Eingangsbestätigung
Die Eingangsbestätigung ist die Rückmeldung der Meldestelle an die hinweisgebende Person, dass deren Meldung eingegangen ist; sie muss nach dem Hinweisgeberschutzgesetz innerhalb von sieben Tagen nach Eingang erfolgen.
Die Eingangsbestätigung ist die erste verbindliche Rückmeldung, die eine interne oder externe Meldestelle einer hinweisgebenden Person schuldet. Mit ihr bestätigt die Meldestelle, dass die Meldung tatsächlich eingegangen ist und nun im Verfahren bearbeitet wird. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet die zuständige Stelle in § 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG dazu, der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen nach Eingang zu bestätigen. Die Frist beginnt mit dem Tag, an dem die Meldung über den eingerichteten Meldekanal eingeht.
Die Eingangsbestätigung erfüllt eine doppelte Funktion: Sie schafft Transparenz und Vertrauen, indem die hinweisgebende Person erfährt, dass ihr Hinweis nicht ins Leere gelaufen ist, und sie dokumentiert zugleich den Fristbeginn für die weiteren Verfahrensschritte. Voraussetzung ist, dass eine Bestätigung tatsächlich möglich ist: Hat die hinweisgebende Person anonym gemeldet oder ausdrücklich keinen Rücksprachekanal eingerichtet, entfällt die Pflicht, wenn die Bestätigung die innere Identität der Person gefährden würde oder ein Kontakt schlicht nicht möglich ist. Bei anonymen Meldungen über ein sicheres Hinweisgebersystem kann die Bestätigung dennoch über den anonymen Postkasten des Systems zugestellt werden.
Die Eingangsbestätigung ist von der späteren Rückmeldung zu unterscheiden, mit der die Meldestelle innerhalb von drei Monaten über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen und die Gründe hierfür informiert (§ 17 Abs. 2 HinSchG). Die Sieben-Tage-Frist betrifft ausschließlich die Bestätigung des Eingangs, nicht eine inhaltliche Bewertung. Beschäftigungsgeber sollten den Eingang automatisiert oder organisatorisch sicherstellen, etwa durch eine systemgestützte Quittung im Meldekanal, um die kurze Frist auch bei Urlaub oder Krankheit der beauftragten Person zuverlässig zu wahren. Eine versäumte Eingangsbestätigung kann das Vertrauen in die Meldestelle untergraben und im Einzelfall bußgeldbewehrte Pflichtverletzungen nach sich ziehen.
Rechtliche Grundlage
§ 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG (Sieben-Tage-Frist zur Eingangsbestätigung); Art. 9 Abs. 1 lit. b EU-Whistleblower-Richtlinie (RL (EU) 2019/1937)
Praxisbeispiel
In einem Maschinenbauunternehmen mit 600 Beschäftigten geht über das digitale Hinweisgebersystem am Freitagabend eine Meldung zu mutmaßlichen Korruptionszahlungen ein. Die als interne Meldestelle benannte Compliance-Beauftragte erhält eine automatische Benachrichtigung. Da sie im Urlaub ist, greift die im System hinterlegte Vertretungsregelung: Ihre Stellvertreterin öffnet den Fall am Montag und sendet noch am selben Tag über den verschlüsselten Antwortkanal die Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person. Damit ist die Sieben-Tage-Frist gewahrt, der Fristbeginn für die Drei-Monats-Rückmeldung ist dokumentiert, und die hinweisgebende Person weiß, dass ihr Hinweis bearbeitet wird, ohne dass ihre Identität offengelegt wurde.
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