Interne Meldestelle
Die von Unternehmen ab 50 Beschäftigten gem. HinSchG einzurichtende Stelle zur Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen.
Die interne Meldestelle ist das Herzstück des betrieblichen Hinweisgeberschutzes. Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sind gemäß §§ 12–18 HinSchG verpflichtet, eine solche Stelle einzurichten und zu betreiben. Sie muss Hinweisgeber in die Lage versetzen, Verstöße vertraulich – und auf Wunsch auch anonym – zu melden. Die Stelle kann intern besetzt oder an externe Dienstleister ausgelagert werden.
Die mit der Bearbeitung beauftragten Personen müssen unabhängig agieren können und dürfen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit keinen Interessenkonflikten unterliegen. Nach Eingang einer Meldung hat die Meldestelle den Hinweisgeber binnen sieben Tagen zu bestätigen, die Meldung zu prüfen und innerhalb von drei Monaten eine Sachstandsmitteilung zu übermitteln. Alle Meldungen sind in einem vertraulichen Register zu dokumentieren.
In der Praxis empfiehlt es sich, die interne Meldestelle durch ein digitales Hinweisgebersystem zu unterstützen, das verschlüsselte Kommunikation, anonyme Meldekanäle und eine lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte gewährleistet. Dies erleichtert nicht nur die Einhaltung der gesetzlichen Fristen, sondern schützt auch die Vertraulichkeit aller Beteiligten.
Gesetzliche Pflichten und Fristen der internen Meldestelle
Das HinSchG setzt die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937, Art. 8 und 9) in deutsches Recht um. Für die interne Meldestelle ergeben sich daraus folgende Pflichten:
Einrichtung: Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten (§ 12 Abs. 1 und 2 HinSchG). Für Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt die Pflicht seit dem 17. Dezember 2023 (§ 42 Abs. 1 HinSchG).
Meldekanäle: Meldungen müssen mündlich und in Textform möglich sein; auf Wunsch der hinweisgebenden Person ist eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen (§ 16 Abs. 3 HinSchG). Anonym eingehende Meldungen sollte die Meldestelle ebenfalls bearbeiten (§ 16 Abs. 1 HinSchG).
Eingangsbestätigung: spätestens nach sieben Tagen (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG).
Rückmeldung: innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung über geplante und ergriffene Folgemaßnahmen; wurde der Eingang nicht bestätigt, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung (§ 17 Abs. 2 HinSchG).
Unabhängigkeit und Fachkunde: Die beauftragten Personen sind bei ihrer Tätigkeit unabhängig und müssen über die notwendige Fachkunde verfügen (§ 15 HinSchG).
Vertraulichkeit: Die Identität der hinweisgebenden Person und der in der Meldung genannten Personen ist zu wahren (§ 8 HinSchG).
Dokumentation: Jede Meldung ist dauerhaft abrufbar zu dokumentieren; die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht (§ 11 HinSchG).
Meldestelle nach HinSchG: mit Fristenüberwachung und Anonymitätsschutz
preeco | hinweisgeber setzt diese Pflichten digital um. Hinweise gehen über ein Meldeformular in bis zu 26 Sprachen ein, auf Wunsch anonym und mit QR-Code-Zugang; die Eingangsbestätigung gemäß HinSchG erfolgt automatisch. Über einen geschützten Bereich mit Melde-ID und Passwort tauscht die Meldestelle verschlüsselt Nachrichten mit der hinweisgebenden Person aus, auch bei vollständig anonymen Meldungen.
Das Fristenmanagement überwacht die sieben Tage für die Eingangsbestätigung und die drei Monate für die Rückmeldung, mit Wiedervorlage und Dashboard-Hinweisen auf fällige Fristen. Zum Schutz der Anonymität schreibt preeco | hinweisgeber bewusst keine Systemprotokolle, die Rückschlüsse auf die Identität der Hinweisgebenden zulassen. Gehostet wird in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Wer die Meldestelle an eine Ombudsperson oder einen Compliance-Dienstleister auslagert, verwaltet dort mehrere Organisationen als Mandanten.
Rechtliche Grundlage
§§ 12–18 HinSchG; Art. 8–9 Richtlinie (EU) 2019/1937
Praxisbeispiel
Ein mittelständisches Unternehmen mit 80 Mitarbeitern benennt eine Personalreferentin als interne Meldestelle und richtet einen digitalen Meldekanal ein. Eine Mitarbeiterin meldet anonym den Verdacht auf Zeitbetrug durch einen Vorgesetzten. Die Meldestelle bestätigt den Eingang binnen 48 Stunden, leitet eine vertrauliche Untersuchung ein und informiert die Hinweisgeberin drei Monate später über das Ergebnis – alles ohne Offenbarung ihrer Identität.