Sachstandsmitteilung

Die Sachstandsmitteilung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Pflichtinformation, die die interne Meldestelle spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber übermitteln muss. Sie informiert den Hinweisgeber darüber, welche Folgemaßnahmen ergriffen wurden oder geplant sind, und begründet, warum bestimmte Maßnahmen (noch) nicht ergriffen wurden. Dabei ist die Vertraulichkeit der Untersuchung zu wahren – es werden keine Informationen offenbart, die laufende Ermittlungen gefährden könnten.

Die Frist von drei Monaten beginnt mit dem Zeitpunkt der Eingangsbestätigung, nicht mit dem Tag der Meldung selbst. Die Eingangsbestätigung muss innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung erfolgen. Die Sachstandsmitteilung ist auch bei anonymen Meldungen zu übermitteln, sofern eine Kommunikation mit dem Hinweisgeber technisch möglich ist – etwa über einen anonymen Postfachzugang im Hinweisgebersystem.

Compliance-Verantwortliche sollten ein internes Fristenmanagement etablieren, das sicherstellt, dass Sachstandsmitteilungen rechtzeitig versandt werden. Ein modernes Hinweisgebersystem unterstützt dabei durch automatische Fristen-Erinnerungen und dokumentiert den Versand revisionssicher. Die Einhaltung dieser Frist ist ein häufig geprüfter Aspekt bei Behördenkontrollen und Audits.