Hinweisgebersystem / Meldekanal
Ein technisches System zur sicheren und ggf. anonymen Übermittlung von Hinweisen auf Rechtsverstöße.
Ein Hinweisgebersystem ist eine technische Lösung, die es Mitarbeitern, Lieferanten und anderen Personen ermöglicht, Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße oder Missstände sicher und vertraulich zu melden. Gemäß § 16 HinSchG müssen Unternehmen mindestens einen schriftlichen und einen mündlichen Meldekanal anbieten. Digitale Systeme haben sich dabei als besonders praktikabler Weg erwiesen, da sie Anonymität, Dokumentation und sichere Kommunikation in einem vereinen.
Ein rechtskonformes System muss die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewährleisten, eine verschlüsselte Übermittlung der Meldung sicherstellen und eine Zwei-Wege-Kommunikation ermöglichen – auch bei anonymen Meldungen. Zudem sollten alle Schritte des Bearbeitungsprozesses revisionssicher dokumentiert werden, um im Prüfungsfall nachweisen zu können, dass Fristen eingehalten wurden.
Bei der Auswahl eines Hinweisgebersystems sollten Compliance-Verantwortliche auf Datenschutzkonformität (DSGVO), Hosting in der EU, Barrierefreiheit sowie einfache Bedienbarkeit achten. Ein niedrigschwelliger Zugang erhöht die Bereitschaft zur Meldung und stärkt die Compliance-Kultur im Unternehmen nachhaltig.
Rechtliche Grundlage
§ 16 HinSchG
Praxisbeispiel
Ein Logistikunternehmen implementiert ein webbasiertes Hinweisgebersystem, über das Fahrer und Lagerarbeiter anonym Verstöße gegen Arbeitssicherheitsvorschriften melden können. Innerhalb der ersten sechs Monate gehen drei Meldungen ein – darunter ein Hinweis auf nicht gewartete Gabelstapler. Das Unternehmen behebt die Mängel proaktiv und verhindert damit einen potenziellen Arbeitsunfall sowie eine behördliche Beanstandung.
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