Hinweisgebersystem / Meldekanal

Ein Hinweisgebersystem ist eine technische Lösung, die es Mitarbeitern, Lieferanten und anderen Personen ermöglicht, Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße oder Missstände sicher und vertraulich zu melden. Gemäß § 16 HinSchG müssen Unternehmen mindestens einen schriftlichen und einen mündlichen Meldekanal anbieten. Digitale Systeme haben sich dabei als besonders praktikabler Weg erwiesen, da sie Anonymität, Dokumentation und sichere Kommunikation in einem vereinen.

Ein rechtskonformes System muss die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewährleisten, eine verschlüsselte Übermittlung der Meldung sicherstellen und eine Zwei-Wege-Kommunikation ermöglichen – auch bei anonymen Meldungen. Zudem sollten alle Schritte des Bearbeitungsprozesses revisionssicher dokumentiert werden, um im Prüfungsfall nachweisen zu können, dass Fristen eingehalten wurden.

Bei der Auswahl eines Hinweisgebersystems sollten Compliance-Verantwortliche auf Datenschutzkonformität (DSGVO), Hosting in der EU, Barrierefreiheit sowie einfache Bedienbarkeit achten. Ein niedrigschwelliger Zugang erhöht die Bereitschaft zur Meldung und stärkt die Compliance-Kultur im Unternehmen nachhaltig.

Pflichtfunktionen einer digitalen Meldestelle nach HinSchG

Das HinSchG schreibt keine bestimmte Technik vor. Bei der Auswahl eines digitalen Meldekanals sollten Sie prüfen, ob er die Anforderungen erfüllt, die das Gesetz an jeden internen Meldekanal stellt:

• Meldungen in Textform und mündlich (§ 16 Abs. 3 HinSchG); auf Wunsch der hinweisgebenden Person ist zudem eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen.

• Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person und der in der Meldung genannten Personen (§ 8 HinSchG).

• Zugriff auf eingehende Meldungen nur für die zuständigen Personen (§ 16 Abs. 2 HinSchG).

• Ein Rückkanal für Eingangsbestätigung, Rückfragen und Rückmeldung.

• Dokumentation jeder Meldung in dauerhaft abrufbarer Weise (§ 11 HinSchG).

Anonyme Meldemöglichkeiten

Nach § 16 Abs. 1 HinSchG sollte die interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten; eine Pflicht, die Meldekanäle für anonyme Meldungen auszugestalten, besteht jedoch nicht. Werden anonyme Meldungen zugelassen, muss der Kanal den Kontakt ermöglichen, ohne dass die Identität bekannt ist, in der Regel über eine vom System vergebene Melde-ID und ein selbst gewähltes Passwort. Auch hochgeladene Dateien verdienen Aufmerksamkeit: Der Autor in Office- und PDF-Eigenschaften oder der GPS-Standort eines Fotos kann eine Identität verraten, die die Meldung selbst verschweigt.

Gesetzliche Fristen

• Sieben Tage: Die Meldestelle bestätigt den Eingang der Meldung (§ 17 Abs. 1 HinSchG).

• Drei Monate: Die hinweisgebende Person erhält eine Rückmeldung zu geplanten und ergriffenen Folgemaßnahmen, gerechnet ab der Eingangsbestätigung (§ 17 Abs. 2 HinSchG).

• Drei Jahre: Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht (§ 11 Abs. 5 HinSchG).

Digitale Meldestelle Schritt für Schritt einrichten

1. Pflicht prüfen: Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten (§ 12 HinSchG). Bei 50 bis 249 Beschäftigten ist eine gemeinsame Meldestelle möglich (§ 14 Abs. 2 HinSchG).

2. Zuständige Personen benennen und sicherstellen, dass sie unabhängig und frei von Interessenkonflikten handeln (§ 15 HinSchG), intern oder über eine externe Ombudsperson.

3. Schriftlichen und mündlichen Meldekanal einrichten, über anonyme Meldungen entscheiden und die erfassten Anwendungsbereiche festlegen.

4. Beschäftigte informieren, wie sie den internen Meldekanal und die externen Meldestellen erreichen (§ 13 Abs. 2 HinSchG).

5. Jede Meldung, ihre Folgemaßnahmen und die eingehaltenen Fristen dokumentieren und für jeden Fall ein Löschdatum festlegen.

So setzt preeco | hinweisgeber den Meldekanal um

preeco | hinweisgeber stellt ein webbasiertes Meldeformular bereit, das vollständig anonym genutzt werden kann und in bis zu 26 Sprachen verfügbar ist. Mündliche Meldungen werden als Sprachnachricht direkt im Browser aufgenommen, ohne Telefonverbindung. Hinweisgebende Personen melden sich mit Melde-ID und Passwort in einem geschützten Bereich an, sodass der Dialog in beide Richtungen ohne E-Mail-Adresse funktioniert. Die Eingangsbestätigung wird automatisch veröffentlicht, und die Fristen von sieben Tagen und drei Monaten werden für jede Meldung überwacht.

Sachbearbeitende sehen nur die ihnen zugewiesenen Meldungen, Zugriffe hinweisgebender Personen werden nicht protokolliert, und Metadaten hochgeladener Dateien lassen sich optional entfernen. Jede Meldung erhält ein Löschdatum; die Verantwortlichen werden sieben Tage vorher erinnert. Meldungen samt Verlauf lassen sich als PDF, DOCX oder ZIP exportieren. Die Daten liegen in Deutschland in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren. Eine Telefon-Hotline ist nicht Teil der Software; telefonische Meldungen und persönliche Zusammenkünfte erfasst die Meldestelle im System.