Ein öffentlich zugängliches, benutzerfreundliches Meldeformular für vertrauliche und optional anonyme Hinweisabgabe – ohne Registrierung und mit anonymer Rückmeldung über einen geschützten Bereich. Verfügbar in bis zu 26 Sprachen und vollständig an Ihre Organisation anpassbar.
ÖFFENTLICH ZUGÄNGLICHES FORMULAR
Das Meldeformular ist über eine eindeutige URL öffentlich erreichbar. Hinweisgebende benötigen keine Registrierung oder vorherige Anmeldung. Der Zugang ist niedrigschwellig und barrierearm gestaltet. Die URL kann auf Ihrer Website, im Intranet oder auf Flyern kommuniziert werden – ergänzend lässt sich direkt ein QR-Code generieren, der den niedrigschwelligen Zugang auch an physischen Standorten und auf Aushängen ermöglicht.
SCHRITT-FÜR-SCHRITT-ASSISTENT
Ein benutzerfreundlicher Assistent führt Hinweisgebende durch den Meldeprozess. Jeder Schritt ist klar strukturiert und leicht verständlich. Hilfetexte und häufige Fragen bieten Orientierung. Die intuitive Bedienung erhöht die Akzeptanz und Nutzung. Neben Text können Dokumente, Bilder und Screenshots als Anhänge sowie Sprachnachrichten direkt mit der Meldung übermittelt werden. Sprachnachrichten erfüllen die mündliche Meldung nach § 16 Abs. 3 HinSchG: aufgenommen direkt im Browser und vor dem Absenden anhörbar, ohne Telefonverbindung und ohne Weitergabe an einen Sprachdienstleister – auch bei vollständig anonymer Meldung. Auch außerhalb des Formulars entgegengenommene Hinweise laufen im selben System zusammen: Telefonisch, schriftlich oder persönlich entgegengenommene Meldungen dokumentiert die Meldestelle als manuell angelegte Meldung – inklusive Gesprächsprotokollen oder Tonaufzeichnungen, die verschlüsselt als Dateianhang am jeweiligen Fall abgelegt werden.
OPTIONAL VOLLSTÄNDIG ANONYME MELDUNG
Hinweisgebende können wählen, ob sie anonym bleiben oder Kontaktdaten hinterlegen möchten. Bei anonymer Meldung wird ein geschützter Zugang mit Melde-ID und selbstgewähltem Passwort angelegt. Die Anonymität ist technisch garantiert und erfüllt die Anforderungen des HinSchG. Zum Schutz der Hinweisgebenden werden keine IP-Adressen oder Zugriffsdaten protokolliert, die Rückschlüsse auf ihre Identität ermöglichen – preeco | hinweisgeber verzichtet hierfür bewusst sogar auf Systemprotokolle. Sensible Daten werden verschlüsselt gespeichert.
GESCHÜTZTER ZUGANG FÜR KOMMUNIKATION
Nach Abgabe eines Hinweises erhält die hinweisgebende Person Zugang zu einem geschützten Bereich. Dort sieht sie die automatische Eingangsbestätigung und kann Nachrichten der Meldestelle empfangen. Die bidirektionale Kommunikation ermöglicht Rückfragen und Updates zum Bearbeitungsstand. Der geschützte Bereich ist nur mit Melde-ID und Passwort zugänglich.
MEHRSPRACHIGKEIT
Das Meldeformular kann in bis zu 26 Sprachen bereitgestellt werden. Hinweisgebende wählen ihre bevorzugte Sprache zu Beginn des Formulars. Alle Texte, Buttons und Hilfetexte werden in der gewählten Sprache angezeigt. Die Mehrsprachigkeit unterstützt internationale Organisationen und diverse Belegschaften.
INDIVIDUALISIERBARE URL UND BRANDING
Jede Organisation erhält eine eigene, individualisierbare URL für das Meldeformular. Logo, Farben und Texte können an Ihre Corporate Identity angepasst werden. Die Individualisierung schafft Vertrauen bei Hinweisgebenden. Ihr Branding ist bereits auf dem Meldeformular sichtbar.
preeco | hinweisgeber stellt anonyme Meldekanäle für Unternehmen bereit: ein öffentlich zugängliches Meldeformular in bis zu 26 Sprachen, in dem Hinweisgebende selbst wählen, ob sie anonym bleiben. Bei anonymer Meldung entsteht ein geschützter Zugang über Melde-ID und selbstgewähltes Passwort – ohne Angabe persönlicher Daten. Die Anonymität ist technisch garantiert: Es werden keine IP-Adressen oder Zugriffsdaten protokolliert, die Rückschlüsse auf die Identität ermöglichen, und zum Schutz der Hinweisgebenden verzichtet preeco | hinweisgeber bewusst sogar auf Systemprotokolle. Sensible Daten werden verschlüsselt gespeichert; die bidirektionale Kommunikation über den geschützten Bereich bleibt auch bei anonymen Meldungen möglich, ohne die Anonymität aufzuheben.
