Ombudsperson

Eine Ombudsperson ist eine unabhängige externe Person – häufig ein Rechtsanwalt oder eine andere Vertrauensperson –, die Unternehmen im Rahmen ihrer internen Meldestelle einsetzen können. Die Ombudsperson nimmt Meldungen entgegen, bewertet diese und leitet sie gebündelt und ggf. anonymisiert an das Unternehmen weiter. Besonderer Vorteil: Rechtsanwälte als Ombudspersonen unterliegen der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht, was das Vertrauen von Hinweisgebern erhöht.

Gemäß § 14 HinSchG ist es zulässig, die Aufgaben der internen Meldestelle vollständig auf eine externe Ombudsperson zu übertragen. Diese muss dabei die gleichen Anforderungen erfüllen wie eine interne Meldestelle: Vertraulichkeit, Unabhängigkeit, Interessenkonflikte vermeiden und die gesetzlichen Fristen einhalten. Das Unternehmen bleibt trotz der Auslagerung verantwortlich für die Erfüllung seiner gesetzlichen Pflichten.

Für kleinere und mittelständische Unternehmen ist das Ombudspersonenmodell häufig besonders attraktiv, da es den Aufbau einer eigenen internen Compliance-Struktur entlastet. Zudem profitieren Hinweisgeber von dem psychologischen Effekt, sich an eine externe, neutrale Instanz wenden zu können, was die Hemmschwelle zur Meldung senkt. Die Kombination aus digitaler Meldeplattform und externer Ombudsperson gilt als Best Practice.