Sachbearbeiter:innen erhalten Zugriff erst durch diese ausdrückliche Zuweisung; sie lässt sich jederzeit wieder entziehen, und beides wird protokolliert. Das Dashboard zeigt nicht zugewiesene Meldungen, die Ihnen zugewiesenen Meldungen und für berechtigte Rollen die Auslastung je Hauptbenutzer:in. Bei jeder neuen Nachricht der hinweisgebenden Person werden die Zuständigen benachrichtigt.
Auf zwei Ebenen: als Zeitleiste in jeder Meldung und im teamweiten Aktivitätenprotokoll. Nachrichten der hinweisgebenden Person, Nachrichten der Meldestelle an sie und Systemeinträge wie Statuswechsel oder Fristen sind weder änderbar noch löschbar. Interne Kommentare können bearbeitet oder gelöscht werden, der Eingriff erscheint aber selbst als Eintrag mit Person und Zeitpunkt. Feldänderungen werden mit altem und neuem Wert festgehalten. Für Ihr Archiv exportieren Sie die vollständige Meldung samt Verlauf als PDF, DOCX oder ZIP.
Nein. Interne Kommentare der Meldestelle sind im geschützten Bereich der hinweisgebenden Person nicht sichtbar. Im Reiter „Aktivität und Nachrichten" stehen sie zusammen mit der Korrespondenz und den Systemeinträgen in einer chronologischen Zeitleiste, sodass Ihr Team den Fall an einer Stelle bearbeitet. Nachrichteninhalte und Anhänge werden verschlüsselt gespeichert; Antworten an die hinweisgebende Person verfassen Sie auf Wunsch mit Textbausteinen.
Für jede Meldung legen Sie ein Löschdatum fest, an dem sie automatisch gelöscht wird. Sieben Tage vorher erhalten die Zuständigen eine E-Mail-Erinnerung mit Melde-ID, Datum und Link zur Meldung, sodass eine letzte Prüfung möglich bleibt. Mit der Meldung werden auch die zugehörigen Protokolleinträge entfernt. Setzen Sie eine Meldung auf „Geschlossen", „Archiviert" oder „Abgelehnt", sperrt das System den Zugang der hinweisgebenden Person automatisch vier Wochen später, sofern noch kein Datum hinterlegt ist.
Optional und mit dem KI-Anbieter Ihrer Wahl: Die KI fasst eine Meldung zusammen, schlägt Risiken und Maßnahmen vor und entwirft Nachrichten an die hinweisgebende Person oder interne Kommentare. Vorschläge werden nie automatisch übernommen, und die KI ändert keinen Status und setzt keine Frist – Sie arbeiten mit KI und Ihrem Team, die Entscheidung bleibt bei der Meldestelle. Die Funktion ist im Auslieferungszustand deaktiviert und wird für das Team und je Person freigegeben. Name und E-Mail-Adresse der hinweisgebenden Person werden nicht übermittelt.
Ja. Das Meldeformular steht je Organisation in bis zu 26 Sprachen zur Verfügung. Geht eine Meldung in einer Sprache ein, die im Team niemand spricht, übersetzt die optionale DeepL-Anbindung Meldungsinhalte und Korrespondenz – auch den laufenden Dialog mit der hinweisgebenden Person. Die Sprache der Benutzeroberfläche wählt jede:r Bearbeiter:in selbst.
In einem persönlichen Gespräch zeigen wir Ihnen die Meldungsverwaltung und alle weiteren Funktionen von preeco | hinweisgeber.