FAQ
Ja. Hinweisgebende entscheiden selbst, ob sie anonym bleiben oder Kontaktdaten hinterlassen. Bei anonymer Meldung entsteht ein geschützter Zugang mit Melde-ID und selbstgewähltem Passwort – ohne Angabe persönlicher Daten. Die Anonymität ist technisch garantiert: Es werden keine IP-Adressen oder Zugriffsdaten protokolliert, die Rückschlüsse auf die Identität ermöglichen, und preeco | hinweisgeber verzichtet zum Schutz der Hinweisgebenden bewusst sogar auf Systemprotokolle.
Ja. Über den geschützten Bereich mit Melde-ID und Passwort bleiben Meldestelle und hinweisgebende Person im Dialog – auch bei anonymen Meldungen. Rückfragen und Status-Updates sind möglich, ohne die Anonymität aufzuheben. Die gesamte Korrespondenz wird verschlüsselt gespeichert und ist nur für berechtigte Bearbeiter:innen sichtbar.
Anonyme Meldekanäle erfordern mehr als ein Kontaktformular: Die Software muss die Anonymität technisch garantieren, einen geschützten Dialog ohne Identitätspreisgabe ermöglichen und die HinSchG-Fristen automatisch überwachen. preeco | hinweisgeber erfüllt dies – vollständig anonyme Meldung mit Melde-ID und Passwort, keine Protokollierung von IP-Adressen oder Zugriffsdaten, bewusst kein Schreiben von Systemprotokollen, automatische Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen, Rückmeldung binnen 3 Monaten und verschlüsselte Speicherung. Betrieb in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (Cloud und Private Cloud).
Eine digitale Meldestelle nach HinSchG braucht einen internen Meldekanal, der Vertraulichkeit und optional Anonymität garantiert, die Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen und die Rückmeldung an die hinweisgebende Person spätestens binnen 3 Monaten dokumentiert sowie die Bearbeitung nachvollziehbar protokolliert. Mit preeco | hinweisgeber ist die digitale Meldestelle schnell eingerichtet: Cloud und Private Cloud werden werktags innerhalb von 48 Stunden bereitgestellt, anschließend erfassen Sie im Administrationsbereich Organisationsdaten und Einleitungstexte, konfigurieren Sprachen und Anwendungsbereiche und veröffentlichen individuelle URL und QR-Code. Ein kostenloser Onboarding-Service unterstützt bei der Einrichtung; der Betrieb erfolgt in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.
Die Auswahl sollte an vier Kriterien gemessen werden: Setzt die Software die HinSchG-Fristen technisch um – Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen, Rückmeldung binnen 3 Monaten, automatisch überwacht? Garantiert sie Anonymität technisch, also ohne Systemprotokolle und ohne Protokollierung von IP-Adressen oder Zugriffsdaten? Dokumentiert sie die Fallbearbeitung nachvollziehbar mit Exporten? Und läuft sie in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland? preeco | hinweisgeber erfüllt alle vier Kriterien – mit vollständig anonymer Meldung über Melde-ID und Passwort, geschütztem Dialog, bis zu 26 Sprachen im Meldeformular und einer Bereitstellung von Cloud-Instanzen in der Regel innerhalb von 48 Stunden (werktags), wobei der Onboarding-Service inklusive ist.
Das ist möglich: Office- und PDF-Dateien enthalten oft Autor und Firma, Fotos die GPS-Position und das Kameramodell. Je Organisation lässt sich deshalb festlegen, dass diese Metadaten aus allen Uploads der hinweisgebenden Person entfernt werden – aus Anhängen im Meldeformular, der Sprachnachricht und Anhängen im geschützten Bereich. Die Bereinigung erfolgt vor der verschlüsselten Speicherung, der Dateiname wird durch einen neutralen Namen ersetzt. Voreingestellt ist die Funktion aus, weil Metadaten auch Beweiswert haben können und sich nach dem Entfernen nicht wiederherstellen lassen.
Bei einer anonymen Meldung sind die Melde-ID und das selbst gewählte Passwort die einzigen Zugangsmerkmale. Ohne hinterlegte E-Mail-Adresse lassen sie sich nicht zurücksetzen. Das Meldeformular fordert deshalb nach dem Absenden ausdrücklich dazu auf, die Melde-ID sorgfältig zu notieren. Eine E-Mail-Adresse ist freiwillig: Nur wenn sie angegeben wurde, gehen Benachrichtigungen per E-Mail hinaus – ohne sie verlässt keine Benachrichtigung das System, und der Verlauf wird ausschließlich beim Login abgerufen.
Eine Telefonhotline betreibt preeco | hinweisgeber nicht. Die mündliche Meldung nach § 16 Abs. 3 HinSchG setzt die Software als Sprachnachricht um, die direkt im Browser aufgenommen wird. Die Rufnummer Ihrer Meldestelle können Sie im Meldeformular unter „Angaben zur Meldestelle" veröffentlichen. Telefonisch oder in einer persönlichen Zusammenkunft entgegengenommene Hinweise legt die Meldestelle als Meldung manuell an; Gesprächsprotokolle oder Tonaufzeichnungen werden verschlüsselt im Reiter „Dateien" der Meldung abgelegt.
In einem persönlichen Gespräch zeigen wir Ihnen den digitalen Meldekanal und alle weiteren Funktionen von preeco | hinweisgeber.